Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — важливий етап в процесі подання звітності
КЕП – кваліфікований електронний підпис це код, розміщений на носії або ж у хмарі, за допомогою якого директор чи уповноважена особа має можливість підписувати документи, як-то договори, акти, податкові звіті та інші. КЕП є аналогом фізичного підпису, але для цифрових документів.
Де використовують кваліфікований електронний підпис
Електронний документообіг не нове явище, але з 2019 року в Україні почали активно на державному рівні вводити нові інструменти для підприємців. На сьогодні, завдяки цифровому підпису, ви можете робити навіть більше справ, аніж при використанні звичайного підпису.
- Ви можете подавати звіти у податкову або ж в Пенсійний Фонд, завізовані вашим цифровим підписом.
- Оформлення електронного підпису дозволяє працювати з бухгалтерськими документами у програмах Медок та Сота.
- Ви маєте право приймати участь у тендерах на онлайн майданчиках при верифікації за допомогою КЕП.
- Ви можете підписувати електронні договори та акти навіть не маючи доступа або не використовуючи програми електронного документообороту. Наприклад, така функція є в програмі Медок.
Створити електронний цифровий підпис дуже просто та швидко – ви навряд чи витратите на це більше ніж півгодини. А от кількість часу, який буде зекономлено на роботу з кореспонденцією (відправка та отримання фізичних договорів) оцінити неможливо.
CloudKey
"Хмарний" аналог кваліфікованого електронного підпису на захищеному носії, який неможливо загубити
КЕП для ФОП
КЕП для фізичної особи (ФОП, адвоката, нотаріуса) - електронний аналог власноручного підпису у всіх можливих ситуаціях
КЕП для юридичних осіб
Захищений електронний підпис для подання звітності, підписання первинних документів, укладання договорів із контрагентами
КЕП для ПРРО
Електронний підпис касира, який створений виключно для фіскалізації чеків у програмних РРО
ЯК ОТРИМАТИ КЕП (КВАЛІФІКОВАНИЙ ЕЛЕКТРОННИЙ ПІДПИС)?
Для того щоб зробити цифровий підпис необхідно звернутись до одного з Центрів сертифікації. Наприклад, в компанії Укрзвіт ви можете залишити заявку онлайн, а приїхавши до нас в офіс – отримати ваш КЕП на токені за декілька хвилин. Для оформлення КЕП вам знадобляться наступні документи:
- Договір про надання довірчих послуг КЕП
- Копію вашої виписки з ЄДР або ж витяг
- Копії наказу про призначення кожної з осіб для який отримується окремий сертифікат, якщо він робиться не в єдиному екземплярі
- Копія паспорта кожної з осіб, що отримує кваліфікований ключ з доступом до юрособи
- Копію довідки про надання ідентифікаційного номера
- Заяву про оформлення КЕП із вказанням всіх осіб, яким надається підпис
- Захищений носій для КЕП
- Платіжне доручення на суму, яка співпадає з вартістю послуг, що надаються.
Важливо, що ви можете створити КЕП для необмеженої кількості ваших співробітників. При цьому, на відміну від ЕЦП – звичайного цифрового підпису, кожна копія буде унікальною та завжди можливо буде перевірити хто саме підписав той чи інший документ. Із звичайним ЕЦП є можливість копіювати сам файл ключа і багато хто так робив, зберігаючи файл на робочому сервері для бухгалтерів.
Зі зразками документів можна ознайомитися за посиланням.
Вартість електронного підпису
Вартість оформлення кваліфікованого цифрового підпису буде залежати від декількох ключових факторів.
По-перше, на яку кількість співробітників ви оформлюєте КЕП. Через те, що кожний окремий КЕП є унікальним цифровим кодом, шифрованим на окремому носії інформації – підпис юридичної особи для кожного працівника буде індивідуальним.
По-друге, враховується термін, на який ви плануєте придбати ЕЦП. Стандартно кваліфікований електронний підпис оформляється на рік, але є варіант одразу зробити його на дворічний термін. В залежності від ваших потреб, ви можете оформити окремим працівникам – різні терміни дії КЕП.
І по-третє – носій вашого КЕП також може коштувати по-різному. Вирізняють три ключові типи носіїв КЕП:
- Смарт-карта. Найменш популярний тип носія для КЕП. Виглядає як кредитна карта з можливістю контактно або безконтактно – за допомогою NFC зчитувати ваш КЕП. Ключовий нюанс – для використання карти вам знадобиться зчитувач, підʼєднаний до вашого компʼютера. Тобто, це оптимальний варіант, коли ви працюєте з КЕП лише із офіса, але підписувати таким документи на виїзді не дуже зручно.
- Токен-флешка. Це наразі найбільш популярний спосіб зберігання вашого кваліфікованого підпису. Принцип роботи тут цікавий. Сама флешка є захищеною коміркою памяті із шифрувальною програмою, яка зберігає всередині КЕП. За допомогою цього досягається високий рівень безпеки при підписанні. Крім того, ви не можете самостійно записати чи видалити щось із флешки, не можете її скопіювати.
- Хмарне сховище. Найновіший варіант зберігання вашого КЕП. Ви можете зробити електронний підпис, який буде розміщуватись на зашифрованих серверах. Для доступу – потрібно лише перейти у застосунок під вашим логіном-паролем та вже в ньому підписати надісланий документ. Завдяки хмарному збереженню, якщо ви загубите телефон – зможете поновити доступ до вашого КЕП з будь-якого нового пристрою.
| Клієнт | Послуга | Вартість, грн | В т.ч. ПДВ, грн |
| Термін дії Сертифікатів 1 рік | |||
| Юридична особа, фізична особа (ФОП) | Видача сертифікату КЕП (підпис або електронна печатка) | 234 | 39 |
| Доступ до онлайн-сервісу Центру (CloudKey) | 360 | 60 | |
| Термін дії Сертифікатів 2 роки | |||
| Юридична особа, фізична особа (ФОП) | Видача сертифікату КЕП (підпис або електронна печатка) | 462 | 77 |
| Доступ до онлайн-сервісу Центру (CloudKey) | 720 | 120 | |
| Перевидача сертифікату до завершення терміну дії | |||
| У зв’язку зі змінами в реєстраційних даних, кадровими змінами, втратою/пошкодженням носія з вини Клієнта | Перевидача сертифікату КЕП (підпис або електронна печатка) | 126 | 21 |
| Доступ до онлайн-сервісу Центру (CloudKey) до закінчення терміну дії сертифікату КЕП, за 1 місяць | 30 | 5 | |
Питання - Відповіді
Хто може отримати КЕП?
КЕП може отримати фізична-особа підприємець на своє імʼя або будь-яка фізична особа, яка має письмове уповноваження на отримання такої послуги на юридичну особу. Це може бути бухгалтер, менеджер тощо.
Як часто потрібно оновлювати КЕП?
КЕП випускається на один або два роки. Після того, як строк його дії вийшов, ви більше не зможете підписувати документи (всі підписані документи залишаються дійсними). Поновити КЕП ви можете в тому самому Сервісному Центрі, де оформлювали його.
Що робити якщо загубився пароль від КЕП?
Якщо ви загубили пароль – його необхідно скинути та встановити новий. Це можливо зробити в тому самому Сервісному Центрі, в якому ви оформили КЕП.
Чи потрібно міняти КЕП, якщо у підприємства змінилась назва?
Так, якщо у вас міняються місце реєстрації, власники або ж назва юридичної особи – потрібно внести зміни в Сервісному Центрі, тому що всі підписані в проміжку документи будуть вважатись недійсними.