Компания "Укрзвіт"

ул. Александра Кошица 7а, офис 7 (за Дарницкой налоговой, вход напротив Дарницкого районного суда)
Киев
Украина
(044) 228-13-73
(097) 823-73-73

Ключи в Медке: как настроить?

27/04/21

Ключи в Медке: как настроить?

Ключи в Медке: как настроить?

 

Ключи в Медке: как настроить?

 

Подключать ключи в программе Медок нужно в двух случаях: если вы только начинаете пользоваться программой и если ключи поменялись и требуется их заменить.

Замена может быть связана с получением нового ключа, вместо продления старого, сменой ответственного лица или другими факторами.

Главное - у вас на руках новая квалифицированная электронная подпись и для подписания документов в дальнейшем - нужно загрузить ее копию в Медок. Сам КЭП состоит из двух ключевых документов:

− Файл в формате .crt - это Сертификат квалифицированной электронной подписи;

− Файл в формате .zs2 - файл с самим секретным ключем.

Очень важный момент - если вы получили ключи только недавно, в негосударственном органе - перед загрузкой ключей в Медок или параллельно с этим - вам обязательно нужно подать данные о них в контролирующий орган.

Незарегистрированные в налоговой ключи не будут иметь веса при подписании документов, даже через Медок.

 

Как загрузить и проверить ключи в Медок?

 

Чтобы загрузить ключи в M.E.Doc вам необходимо:

1. На рабочий компьютер скачать Медок и авторизоваться.

2. Открыть программу и выбирать закладку Головне меню - пункт Адміністрування - Сертифікати.

 

 

3. В разделе Встановлені сертифікати вам нужно выбрать кнопку Завантажити з Інтернету или нажмите кнопку F5 на клавиатуре.

 

 

В автоматическом режиме у вас подгрузятся все сертификаты, касающиеся вашего предприятия.

 

 

Обязательно проверьте их на актуальность, если вы ранее не загружали ничего в программу.

4. Если все ОК - нажимаем Так на всплывающем окне “Сертифікати успішно завантажені. Змінити налаштування комплекту підписів?”.

 

 

 

5. Далее идем в Карточку предприятия, где нам нужно проверить актуальность всех данных по вашему юрлицу. Для этого выбираем Головне меню - Довідники - Картка підприємства.

 

 

Важно! Необходимо сверить данные на Карточке предприятия. Если данные некорректны, то нужно исправить в следующих пунктах:

Підприємство - если название предприятия сменилось;

Адреси - если нужно указать новый юридический адрес, отличный от записанного в КЭП;

Керівництво - если нужно сменить людей на руководящих должностях.

Зачастую, при первой загрузке ключей в КЭП вам не нужно изменять ничего в этом разделе - лишь подвязать КЭП, чтобы в дальнейшем использовать его при подписании документов.

 

Как привязать ключи для подписи в Медке

 

После загрузки ваших ключей - необходимо установить их использование по умолчанию. Чтобы в будущем при подписи каждого отдельного документа не выбирать из списка нужный ключ.

Для этого с главной страницы мы переходим в раздел Первинні документи и выбираем Користувацькі налаштування комплекту підписів.

 

 

После двойного нажатия мышкой появится окно Налаштування підписів. В окне выбираем создать новую запись и и попадаем в меню создания записи.

Для создания новой записи необходимо присвоить ей Наименование. Лучше всего использовать очевидное - по типу операции, которую вы будете проводить.

 

 

В поле Налаштування діє для выбираем один из пунктов, который вам больше подходит:

Всіх документів - подпись применяется ко всем документам;

Вхідних документів - подпись будет применяться только к документам в разделе Входящие;

Вихідних документів - только к исходящим документам.

На следующем шаге необходимо заполнить Перелік умов для каждого комплекта ключей. Пункты следующие:

Контрагент - указываем контрагента согласно ЕДРПОУ.

Ярлик - в будущем вы наверняка будете использовать ярлыки для пометки всех контрагентов.

