Як перейти на електронний документообіг з клієнтами?

15 Червня 2021

Як надати електронному документові юридичної сили?
Не отримали квитанції у Медок: що робити?

Електронний документообіг не є якоюсь новиною на ринку – це достатньо стара й стала технологія, яка впроваджується надто повільно.

Основна причина – у пасивності державних інституцій, які праацюють за однією і тією ж схемою із десятками тисяч папірців у вигляді звітів, запитів і повідомлень і будь-яка незначна зміна тягне за собою ще зо два десятки старих процесів.

Тому перехід держави, будь-якої – у будь-якій країні світу, це процес не одного-двох років, але десятиріч.

Відмінна новина полягає в тому, що в Україні на електронний документообіг переходять активно, особливо останні три роки і вже зараз спілкування із державними інститутами набагато простіше, ніж 5 років тому.

Лише за останні два роки в нас запрацювали:

електронні паспорти;

електронні книги обліку;

електронні лікарняні;

• електронній шкільні журнали й атестати.

Якщо так сталося, що ви – приватний підприємець або власник компанії й ви досі ганяєте фури з паперовими звітами в податкову, а підписання документів із клієнтами відбувається за допомогою відправки паперових угод, то настав гарний час зламати сталу схему.

Як перейти на електронний документообіг з клієнтами? — Фото 1

Які види електронного документообігу в Україні актуальні?

Звичайно, що будь-який напрямок, в якому присутні документи, можливо оцифрувати.

Так, можна виокремити наступні напрямки, які вже зараз повноцінно працюють в Україні:

управлінський документообіг – обмін внутрішніми документами й кошторисами в компанії.

виробничий – регулює всі процеси виробництва товару або послуги – від закупівлі матеріалів, до виробництва й повернень.

складський документообіг вже давно повністю перейшов із папірців і блокнотів у таблиці або програми.

кадровий – все, що стосується співробітників – особові справи, зарплати, статуси, премії. Все гарно і в одному місці.

бухгалтерський документообіг повільно й складно виходив в електронну форму, але на сьогодні відсоток підприємств, які подають звітність у податкову в паперовому вигляді або поштою наближається до нуля.

Головне, що ви можете повністю перейти на електронний документообіг зі своїми партнерами й клієнтами. Це спростить життя як вам, так і їм.

Як перейти на електронний документообіг з клієнтами? — Фото 2

Плюсы переходу на електронний документообіг із клієнтами

Ми винесли в цей розділ усі плюси для компанії, які тягне за собою перехід на ЕДО.

Але де ж усі мінуси, запитаєте ви. В основному мінуси пов’язані з імовірністю втрати даних на комп’ютерах або конфіденційністю. Проте назвати їх мінусами – складно.

Якщо вас дійсно турбує збереження архівних документів – ви витратите 5 доларів на місяць за хмарне сховище, де лежатимуть копії ваших документів.

Якщо вас хвилює безпека угод і документів – ви потурбуєтесь, аби логін і пароль були адекватними (не 12345), а безпосередньо доступи були виключно в тих, кому вони потрібні і хто використовує їх у своїй щоденній роботі.

У більшості випадків, проблеми безпеки пов’язані з людським фактором і притримуючись простих правил ви убезпечите свою документацію від сторонньої уваги.

Тому перейдемо до плюсів, оскільки їх – незличенна кількість.

1. Час – гроші. Після переходу на електронний документообіг з вашими клієнтами, договір, який ви узгоджували тиждень до моменту повної згоди на підписання – може бути підписаний з вашого боку за хвилину, а вже за хвилину – з боку вашого партнера. У класичному варіанті таке можливе лише якщо ви обидва покинули всі свої справи та поїхали на живу зустріч – витратили декілька годин на дорогу заради підписання і потиснення рук.

Як перейти на електронний документообіг з клієнтами? — Фото 3

2. Вільне місце. Це важливий пункт, оскільки для збереження великого обсягу договорів і звітів спочатку використовується шафа в кабінеті бухгалтера, потім куток кімнати з трьома шафами і вже потім – окреме приміщення, що постійно збільшується в об’ємі. Зупиніться, видохніть і перенесіть всі ваші документи на одну флешку. А краще на дві – і другу заховайте в сейфі.

