Компания "Укрзвіт"

ул. Александра Кошица 7а, офис 7 (за Дарницкой налоговой, вход напротив Дарницкого районного суда)
Киев
Украина
(044) 228-13-73
(097) 823-73-73

Как перейти на электронный документооборот с клиентами?

16/06/21

Как перейти на электронный документооборот с клиентами?

Как перейти на электронный документооборот с клиентами?

 

Электронный документооборот не какая-то новинка на рынке - это достаточно старая и устоявшаяся технология, которая внедряется очень медленно.

 

Основная причина - в пассивности государственных институтов, которые работают по одной и той же схеме с десятками тысяч бумажек в виде отчетов, запросов и уведомлений и любое мелкое изменение в процессе тянет за собой еще два десятка старых процессов.

 

Потому переход государства, любого - в любой стране мира, это процесс не одного-двух лет, но десятилетий.

 

Отличная новость состоит в том, что в Украине на электронный документооборот переходят активно, особенно в последние три года и уже сейчас общение с государственными институтами стало проще, чем 5 лет назад.

 

Только за последние два года у нас заработали:

электронные паспорта;

электронные книги учета;

электронные больничные;

• электронные школьные журналы и аттестаты.

 

Если так вышло, что вы - частный предприниматель или владелец компании и вы до сих пор гоняете фуры с бумажными отчетами в налоговую, а подпись документов с клиентами происходит через отправку бумажных договоров, то настало отличное время поломать устоявшуюся схему.

 

 

Какие виды электронного документооборота в Украине актуальны?

 

Само собой, что любое отдельное направление, в котором присутствуют документы можно оцифровать.

 

Так, можно выделить следующие направления, которые уже сейчас полноценно работают в Украине:

- управленческий документооборот - обмен внутренними документами и сметами в компании.

- производственный - регулирует все процессы производства товара или услуги - от закупки материалов, до производства и возвратов.

- складской документооборот уже давно полностью перешел с бумажек и блокнотов в таблицы или программы.

- кадровый - все что касается сотрудников - личные дела, зарплаты, статусы, премии. Все красиво и в одном месте.

- бухгалтерский документооборот медленно и сложно выходил в электронную форму, но на сегодня процент предприятий, которые подают отчетность в налоговую в бумажном виде или почтой стремится к нулю.

 

Главное, что вы можете полностью перейти на электронный документооборот со своими партнерами и клиентами. Это упростит жизнь как вам, так и им.

 

 

Плюсы перехода на электронный документооборот с клиентами

 

Мы вынесли в этот раздел все плюсы для компании, которые тянет за собой переход на ЭДО.

 

Но где же все минусы, спросите вы. В основном минусы связаны с вероятностью потери данных на компьютерах или конфиденциальностью. Но назвать их минусами - сложно.

 

Если вас действительно беспокоит сохранность архивных документов - вы потратите 5 долларов в месяц на облачное хранилище, где будут лежать копии ваших документов.

 

Если вас волнует безопасность сделок и документов - вы позаботитесь, чтобы логин и пароль были адекватными (не 12345), а сами доступы были только у тех, кому они нужны и кто использует их в своей ежедневной работе.

 

В большинстве случаев, проблемы безопасности связаны с человеческим фактором и придерживаясь простых правил вы обезопасите свою документацию от стороннего внимания.

 

Потому перейдем к плюсам, так как их - огромное множество.

 

1. Время - деньги. При переходе на электронный документооборот с вашими клиентами, договор, который вы согласовывали неделю до момента полного согласия на подписание - может быть подписан с вашей стороны за минуту, а уже через минуту - со стороны вашего партнера. В классическом варианте такое возможно только если вы оба бросили все свои дела и поехали на живую встречу - потратили несколько часов на дорогу только ради подписания и рукопожатия.

