Налаштування комплекту підписів в Медок

Налаштування комплекту підписів в Медок дозволяє вам створити пакетні підписи для різних типів документів. Наприклад, ви частіше за все підписуєте акти виконаних робіт та договори на поставку. При цьому для актів вам потрібен підпис директора та головбуха, а для договорів також потрібен підпис юриста. 

За домопогою комплекту підписів ви можете створити пакет КЕП співробітників, який можна буде накладати на певний тип документів лише у два кліки. 

Як налаштувати комплект підписів в Медок

Одразу зробимо важливу ремарку. Згідно Закону, підписувати документи має право лише особа, яка має повноваження. Тобто, має довіренність, юридично оформлену, від усіх підписантів, чиї КЕП вона використовує. Тому, якщо ваш план полягає в тому, щоб запропонувати секретарю накладати підписи за всіх осіб в компанії – потурбуйтесь, щоб секретар мав на те юридичне право. 

Для створення комплекту підписів у Медок необхідно:

1. Обрати в меню Первинні документи – Користувацькі налаштування комплектів підписів. Натискаємо на пункт меню та потрапляємо в основне вікно роботи з налаштування.

2. Тут обираємо пункт Файл – Створити запис. Якщо вам потрібно створити декілька комплектів – цю процедуру потрібно буде пройти декілька разів.

3. У розділі Найменування ми можемо вказати власну назву для комплекту. Рекомендуємо називати його таким чином, щоби будь-хто із працівників міг зрозуміти про що йде мова. Наприклад, “Підпис актів”, або “Підпис Директор+Головбух+Юрист”.

4. Обираючи пункт Налаштування діє для – вкажіть для якого типу документів створюється цей комплект. Якщо ви працюєте, окрім вхідних документів, також і з документами, що ваши контрагенти кидають у вигляді фото – варто обирати пункт Всіх документів.

5. Розділ Перелік умов не обовʼязково має мати декілька значень, але така можливість існує. Ви можете додати сюди Контрагента (одного чи декількох – групу), ярлики, якими користуєтесь для сортування документів, коди документів, згідно довідника, тип документа та вартість документа. Таким чином, ви можете створити комплект ключів, за допомогою якого можна буде підписати будь-який документ, якщо він не перевищує певні параметри. Наприклад, той самий вхідний документ від обраного контрагента але із сумою більшою за стандартну може потребувати додаткового узгодження. Тож, ви виставляєте таке обмеження.

6. І останнім додаємо підписантів. Ви можете додавати ключі як по одному, так і зі збережених у Медок ключів.

Комплекти підписів у Медок сильно спрощують роботу бухгалтерії з первинними документами. Але варто дійсно уважно заповнити всі умови, щоб у випадку чого, навіть можливості підписати підозрілий документ у співробітника не було.