КЕП і УЕП у публічних закупівлях

Всі підприємці працюють із документами. Навіть якщо у вас немає складних актів прийому-передачі майна, договорів або ж звітності з ПДВ, ви в будь-якому випадку подаєте звітність до Податкової, Пенсійного Фонду тощо. 

Для роботи з електронним документообігом вам необхідно мати електронний підпис. Це аналог вашого підпису на папері, але в форматі невеликого коду, захищеного паролем та криптографічним носієм, що унеможливлює його підробку. 

Але нині ви можете побачити багато абривіатур – УЕП чи КЕП. Ще й ЕЦП іноді використовується. Тож, яка різниця між ЕЦП та КЕП, до чого тут УЕП і як це все повʼязано із закупівлями в Прозорро – давайте розбиратись. 

Як відрізнити КЕП від ЕЦП та УЕП

Простіше за все буде сприймати цю трійцю у вигляді піраміди. 

На нижчій щаблі ми маємо ЕЦП. ЕЦП можливо оформити у додатку Дія, банківській установі або Сервісному Центрі. Це найпростіший варіант підпису для електронних документів. За допомогою нього ви можете проходити процедуру логіну до державних установ, підписувати петиції, зареєструватися в онлайн банках тощо. Ви не зможете підписувати первинні документи або надсилати звітність до податкової як ФОП, але для побутових задач, як для приватної особи його буде достатньо. 

УЕП – це перехідний варіант, більш захищений формат вашого ЕЦП. Це ще не КЕП, який є максимально захищенним форматом, але й не ЕЦП, який підходить більше для побутових задач. 

УЕП було запущено в якості тестового варіанту захищеного підпису у 2020 році. Експеримент з його використання тривав до березня 2022 року. УЕП базується на тому ж сертифікаті захисту, що й КЕП, але не має вимог, щодо зберігання на захищенному носії – токені. Через це, користуватись ним простіше – це набір із двох файлів, які ви так само, як і ЕЦП можете зберігати хоч на власному робочому столі та копіювати таку кількість разів, скільки буде треба. Тому використання УЕП вважається середнім рівнем захищеності операції. 

З точки зору використання, ви маєте змогу робити із УЕП все те ж саме, що й із КЕП – підписувати документи, подавати звітності. Але наразі Сервісні Центри в основному виписують максимально захищений вид підпису – КЕП. 

КЕП, або ж кваліфікований електронний підпис – це той самий УЕП (тобто, покращений ЕЦП), але зберігається він на токені. Токен може бути:

1. Фізичним – у вигляді флешки, смарт-карти.
2. Хмарним – у вигляді захищеної комірки на хмарному сховищі. 

КЕП забезпечує максимальний рівень захисту для вашого підпису за рахунок того, що всі операції із підписання документу відбуваються на самому токені і додатково шифруються. 

ЕЦП уповноваженої особи або ж ЕЦП для уповноваженої особи – це завжди КЕП. Логіка тут наступна. Ви маєте змогу сформувати КЕП як підпис директора підприємства. Але, якщо більшість документів верифікується бухгалтером, то на нього виписується додатковий КЕП, який має такі ж “повноваження”, що й підпис директора, але із вказанням, хто саме підписав документ від компанії. 

Тож, ми розібрались із тим, що таке КЕП та ЕЦП та яка в КЕП – ЕЦП різниця. Тепер розглянемо яким чином використовують КЕП в публічних закупівлях та як накласти електронний цифровий підпис в Прозорро.

Накладання КЕП учасником публічних закупівель – КЕП для Прозорро

Важливий момент, який варто зазначити. В цій статті ми будемо використовувати Прозорро в якості прикладу тендерної площадки за умовчанням. Причина проста – вона найбільш популярна в нашій країні. Але всі моменти, що будуть зазначені нижче також актуальні для:

• E-Tender;
• Zakupki.ua;
• PlayTender тощо.

Prozorro є прекрасним прикладом ще з тієї причини, що це основна площадка для закупівель від держави. 

Електронний цифровий підпис Прозорро – КЕП чи УЕП?

Вище ми прописали, що УЕП є фактично менш захищеним варіантом КЕП. Тож, який варто використовувати електронний цифровий підпис на закупівлі? Правильна відповідь – обидва. 

Згідно постанови 193 від 3 березня 2020 року, електронний цифровий підпис для підпису тендеру може бути як в форматі КЕП, так і в форматі УЕП. Що один, що другий формат підпису – це електронний цифровий підпис уповноваженої особи, тож може використовуватись для накладання ЕЦП на тендерну пропозицію. 

Що робити, якщо вашу пропозицію відхиляють через використання УЕП? Подавати скаргу. Якщо в тендерній пропозиції чітко не зазначено, що тендер має підписуватись лише за допомогою КЕП – таке відхилення є порушенням правил площадки. 

Накладення ЕЦП на тендерну пропозицію – як накласти КЕП в Прозорро

Застосування електронного цифрового підпису в публічних закупівлях є обовʼязковою умовою при подані тендерної пропозиції. Причина проста – коли ви подаєте свою пропозицію від компанії, замовник має точно розуміти, що це – офіційна пропозиція із фіксованими умовами та ціною, а не спроба пограти в аукціон. Тому відповідь на питання “Чи потрібно накладати ЕЦП на тендерну пропозицію?” – однозначно так. 

Як ми зазначили вище, електронний цифровий підпис для Прозорро може бути у вигляді КЕП або УЕП. При реєстрації власної компанії на майданчику ви можете одразу привʼязати свій КЕП для Прозорро. Для цього вам потрібно у власному кабінеті або вказати шлях до файлів ключа, у випадку УЕП, або ж підʼєднати флешку-токен із КЕП Прозорро та пройти всю процедуру інтеграції. 

Після того, як ви підтвердили власний електронний підпис в кабінеті – він буде автоматично накладатись на ваші пропозиції. За необхідності підписання договору – доведеться підключати токен наново. 

Тож, ми розібрались як підписати токенами в Прозорро. Розглянемо ще одне невелике запитання. 

Чи потрібно накладати ЕЦП на спрощену закупівлю

Спрощена закупівля відрізняється від звичайною лише сумою закупівлі. Тобто, якщо при стандартних закупівлях вартість товару перевищує 200 тисяч гривень, а робіт – півтора мільйони, то спрощена закупівля починається із 50 тисяч гривень. 

Але механізм подання пропозиціъ та підписання такий самий – вам необхідно розібратись як накласти ЕЦП в Прозорро навіть у випадку, коли ви приймаєте участь лише у спрощених закупівлях.