Тип документа - тут вы можете выбрать сразу несколько типов документов, которые планируете подписывать данным комплектом ключей;

 

 

Код документа - тут выбираем все типы документов, которые планируем подписывать, но уже по кодам. Коды должны соответствовать списку, который мы выбрали в прошлом пункте, иначе программа выдаст ошибку.

Сума по документу - указываем минимальную и максимальную суммы, которые можно будет подписать.

Перелік підписантів - тут уже добавляем список лиц (фактически их личных ключей), которые могут подписывать документы данным шаблоном. Именно в этом пункте мы добавляем все нужные в шаблоне Ключи для подписи того или иного типа документов.

После сохранения шаблона у вас появится возможность подписывать документы с помощью комплекта электронных ключей, без их ручного добавления каждый раз.

 

Если необходимо поменять ключи в Медок - как это сделать?

 

Очень важный пункт, который касается всех настроек - перед тем как изменять что-либо в настройках - вам нужно скачать и установить обновление Медок.

Важно, чтобы все правки вносились на версии, которая максимально защищена на текущий момент.

Если вы уже пользуетесь программой Медок, но на предприятии произошли изменения в списке подписантов - вам нужно заменить имеющиеся ключи на новые.

Для этого нужно пройти несколько шагов:

1. Блокирование сертификата руководителя. Для этого переходим в пункт Головне меню - пункт Адміністрування - Сертифікати.

 

 

Выделяем мышкой нужный нам сертификат, который хотим заменить и нажимаем Заблокувати.

 

 

2. В новой вкладке автоматически откроется сгенерированное письмо - заявление. Указываем в нем номер письма и причину блокировки сертификата.

 

 

3. При подписании письма в окне Підпис, в поле Каталог з секретними ключами - указываем путь к папке с секретным ключом руководителя, который использовался ранее. Вводим пароль и нажимаем OK.

 

 

4. Чтобы далее отправить письмо и в контролирующий орган - на вкладке Наступні дії выбираем Відправити в контролюючий орган. В окне Вибір адресата выбираем пункт Документи АЦСК Україна и нажимаем кнопку ОК. В окне подписи введите пароль на секретные ключи шифрования. Письмо отправлено.

 

 

5. Следующим шагом мы удаляем старые ключи подписи и заменяем их на новые. Для этого переходим на вкладку Головне меню - Адміністрування - Сертифікати, выбираем сертификаты, которые планируем удалять и выбираем пункт Видалити сертифікат. Нам предложат сразу изменить комплект сертификатов - тут нажимаем Ні.

 

 

Открываем Головне меню - Адміністрування - Параметри системи - Підпис. В блоках Звітність, Статистична звітність, Податкові накладні, Первинні документи нажимаем на строчку с цепочками сертификатов, которые загрузили и выбираем из выпадающего списка Бухгалтер-Директор-Печатка или другой, более подходящий вам вариант.

 

 

Далее необходимо заменить ключ на новый во всех связках, как мы делали пунктом ранее.

 

Безопасность загрузки ключей в Медок

 

Квалифицированная электронная подпись состоит из 2 файлов - crt и zs2.

Насколько они безопасны и стоит ли опасаться при загрузке их в Медок?

crt - это распространенный формат файла, который также используется при создании SSL сертификатов для сайтов. Такие сертификаты призваны шифровать данные, отправляемые на сервер пользователем и возвращаемые обратно сайтом. Сделано все для повышения безопасности обмена платежными данными.

crt относится к РЕМ сертификатам - это файлы, закодированные по схеме Base64. То есть, все данные кодируются с помощью 64 символов, что снижает вероятность взлома или расшифровки при передаче.

zs2 файлы - это личные ключи электронно-цифровой подписи.

Это те файлы, которые вам ни в коем случае нельзя передавать третьим лицам, хранить на рабочем столе или в папке под “паролем”. Такие файлы нельзя хранить на внешнем жестком диске или в почтовом ящике. Многие эти правила нарушали, из-за чего попадали на огромные штрафы за подписанные документы и проведенные транзакции, которые права проводить не имели.

Потому с 2017 года использование подобных ключей в Украине разрешено только с помощью верифицированной программы, как Медок или через токен - физический носитель вашего электронного ключа.

