Як перейти на електронний документообіг з клієнтами?
15 Червня 2021
Електронний документообіг не є якоюсь новиною на ринку – це достатньо стара й стала технологія, яка впроваджується надто повільно.
Основна причина – у пасивності державних інституцій, які праацюють за однією і тією ж схемою із десятками тисяч папірців у вигляді звітів, запитів і повідомлень і будь-яка незначна зміна тягне за собою ще зо два десятки старих процесів.
Тому перехід держави, будь-якої – у будь-якій країні світу, це процес не одного-двох років, але десятиріч.
Відмінна новина полягає в тому, що в Україні на електронний документообіг переходять активно, особливо останні три роки і вже зараз спілкування із державними інститутами набагато простіше, ніж 5 років тому.
Лише за останні два роки в нас запрацювали:
• електронній шкільні журнали й атестати.
Якщо так сталося, що ви – приватний підприємець або власник компанії й ви досі ганяєте фури з паперовими звітами в податкову, а підписання документів із клієнтами відбувається за допомогою відправки паперових угод, то настав гарний час зламати сталу схему.
Які види електронного документообігу в Україні актуальні?
Звичайно, що будь-який напрямок, в якому присутні документи, можливо оцифрувати.
Так, можна виокремити наступні напрямки, які вже зараз повноцінно працюють в Україні:
– управлінський документообіг – обмін внутрішніми документами й кошторисами в компанії.
– виробничий – регулює всі процеси виробництва товару або послуги – від закупівлі матеріалів, до виробництва й повернень.
– складський документообіг вже давно повністю перейшов із папірців і блокнотів у таблиці або програми.
– кадровий – все, що стосується співробітників – особові справи, зарплати, статуси, премії. Все гарно і в одному місці.
– бухгалтерський документообіг повільно й складно виходив в електронну форму, але на сьогодні відсоток підприємств, які подають звітність у податкову в паперовому вигляді або поштою наближається до нуля.
Головне, що ви можете повністю перейти на електронний документообіг зі своїми партнерами й клієнтами. Це спростить життя як вам, так і їм.
Плюсы переходу на електронний документообіг із клієнтами
Ми винесли в цей розділ усі плюси для компанії, які тягне за собою перехід на ЕДО.
Але де ж усі мінуси, запитаєте ви. В основному мінуси пов’язані з імовірністю втрати даних на комп’ютерах або конфіденційністю. Проте назвати їх мінусами – складно.
Якщо вас дійсно турбує збереження архівних документів – ви витратите 5 доларів на місяць за хмарне сховище, де лежатимуть копії ваших документів.
Якщо вас хвилює безпека угод і документів – ви потурбуєтесь, аби логін і пароль були адекватними (не 12345), а безпосередньо доступи були виключно в тих, кому вони потрібні і хто використовує їх у своїй щоденній роботі.
У більшості випадків, проблеми безпеки пов’язані з людським фактором і притримуючись простих правил ви убезпечите свою документацію від сторонньої уваги.
Тому перейдемо до плюсів, оскільки їх – незличенна кількість.
1. Час – гроші. Після переходу на електронний документообіг з вашими клієнтами, договір, який ви узгоджували тиждень до моменту повної згоди на підписання – може бути підписаний з вашого боку за хвилину, а вже за хвилину – з боку вашого партнера. У класичному варіанті таке можливе лише якщо ви обидва покинули всі свої справи та поїхали на живу зустріч – витратили декілька годин на дорогу заради підписання і потиснення рук.
2. Вільне місце. Це важливий пункт, оскільки для збереження великого обсягу договорів і звітів спочатку використовується шафа в кабінеті бухгалтера, потім куток кімнати з трьома шафами і вже потім – окреме приміщення, що постійно збільшується в об’ємі. Зупиніться, видохніть і перенесіть всі ваші документи на одну флешку. А краще на дві – і другу заховайте в сейфі.
