Інструкція по роботі в модулі Медок (Зарплата)

Зарплатний модуль створено для автоматизації розрахунку і нарахування заробітної плати на підприємстві.

Основна аудиторія – малі й середні підприємства. Крім того, модуль дозволяє вести процеси обліку й управління персоналом – реєстрація прийому на роботі, відпусток, звільнення, розрахунку лікарняних.

Основні функції Медок Зарплата виглядають наступним чином:

– Створення і ведення картки співробітника всередині системи, враховуючи особову інформацію та історію співробітника в компанії.

– Ведення розрахункових листків співробітників – нарахування зарплати в програмі Медок, індексація зарплати в Медок – все це робиться в одному місці, швидко й зручно.

– Розрахунок нарахувань у фонди, разом з пенсійним – окремо по співробітниках і по підприємству в цілому.

– Формування документів на виплату переказів співробітникам, аліментів на особисті рахунки.

– Агрегувати розрахункові листи за поточний і минулий роки, доки ведеться облік діяльності в Медок.

– Заповнення звітів на підставі зарплатних відомостей співробітників.

Все ці задачи можливо робити в даному модулі Медок. У сукупності із повною програмою – вона надає бухгалтерові потужний зручний інструмент для роботи.

Перший запуск модуля Медок Зарплата

• Під час першого запуску – одразу увімкнеться Майстер налаштування, інтерфейс, який має допомогти з первинним налаштуванням модуля під потреби підприємства.

Варіантів налаштування два – Стандарт – якщо ви не знаєте що саме ви бажаєте використовувати і як правильно встановлювати додатки – можете обрати його; і Експертний – він дозволяє налаштовувати всі нюанси модуля.

• На другому етапі оберіть напрямок діяльності вашого підприємства. Оскільку у всіх галузях є свої особливості, при вірному виборі ви отримаєте повний перелік потрібних довідників і контактів. Наприклад, Медок Зарплата для бюджетних установ підтягуватиме всю документацію лише по держпідприємствах та їх особливостях.

Усього є 5 напрямків:

– Банки і банківська діяльність;

– Промислові підприємства;

– Лікарні й поліклініки (бюджетні та приватні);

– Загальноосвітні заклади;

– Без профілю.

На наступному етапі – оберіть рік, з якого планується ведення обліку. До цієї дати будуть прив’язані розрахунки з нарахувань зарплати в Медок та інша звітність.

Готово – первинне налаштування завершене. Якщо в майбутньому замислитеся над тим як перенести Медок на інший комп’ютер – то вам доведеться проходити ці етапи наново, доки не підтягнеться база, заархівована на сервері.

Основні функції модуля Медок Зарплата

Розрахункова відомість

Розрахункова відомість генерується у форматі таблиці – реєстру, кожний рядок якого відповідає одному співробітнику.

Тут зберігаються дані щодо всіх нарахувань, виплат, розміру окладу й заборгованості.

Двічі клацнувши на будь-якому зі співробітників – ви отримаєте більш детальні й повні дані щодо його історії.

Дані в розрахункову відомість потрапляють автоматично – інформація сюди підтягується з персональних карток співробітників і розрахункових листків.

Безпосередньо в розрахунковій відомості ви, за необхідності, можете вносити дані в особову справу, розрахунковий листок, табель робочого часу й інші параметри.

Ці агреговані дані по всій компанії, з якими просто і зручно працювати.

Якщо вам не потрібна вся інформація в дашборді одразуЮ то ви завжди зможете обрати інший формат відображення:

– Скорочений;

– Середній;

– Великий;

– Кастомне налаштування – коли ви самі обираєте які поля варто відображати, а які зовсім не потрібні.

Безпосередньо в розрахунковій відомості ви можете обирати фільтри – як в Екселі або в Гугл Документах.

Наприклад, можливо відсортувати співробітників за підрозділами, якщо вам важливо зібрати статистику лише по одному відділу за період.