3. Прозорість і простота. Як всередині компанії, так і у співпраці з підрядником – набагато простіше робити звірки за електронними версіями документів. Усі цифри добре заганяються в ексель, пошук по датах і транзакціях відбувається на рівні системи або програми, яку ви використовуєте. Виникли питання до звіту за позаминулий рік? Відкрийте програму або архів, замість тягти 300 коробок із підвалу.

Як перейти на електронний документообіг з клієнтами? — Фото 4

4. Історія в деталях. При узгодженні будь-якого документу – виникають правки і побажання по додаткових пунктах. Електронний документообіг дозволяє зафіксувати всі етапи правок, які ви прийшли зі своїми партнерами і коли за 2 роки виникне питання про те, чому той чи інший пункт у вас у договорі – підняти історію правок у документі буде набагато надійніше, аніж шукати минулорічний блокнот.

5. Зменшення витрат. Марки, конверти, папір, принтер, секретар і пересилка – якої величезної кількості проблем ви зможете позбутися перейшовши на ЕДО. Рахунки на канцелярію одразу зменшаться, виплати транспортним компаніям мінімізуються, а декілька людей можливо буде перевести на більш цікаві посади, де їхня робота приноситиме компанії прибуток.

6. Робота віддалено з нами надовго. Якщо для підписання угоди вам потрібно було їхати до офісу або бізнес центру, де призначено зустріч із партнером, то ви уявляєте як сильно це обмежує вас у виборі місця для роботи. 2021 рік показав, що люди можуть працювати віддалено так само ефективно, як і в офісах. Інколи – навіть краще. Відповідно, й керівники можуть працювати з домашніх офісів, підписуючи документи онлайн і перебуваючи в офісі рівно стільки часу, скільки вони самі собі визначать.

Програми для ЕДО

Існують десятки і навіть сотні програм для електронного документообігу.

Ми, в Укрзвіт, визначили для себе декілька, які ми допомагаємо нашим клієнтам інтегрувати в їх бізнес і чією підтримкою ми займаємося щоденно протягом багатьох років.

Тому в цьому розділі розповімо про те, що знаємо найкраще.

Медок. Ви точно бачили пропозиції по типу “медок завантажити програму безкоштовно”.

Як перейти на електронний документообіг з клієнтами? — Фото 5

І справді ви маєте змогу спокійно завантажити медок безкоштовно – із сайту Укрзвіт, встановити на робочі комп’ютери й пройти реєстрацію.

Користування програмою, щоправда, вартує грошей – але невеликих у порівнянні з навороченими й складними сервісами, аби розібратися в яких потрібна пояснювальна бригада.

Медок гарний тим, що це цілий комплекс модулів – у стандартній версії ви можете вести документообіг із контролюючими органами, а додаючи модулі – подавати всі види звітів, вести переписку і складати договори-акти-додатки зі своїми клієнтами.

Наявна цікава функція Медка – якщо всередині компанії ви використовуєте програму для документообігу, а ваш потенційний клієнт або контрагент – ні, то він все одно зможе підписувати ваші документи власним електронним підписом – просто перейшовши за посиланням у браузері та верифікувавшись.

Тобто, ви зможете працювати по ЕДО з клієнтами, які з якоїсь причини не хочуть використовувати ЕДО у повсякденній практиці.

Flydoc. Це модуль для 1С:Підприємство, який дозволяє обмінюватись документами з клієнтами, які працюють у інших системах.

Як перейти на електронний документообіг з клієнтами? — Фото 6

Наприклад, якщо ви працюєте в Медок – то задля налаштування повноцінного документообігу вашому клієнту, який сидить на 1С не потрібно буде примусово встановлювати собі другу бухгалтерську програму, навіщо? Достатньо встановити модуль і процес буде запущено.

Сота. Сота – це з одного боку простіша версія Медка, яка має в собі низку переваг. До них варто віднести як більш сучасний дизайн, так і роботу безпосередньо в браузері.

Як перейти на електронний документообіг з клієнтами? — Фото 7

Якщо ви ведете увесь документообіг самостійно або довіряєте задачу одному бухгалтеру – такий варіант вам чудово підійде.

Як надати електронному документові юридичної сили?
Не отримали квитанції у Медок: що робити?