3. Прозорість і простота. Як всередині компанії, так і у співпраці з підрядником – набагато простіше робити звірки за електронними версіями документів. Усі цифри добре заганяються в ексель, пошук по датах і транзакціях відбувається на рівні системи або програми, яку ви використовуєте. Виникли питання до звіту за позаминулий рік? Відкрийте програму або архів, замість тягти 300 коробок із підвалу.
4. Історія в деталях. При узгодженні будь-якого документу – виникають правки і побажання по додаткових пунктах. Електронний документообіг дозволяє зафіксувати всі етапи правок, які ви прийшли зі своїми партнерами і коли за 2 роки виникне питання про те, чому той чи інший пункт у вас у договорі – підняти історію правок у документі буде набагато надійніше, аніж шукати минулорічний блокнот.
5. Зменшення витрат. Марки, конверти, папір, принтер, секретар і пересилка – якої величезної кількості проблем ви зможете позбутися перейшовши на ЕДО. Рахунки на канцелярію одразу зменшаться, виплати транспортним компаніям мінімізуються, а декілька людей можливо буде перевести на більш цікаві посади, де їхня робота приноситиме компанії прибуток.
6. Робота віддалено з нами надовго. Якщо для підписання угоди вам потрібно було їхати до офісу або бізнес центру, де призначено зустріч із партнером, то ви уявляєте як сильно це обмежує вас у виборі місця для роботи. 2021 рік показав, що люди можуть працювати віддалено так само ефективно, як і в офісах. Інколи – навіть краще. Відповідно, й керівники можуть працювати з домашніх офісів, підписуючи документи онлайн і перебуваючи в офісі рівно стільки часу, скільки вони самі собі визначать.
Програми для ЕДО
Існують десятки і навіть сотні програм для електронного документообігу.
Ми, в Укрзвіт, визначили для себе декілька, які ми допомагаємо нашим клієнтам інтегрувати в їх бізнес і чією підтримкою ми займаємося щоденно протягом багатьох років.
Тому в цьому розділі розповімо про те, що знаємо найкраще.
Медок. Ви точно бачили пропозиції по типу “медок завантажити програму безкоштовно”.
І справді ви маєте змогу спокійно завантажити медок безкоштовно – із сайту Укрзвіт, встановити на робочі комп’ютери й пройти реєстрацію.
Користування програмою, щоправда, вартує грошей – але невеликих у порівнянні з навороченими й складними сервісами, аби розібратися в яких потрібна пояснювальна бригада.
Медок гарний тим, що це цілий комплекс модулів – у стандартній версії ви можете вести документообіг із контролюючими органами, а додаючи модулі – подавати всі види звітів, вести переписку і складати договори-акти-додатки зі своїми клієнтами.
Наявна цікава функція Медка – якщо всередині компанії ви використовуєте програму для документообігу, а ваш потенційний клієнт або контрагент – ні, то він все одно зможе підписувати ваші документи власним електронним підписом – просто перейшовши за посиланням у браузері та верифікувавшись.
Тобто, ви зможете працювати по ЕДО з клієнтами, які з якоїсь причини не хочуть використовувати ЕДО у повсякденній практиці.
Flydoc. Це модуль для 1С:Підприємство, який дозволяє обмінюватись документами з клієнтами, які працюють у інших системах.
Наприклад, якщо ви працюєте в Медок – то задля налаштування повноцінного документообігу вашому клієнту, який сидить на 1С не потрібно буде примусово встановлювати собі другу бухгалтерську програму, навіщо? Достатньо встановити модуль і процес буде запущено.
Сота. Сота – це з одного боку простіша версія Медка, яка має в собі низку переваг. До них варто віднести як більш сучасний дизайн, так і роботу безпосередньо в браузері.
Якщо ви ведете увесь документообіг самостійно або довіряєте задачу одному бухгалтеру – такий варіант вам чудово підійде.