 

Настройка автопродления ключа в Медок

 

Существует возможность настроить автопродление ключей в Медке.

То есть, вам не нужно возвращаться к регистратору через год или два, когда срок действия вашего ключа закончится, а можно по нажатию одной кнопки продлить его еще на год.

Должно быть соблюдено два условия:

1. До окончания срока действия сертификата осталось не менее 45 дней.

2. Сертификат все еще действителен - то есть, нельзя настроить автопродление на следующий день после окончания срока его работы. Тут уже придется продлевать через регистратора.

Для того, чтобы настроить функцию - нужно пройти 4 простых этапа.

 

Этап 1

 

Если ранее вы уже загрузили в Медок свои сертификаты, то за 45 дней до окончания их срока действия у вас автоматически появится кнопка Сформувати заявки.

 

 

При нажатии на нее вы попадете в новое окно, в котором нужно указать ФИО человека, который в вашей компании ответственный за установку сертификатов.

 

 

В этом же окне указываем Парольний діалог - слово или фразу, с помощью которой в будущем можно будет заблокировать сертификат по телефону.

После этого можно выбирать сертификат или несколько, которые вы планируете продлевать в автоматическом режиме. Когда сертификаты выбраны - переходим на следующую вкладку Карточка присоединения к договору об оказании услуг.

 

 

Тут заполняем все данные и подписываем карточку своим действующим ключом.

 

 

Важно! Срок выдачи нового сертификата будет соответствовать дате подписания и оплаты нового сертификата в Медке.

 

Этап 2

 

Наша задача - сгенерировать новый секретный ключ и отправить заявку на формирование сертификата.

Для этого в окне Генерація секретного ключа прописываем путь к месту, где будут храниться ваши сертификаты (скорее всего это будет адрес вашего КЭП) и вводим пароль.

 

 

В результате - вы получите новый секретный ключ, который будет располагаться там, куда вы его отправили.

 

 

Подписываем операцию своим действующим ЭЦП или КЭП

 

 

и переходим к следующему этапу, предварительно отправив новый сертификат на сервера АЦСК Украина - это окно возникнет автоматически.

 

 

 

Этап 3

 

На этом этапе вам нужно провести оплату за сертификат. Вариантов будет несколько:

• Провести оплату онлайн.

Сформировать счет.

• Оплата уже произведена - если вы ранее оплатили новый сертификат, то ожидаем когда она отметится на серверах.

 

Этап 4

 

Зайдите в раздел Адміністрування - Сертифікати - Заявки на сертифікат и нажмите на отправленной заявке кнопку Запит сертифіката. Если оплата уже поступила и сертификат был сформирован - программа выдаст вам диалоговое окно с уведомлением об успешной загрузке сертификата. Чуть позже вы сможете увидеть его на вкладке Встановлені сертифікати и полноценно использовать в работе.

 

Генерация ключей в Медке - как быстро создать новый ключ

 

Если у вас пока нет защищенного ключа или вы просрочили предыдущий и не можете настроить автоматическое продление, то нужно сгенерировать новый.

Проще всего это сделать прямо в Медок или вы можете обратиться к профессионалам - компания Укрзвит занимается выпуском квалифицированных электронных подписей.

Для создания ключа в Медок необходимо:

зайти на вкладку Адміністрування - Сертифікати - Заявки на сертифікат. Тут выбираем Файл - Сформувати заявки.

 

 

Далее нужно заполнить анкету и отправить ее на проверку, нажав Наступні дії - Перевірити заявку.

После проверки в том же меню Наступні дії выбираете Згенерувати секретний ключ. Готово - ключ создан, но его нужно сохранить.

Для сохранения ключа в окне, которое появилось - Зберігати секретний ключ на захищений носій, нажимаем кнопку Далі и выбираем носитель.

 

 

Важно - с 2018 года вы должны использовать Токены - специальные защищенные флешки или карты памяти с дополнительным шифрованием. Сохраняем наш Ключ на Токен, введя пароль.

 

 

Готово - новый ключ успешно сохранен на носителе!