Компания "Укрзвіт"

ул. Александра Кошица 7а, офис 7 (за Дарницкой налоговой, вход напротив Дарницкого районного суда)
Киев
Украина
(044) 228-13-73
(097) 823-73-73

Электронный документооборот в Украине

19/10/20

Электронный документооборот в Украине

Электронный документооборот в Украине

 

В 2003 году вступил в силу закон об электронном документообороте (ЭДО) и закон об электронных доверительных услугах. Несмотря на достаточную нормативно-правовую базу перевод официальных документов в электронный вид затормозил из-за недостатка технологий. Бизнес был не готов внедрять систему электронного документооборота в Украине, потому что не понимал, как это правильно сделать и как он вообще работает. Что касается внутреннего, то на тот момент он активно применялся в государственном секторе. Сегодня же сложно представить взаимодействие с контрагентами, налоговой и прочими учреждениями без ЭДО.

 

Электронный документооборот на предприятии: что такое и имеет ли юридическую силу

 

Электронный документооборот — совокупность всех процессов по работе электронными документами, юридическую значимость которым придает электронная подпись (КЭП). Благодаря ЭДО вы можете отправлять документы контрагентам (накладные, акты, счета-фактуры) и контролирующим органам (отчетности, декларации), а также получать их за несколько секунд. В крупных компаниях, например, «Киевстар», «Укртелеком», госучреждениях, он используется давно. Коммерческий сектор обратил внимание на продукт сравнительно недавно.

Предприниматели опасаются, как к таким документам относятся контролирующие органы, помогут ли они защититься в суде, имеют ли вообще юридическую силу. За последние 4 года в законодательстве и технологиях произошли значительные изменения. Например, отменили обязательное использование «мокрых» печатей, ввели термин «электронные доказательства». Вопрос работы с СЭДО сегодня урегулирован на законодательном и техническом уровне.

 

КЭП для электронного документооборота

 

Чтобы электронный документ имел юридическую значимость, необходимо визировать его квалифицированной электронной подписью. Она имеет силу, равную собственноручной подписи и печати предприятия. КЭП представлена в виде файла, в котором зашифрована информация про компанию и ее владельца.

Квалифицированная электронная подпись работает благодаря двум ключам: секретному (закрытому) и публичному. С помощью закрытого подписываете документ: шифруете его и превращаете в уникальную последовательность символов. В таком виде его уже нельзя изменить. А третьи лица не смогут получить доступ к документу.

Публичный ключ отправитель передает получателю для расшифровки документа. С помощью электронной подписи можно определить, кто и когда подписывал документ, вносились ли изменения после подписания.

Программы электронного документооборота, например, Медок, и КЭП позволяют компаниям безопасно подписывать документы, экономить деньги и время, ускорять и автоматизировать операционные процессы, увеличивать продуктивность сотрудников.

 

Как внедрить электронный документооборот Медок в компании

 

Несколько советов, как перевести документооборот в электронный вид. Вначале проведите пилотный проект по внедрению системы документооборота. Например, если у компании несколько филиалов, то подключить ЭДО можно в одном из них и проверить работу системы.

Если в организации нет штатного специалиста по установке, настройке софта, обучению сотрудников работе с ПО, привлеките экспертов. Компания Укрзвит может их предоставить.

Проводите внедрение в два этапа: подключение к СЭД и обмен документами. Не нужно сразу отправлять документацию контрагентам и в госорганы. Протестируйте ПО, проверьте на корректность работы, обучите сотрудников. Передавайте документы, только убедившись, что система работает идеально.

 

Пошаговое внедрение электронного документооборота в организации выглядит так:

• Определитесь, какой программный продукт подходит больше всего. Компания Укрзвит предлагает самый популярный бухгалтерский софт в Украине: M.E.Doc и облачную версию СОТА.

• Уведомите сотрудников о переходе на ЭДО. Прежде всего бухгалтеров, которые работают с первичными документами, офис-менеджеров и логистов, которые взаимодействуют с контрагентами.

• При необходимости проведите обучение. В этом помогут специалисты компании Укрзвит.

• Пропишите в учетной политике переход на работу с электронными документами.

• Получите электронную подпись для каждого ответственного лица: директора, управляющего, главного бухгалтера и прочих. Заказать выпуск КЭП можно в компании Укрзвит от АЦСК «Украина» — крупнейшего коммерческого поставщика электронных доверительных услуг.

Уведомите о переходе на ЭДО контрагентов. Если не все из них подключены к системе, можно вести смешанный документооборот. Вначале рекомендуется наладить обмен электронными документами с 2-3 партнерами, чтобы проверить корректность отправки и приема документации.

 

Вопросы и ответы о системе электронного документооборота

 

Кому нужно внедрить электронный документооборот?

 

Закон не обязывает каждую компанию переходить на ЭДО. Это добровольная процедура. Например, компании-стартапу с количеством сотрудников до 3 человек для передачи документов достаточно почты. Если говорить о средних и крупных компаниях, то здесь требуется стандартизация бизнес-процессов, перевод обмена документами в электронный формат.

 

Как происходит пересылка документов между контрагентами, работающими с разными софтом?

 

Раньше контрагентам необходимо было работать на одной платформе, чтобы обмениваться документами. Сейчас они могут применять разные программные комплексы и сервисы электронного документооборота и взаимодействовать через платформу «ПТАХ», которая интегрируется с популярным софтом.

Если компания, например, работает в программе MEDoc, то в ней можно согласовывать документы по ссылке, отправленной на электронную почту или в мессенджер. Преимущество в том, что контрагенту вообще не нужно иметь ПО для электронного документа.

 

Если ли исключения по документам, которые нельзя провести через ЭДО?

 

Согласно законодательству сегодня нельзя подписывать электронной подписью документы, которые требуют нотариального удостоверения и кадровую документацию. Законодатели уже рассматривают вопрос, и есть предпосылки, что в будущем эти ограничения будут сняты. Все остальные документы можно смело передавать в электронный виде и подписывать их ЭП.

 

Электронный документооборот — это дорого?

 

Многие предприниматели отказываются от сервисов электронного документооборота, так как считают, что это значительно увеличит их расходы. Это не так. Позволить себе подключение системы могут даже небольшие компании. Например, модуль программы для электронного документооборота MEDoc.Бизнес обойдется всего в 1202 грн в год. Если пересчитать на месяцы — 100 гр. Согласитесь, это небольшая цена за такое количество преимуществ.