Первинні документи в бухобліку

Первинні бухгалтерські документи – це документи, які складаються за фактами економічної діяльності підприємства. Якщо говорити просто – то кожна операція, яку проводить юридична особа, фіксується саме за рахунок первинних документів. Це хлібні крихти, за якими контролюючий орган або новий бухгалтер може відслідкувати всі операції компанії за той чи інший період.

Розглянемо, якою буває первинна документація, як правильно складати такі документи, коли повинні складатися первинні документи та основні вимоги до них. 

Основні відомості первинних документів

ПД повинні складатись із певних даних, за якими можливо отримати максимум інформації щодо дії, прописаної в них. Такі дані називаються реквізитами. 

Обовʼязковими реквізитами для документів, що відносяться до первинних є:

1. Назва або код форми – загальноприйнятий код, за яким визначається тип інформації, що фіксується документом.
2. Дата створення первинного документу.
3. Назва підприємства, зі сторони якого ініційовано створення документу.
4. Повна інформація або код операції, яка була проведена та факт якої фіксується документом.
5. Перелік посадових осіб, які мають відношення до операції.
6. Підписи осіб, що візують проведення операції.

Також можливі додаткові дані, які надають більше інформації щодо операції:

1. Реквізити – ідентифікаційний номер операції.
2. Деталізація причини проведення операції (наприклад, для списання зі складу).
3. Повна інформація про особу-отримувача послуги чи товару.

Якщо в документах не вистачає тої чи іншої обовʼязкової інформації – такий документ може вважатись недійсним. 

Види первинних документів бухгалтерського обліку

Всі первинні документи бухгалтерського обліку мають свою форму незалежно від формату – електронний це документ чи паперовий. Якщо документ складено у вільній формі, але зі вказанням всіх необхідних даних – він може бути визнаним недійсним. 

Перелік первинних документів бухгалтерського обліку, які можуть бути створені на підприємстві:

Видаткова накладна. Документ, який формується на стороні постачальника та фіксує факт передачі товарів від постачальника до покупця. Видаткова накладна має рекомендовану форму подачі, але може бути складена у більш вільній формі за умови дотримання всіх обовʼязкових реквізитів. 

Товарно-транспортна накладна або ТТН. Для ТТН існує затверджений шаблон. Накладна створюється у випадках, коли для передачі товару покупцю були задіяні транспортні компанії. 

Акт про виконані роботи. Документ, що фіксує факт виконання роботи. Підписується двома сторонами – замовником та надавачем послуг. Підписаний документ має на меті зафіксувати, що послуги прийняті зі сторони покупця та сторони претензій одна до одної не мають. Форма такого документу затверджена. 

Видатковий та прибутковий касові ордери. Це документи, що фіксують факт надходження або вилучення готівкових коштів з каси. Мають затверджену форму. 

Рахунок-фактура. Документ детально описує господарську операцію про постачання товару або послуги. Обов’язково містить інформацію щодо кількості товарів-послуг, вартість кожної із позицій, загальну суму платежу та валюту, в якій проводиться розрахунок. 

Бухгалтерська довідка. Бухдовідка це єдиний документ, що може вважатись коригувальним. За випадків, коли необхідно внести правки у попередні документі для виправлення бухгалтерської помилки – використовується бухгалтерська довідка. Також бухгалтерська довідка може використовуватись для закриття операційних рахунків обліку витрат та доходів і в такому випадку – вона не вважається первинним документом. 

Це основні види бухгалтерських документів, що наявні в законодавстві України. Саме вони мають складатись для супроводу будь-якої фінансової операції на підприємстві. 

Нормативно-правова база ПД

До первинних документів належать 6 типів документів, складених певним чином. Але чим регулюється форма подачі того чи іншого документу? Розглянемо законодавство, що регулює основні вимоги до первинних бухгалтерських  документів.

Нормативними актами, що регулюють форму та вимоги до змісту первинної документації є:

1. Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. 
2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 року № 88.

Формат створення первинних документів не залежить від форми документу – він може бути створений та зареєстрований як в електронній так і в письмовій формі. Єдина різниця – тип підпису та печаті. Вона може бути як цифровою, так і аналоговою. 

Строки зберігання первинних документів 

Документ, що відноситься до ПД має зберігатись у бухгалтерії для можливої перевірки. 

Згідно пункту 44.3 ПКУ, всі первинні документи мають зберігатись не менше ніж 1095 днів з дня подання податкової звітності, яка посилається на ці первинні документи. Якщо мова йде про документи, необхідні для здійснення податкового контролю за трансферним ціноутворенням, то  документи мають зберігатись не менше, ніж 2555 днів. 

Тож, мінімум три роки з моменту подачі звітності, бухгалтерія повинна зберігати все оригінали первинних документів, після чого вони можуть бути утилізовані. 

Окремий випадок – перевірка зі сторони контролюючих органів. Скажімо, якщо на підприємстві була проведена перевірка документів зі сторони податкової, то всі документи, що перевірялись мають зберігатись ще три роки після того. Відлік починається з 01 січня наступного року. 

Таким чином, документ, датований 01.08.2017, який було перевірено податковою службою 01.02.2020 року, має зберігатись ще до 01.01.2024 року. 

Якщо мова йде про документи, що містять інформацію про фінансові операції, то вони повинні зберігатись 5 років після перевірки. В нашому випадку – до 01.01.2026 року. 

У випадках, коли документи було втрачено чи знищено до закінчення дати зберігання – на підприємство накладається штраф. 

Відповідальність за зберігання документів первинного обліку

Всю відповідальність за зберігання документів несе підприємство. Тому, вся документація повинна зберігатись в архівах, ідеально, якщо у вогнетривких шафах. 

Безпосередню відповідальність за зберігання документів, найчастіше, перекладають на головного бухгалтера або людину, що була назначена головним бухгалтером. 

Коли строки зберігання документів спливають, потрібно проводити процедуру експертизи. Експертиза фіксує список документів, чиї строки зберігання спливли, створюється акт про списання з переліком документів та лише після цього підприємство має право на знищення документації. Якщо документи було утилізовано без процедури експертизи, то така процедура може бути визнана незаконною. 

Типові помилки при заповненні первинних документів

Первинна документація – альфа і омега звітності будь-якої юридичної особи. Окрім звітності вони важливі для структурованого обліку операцій самою компанією. Розглянемо декілька помилок, які зустрічаються найчастіше. 

Не заповнюються в повному обсязі обовʼязкові реквізити. Документ, в якому відсутні дані у полях обовʼязкових реквізитів не є дійсним та не може бути прийнятий в якості документу звітності. 

В документі наявні виправлення. Якщо мова йде про документи, що фіксують банківські та касові операції, то виправлення не допускаються в будь-якому випадку. Такі помилки потрібно переробляти або способом створення нового документу, або за допомогою бухгалтерської довідки. 

Якщо ж мова йде про менші помилки, наприклад, виправлення реквізитів сторін у вже підписаному акті виконаних робіт, то виправлення допускається лише за умови дотримання двох нормативів:

1. Помилки виправляються шляхом закреслення неправильних даних та написанням коректних даних над закресленими. Тобто, замазування коректором – не допускається. 
2. До кожного виправлення має додаватись напис “Виправлено” із зазначенням дати виправлення та підписами всіх сторін, що підписали документи. Якщо документ існує в декількох екземплярах – виправлення повинні застосовуватись до всіх екземплярів. 

Документ лишився не підписаним. Це стосується як документів в електронному вигляді так і в паперовому. Непідписаний документ не вважається дійсним та не може слугувати первинним документом.