Електронний документообіг в Україні

Електронний документообіг (ЕДО) — відносно новий інструмент, що дозволяє оптимізувати процес обміну документами між комерційними і державними структурами. Більше не треба пересилати паперові документи поштою або кур’єром. Завдяки системі ЕДО, накладні, акти, рахунки та звіти приходять контрагенту або в податкову за кілька секунд. Детальніше про про електронний документообіг і те, як його впровадити, читайте нижче.

Електронний документообіг на підприємстві: що таке, законність обміну електронними документами

Електронний документообіг — це процес внутрішнього та зовнішнього руху документів на підприємстві з моменту їх створення або отримання до завершення виконання і відправлення.

Згідно статті 5 закону про електронний документообіг електронний документ (ЕДО) — документ, створений за допомогою засобів комп’ютерної обробки інформації, підписаний електронним підписом та збережений на носієві у вигляді файлу або відправлений за допомогою спеціального ПО контрагенту, в податкову, інші держустанови.

Плюси ЕДО очевидні:

• скорочення витрат на папір, пошту, кур’єрів;

• скорочення часу на доставку документів;

• висока швидкість та ефективність колективної роботи;

• можливість віддаленої роботи з документацією;

• зручне зберігання та пошук документів.

• зручний обмін внутрішніми документами підприємства

Що стосується законності ЕДО та можливості зберігання первинних документів в електронному вигляді, то це питання регулюють 3 нормативні акти:

• Закон про електронні документи та електронний документообіг;

• Закон про електронні довірчі послуги;

• Про затвердження Вимог до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади.

Закон України про електронний документообіг дозволяє підприємцям використовувати електронні документи, підписані кваліфікованим підписом. Юридична сила документа дорівнює паперовому, завіреному власноручним підписом керівника.

Перевіряти ефективність ведення електронної документації буде Державна податкова служба.

Також закон про електронні документи говорить про те, що документ можна передавати в електронній формі, а візуалізувати — в електронному вигляді або на папері. Для передачі використовується формат HTML, для візуалізації — PDF.

Види електронних документів

Електронні документи можуть бути довільними та формалізованими.

Що стосується першого виду, то при обміні між підприємствами-партнерами законодавство передбачає послаблення у формі документів та порядку обміну. Формат листів, договорів, актів виконаних робіт можуть бути довільними. Вони визначаються угодою про обмін.

Формалізовані документи стверджують державні органи. Для такої документації, наприклад, звітностей, декларацій, накладних, уніфікований формат, форма та процедури обміну. У цьому випадку організація електронного документообігу можлива тільки через спеціального оператора ЕДО. Що набагато зручніше, ніж взаємодія по електронній пошті.

Якщо говорити про види документообігу, то існує зовнішній та внутрішній. Перший відноситься до обміну докумантаціей між компаніями або відправці звітностей до контролюючих органів. Другий означає рух документів між структурними підрозділами компанії. Наприклад, відправка накладних з відділу логістики в бухгалтерію, і навпаки.

Впровадження системи електронного документообігу в Україні

Найпростіший набір програмних засобів, який потрібен для реалізації свого електронного документообігу: програма Медок і сертифікат електронного підпису на кожного співробітника, який буде працювати з документацією (директор, головний бухгалтер, менеджер-логист).

Перехід та етапи документообігу:

Виберіть програмне забезпечення для ЕДО. Наприклад, якщо всі співробітники працюють в офісі, встановіть Медок. Якщо частина з них працює дистанційно, організувати ЕДО можна за допомогою «хмарної» версії Сота.

Повідомте співробітників про перехід на систему електронного документообігу. При необхідності проведіть навчання.

Пропишіть перехід на ЕДО в обліковій політиці.

Отримайте кваліфікований електронний підпис. Замовити випуск можна в компаніі Укрзвіт.

Розробіть і затвердіть порядок роботи з електронними документами.

Призначте відповідальних за створення, підписання та відправлення ЕДО.

Організуйте електронний архів для зберігання документів.

Повідомте про це контрагентів, дізнайтеся, хто з них вже підключений до системи, хто — ні. Перший час можете вести змішаний обмін — електронними та паперовими документами.

В якості сервісів електронного документообігу можна впровадити готові рішення, які пропонує компанія Укрзвіт. Тут ви можете придбати програму M.E.Doc, веб-версію СОТА, або модуль FlyDoc для відправки первинних документів з 1С:Підприємство. Останній продукт можна інтегрувати з будь-якою обліковою системою через АРІ.

Звертаючись до нас ви гарантовано отримаєте якісний продукт!