Фільтри можна налаштовувати і самостійно. Наприклад, якщо вам важливо зібрати виписки по всіх співробітниках, що прийняті на роботу у січні і в яких зарплата складає 10 000 грн.

Для цього в панелі інструментів ми обираємо пункт “Встановити фільтр”.

Ви можете обрати свій варіант з перетином фільтрів або взяти один зі стандартних:

1. Звільнені співробітники;

2. Звільнені співробітники до визначеної дати;

3. Звільнені співробітники після визначеної дати;

4. Співробітники не в декреті;

5. Співробітники які отримують зарплату на карту;

6. Працюючі співробітники.

Особові картки співробітників

Для того аби процес нарахування заробітної плати йшов в автоматичному режимі – вам потрібно обов’язково заповнити картки співробітників.

Розділ Кадрові дані – це реєстр співробітників, кожен рядок якого відображає того чи іншого співробітника. Ви так само як і у відомості можете фільтрувати їх або ранжувати.

Особові картки підтягуються і заповнюються автоматично. Джерело – довідник  Співробітники в основній програмі Медок.

Його можливо імпортувати з інших систем, якщо ви раніше вели облік в альтернативній програмі, а можна заповнити самостійно, якщо такої бази у вас раніше не було.

Для створення картки з нуля – натисніть на кнопку Створити запис, знаходячись у розділі Кадрові дані. Відкриється порожня Особова картка і ви зможете занести в неї дані.

Що критично важливо заповнити:

– Загальні дані містять у собі: табельний номер – або прийняти автоматичний варіант, або надати свій; Ідентифікаційний номер, ПІБ, Оклад або тариф на роботи, Дата народження і дата прийняття на роботу (у випадку звільнення, також і ця дата), Відділ, Посада, Система оплати, Сертифікат, Стать, Наявність трудової книжки та інші пункти, не всі з яких – обов’язкові для заповнення.

– Додаткові дані. Сюди входять дані, які вам не обов’язково потрібні – все залежить від умов і завдань вашої компанії. Це Номер страхування, Дата виходу на пенсію, Номер телефону, Е-мейл, Група інвалідності, Реквізити для зарахування зарплати та інше.

– Розділ Стаж дозволяє фіксувати як стаж співробітника у вашій компанії, так і його загальний стаж і досвід роботи в конкретній галузі.

– Розрахункові листки – це помісячний архів загальних наразованих і виплачених сум.

– Нарахування – вкладка з історією нарахувань – премій, надбавок, доплат і іншого.

– Утримання – розділ, в якому фіксуються утримання зі співробітника: податок на прибуток, відрахування в фонди та інше. Стандартні платежі розраховуються автоматично.

– Фонди містять у собі перелік усіх фондів, в які йдуть відрахування з рахунків співробітників. Редагувати у цьому розділі нічого не можна.

– Індексація зарплати в Медку містить періоди, починаючи з яких відбувається індексація зарплати.

– Посвідчення. В цей розділ – підвантажуються всі скани особистих документів працівника.

– Адреси містять три поля – прописки, постійного місця проживання й місця народження.

– Фотографія.

Табель обліку робочого часу

Цей розділ дозволяє моніторити й планувати роботу всіх працівників. Він заповнюється автоматично й залежить від графіку роботи співробітника.

У випадку, якщо було відхилення – запізнення, пропуск робочого дня – це все вноситься в табель додатково і в подальшому впливає на автоматичний розрахунок заробітної плати.

З розрахункового листка в цю таблицю підтягується інформація про відпустки, відрядження й учбові поїздки.

Реєстр документів

Цей розділ дозволяє у декілька кліків нарахувати всім або відібраним групам співробітників премії, відпустки, лікарняні або інші святкові вихідні.

При виписці премії в цьому розділі – вона підтягується в загальну зарплатну відомість.

Це далеко не всі функції й можливості модулю Медок Зарплата – є ще звітні документи, які можна формувати безпосередньо в модулі, формування звітів з єдиного податку та багато інших зручних функцій, про які є сенс написати окремі статті.