 

 

2. Свободное место. Это важный пункт, так как для хранения большого объема договоров и отчетов сначала используется шкаф в кабинете бухгалтера, потом угол комнаты с тремя шкафами и уже потом - отдельное помещение, постоянно увеличивающееся в объемах. Остановитесь, выдохните и перенесите все ваши документы на одну флешку. А лучше на две - и вторую спрячьте в сейфе.

3. Прозрачность и простота. Как внутри компании, так и в работе с подрядчиком - намного проще делать сверки по электронным версиям документов. Все цифры отлично загоняются в эксель, поиск по датам и транзакциям проходит на уровне системы или программы, которую вы используете. Возникли вопросы к отчету за позапрошлый год? Откройте программу или архив, а не несите 300 коробок из подвала.

 

 

4. История в деталях. При согласовании любого документа - возникают правки и пожелания по дополнительным пунктам. Электронный документооборот позволяет зафиксировать все этапы правок, которые вы прошли со своими партнерами и когда через 2 года возникнет вопрос о том, почему тот или иной пункт у вас в договоре - поднять историю правок в документе будет сильно надежнее, чем искать прошлогодний блокнот.

5. Снижение затрат. Марки, конверты, бумага, принтер, секретарь и пересылка - от какого огромного количества проблем вы можете избавится перейдя на ЭДО. Счета на канцелярию сразу снизятся, выплаты транспортным компаниям минимизируются, а несколько человек можно будет перевести на более интересные должности, где их работа будет приносить компании доход.

6. Работа удаленно с нами надолго. Если для подписания договора вам нужно было ехать в офис или в бизнес центр, где назначена встреча с партнером, то вы представляете как сильно это ограничивает вас в выборе места для работы. 2021 год показал, что люди могут работать удаленно так же эффективно, как и офисах. Иногда - даже лучше. Соответственно и руководители могут работать из домашних офисов, подписывая документы онлайн и проводя в офисе ровно столько времени, сколько они сами себе определят.

 

Программы для ЭДО

 

Существует десятки и даже сотни программ для электронного документооборота.

 

Мы, в Укрзвит, определили для себя несколько, которые мы помогаем нашим клиентам интегрировать в их бизнес и чьей поддержкой занимаемся ежедневно вот уже много лет.

Потому в этом разделе расскажем о том, что знаем лучше всего.

 

Медок. Наверняка вы видели предложение по типу “медок скачать программу бесплатно”.

 

 

И действительно вы можете спокойно скачать медок бесплатно - с сайта Укрзвит, установить на рабочие компьютеры и пройти регистрацию.

 

Пользование программой, правда, стоит денег - но небольших в сравнении с навороченными и сложными сервисами, для разбора в которых нужна пояснительная бригада.

 

Медок хорош тем, что это целый комплекс модулей - в стандартной версии вы можете вести документооборот с контролирующими органами, а добавляя модули - подавать все виды отчетов, вести переписку и составлять договора-акты-приложения со своими клиентами.

 

Причем интересная функция Медка - если внутри компании вы используете программу для документооборота, а ваш потенциальный клиент или контрагент - нет, то он все равно может подписывать ваши документы своей электронной подписью - просто перейдя по ссылке в браузер и верифицировавшись.

 

То есть, вы можете работать по ЭДО с клиентами, которые по какой-то причине не хотят использовать ЭДО в повседневной практике.

 

Flydoc. Это модуль для 1С:Предприятие, который позволяет обмениваться документами с клиентами, работающими в других системах.

 

 

Например, если вы работаете в Медок - то для настройки полноценного документооборота вашему клиенту, сидящему на 1С не нужно принудительно устанавливать себе вторую бухгалтерскую программу, зачем? Достаточно установить модуль и процесс будет запущен.

 

Сота. Сота - это с одной стороны более простая версия Медка, которая имеет в себе ряд преимуществ. К ним можно отнести как более современный дизайн, так и работу прямо из браузера.

 

 

Если вы ведете весь документооборот самостоятельно или доверяете задачу одному бухгалтеру - такой вариант вам отлично подойдет.