Электронная подпись — какие существуют виды и как ее получить?

Внедрение современных технологий привело к возникновению электронной цифровой подписи и ее активному использованию в разных сферах деятельности.

Ответ на вопрос что такое ЭЦП достаточно простой: это универсальный способ для подписи электронных документов и множества других бизнес-действий.

ЭП назначается конкретной фирме или частному лицу для замены стандартной подписи на бумаге.

В Законе Украины предусмотрена классификация криптографического ключа электронной подписи на несколько видов.

Каждый тип имеет уникальную сферу применения и юридическую силу, поэтому важно правильно подобрать вариант для поставленных задач.

Основная классификация цифровой подписи разделяет ее на:

• простую;

• усиленную.

Все виды ключей считаются уникальными и требуют внимательного изучения перед началом применения.

Простая электронная подпись, или ПЭП

Простой ключ электронной подписи не требует обращения в соответствующие организации для ее получения – ключ формируется при помощи некриптографической защиты.

Она представлена в виде всем привычных компонентов:

• пары логин и пароль на веб-ресурсах;

• скрытое значение на карточке;

• индивидуальные коды из сообщений или емайл-писем.

Это известные варианты идентификации, создаваемые на определенном инфо-портале, который и будет использовать ПЭП.

Где используется простая электронная подпись?

Рассматривая все примеры подписей, можно точно сказать, что этот вид не может использоваться для подписания серьезной документации.

Он считается ненадежным и преимущественно применяется для двух задач:

• удаленная идентификация частного лица;

• подписать документацию, при наличии специального соглашения.

Наиболее часто ПЭП задействуется при выполнении различных банковских операций, подачи заявки на получение государственных услуг или при регистрации на информационных сервисах.

Этот вид подписи не подходит для подписания документации в сети, иногда допускаются исключения (если обе стороны договоренностей договорились о его действительности).

Может использоваться во внутрикорпоративной системе – для формирования условий ЭДО (электронного документооборота).

Юридическая сила ПЭП

Стандартная подпись имеет собственную классификацию, связанную с юридической силой.

Первый тип подразумевает полное отсутствие юридической силы – это значит, что ранее не было создано индивидуальное соглашение для конкретного случая.

Подпись в цифровом формате не будет равнозначна стандартному собственноручному варианту.

В большинстве случаев подписание обозначает согласие с условиями сделки, но не участие в ней.

Все виды электронной подписи имеют значение, но каждая предназначена для выполнения определенных действий.

Именно поэтому важно правильно подобрать ключ, позволяющий регулировать конкретную документацию.

Чтобы наделить ПЭП юридической силой необходимо составить уникальный документ-соглашение, обозначающий приравнивание электронной подписи к лично поставленной.

Соглашение обычно представлено в виде небольшого документа с обозначением подписываемых договоров, условий сделки и определением силы ПЭП.

После этого возможно утверждение определенной документации, оговоренной заранее.

Для того, чтобы простая подпись имела юридическую силу, часто требуется предварительная идентификация личности при посещении оператора системы.

Характерные черты УП

Усиленной квалифицированной подписью воспользоваться уже сложнее — она предполагает усложненную процедуру получения и создается с помощью уникальных криптографических алгоритмов.

Основными особенностями УП считаются следующие факторы:

1. Обладает индивидуальностью и назначается для конкретного физического лица или компании.

2. Представлена в виде записи на съемном носителе – в основном на флешке.

3. Может быть выдана только государственным учреждением с наличием разрешения на подобную деятельность.

4. Срок действия ключа электронной подписи имеет ограниченный период, после истечения которого требуется обновление данных.

5. Подходит для подписания различной документации, активно используется в финансовой и бизнес-сфере.

Усиленные подписи дополнительно разделяются на квалифицированные и неквалифицированные – все их особенности мы рассмотрим ниже.

Неквалифицированная электронная подпись, или НЭП

Неквалифицированная электронная подпись относиться к усиленному типу и формируется при помощи специализированных криптографических веб-инструментов.

При создании используется закрытый ключ, предназначенный для нескольких функций:

• идентификация личности обратившегося пользователя (владельца);

• проверка наличия изменений в документации после последнего просмотра.

Этот вид подписей подобен со своим квалифицированным аналогом, он имеет меньшую степень защиты.

НЭП представлена в виде закрытого и открытого ключа, представленных в виде закодированных символов.

Где используется неквалифицированная электронная подпись?

НЭП приближается к обычной ручной подписи, но имеет некоторые ограничения. Из-за сниженного уровня защиты этот тип подписи обычно применяется лишь в некоторых сферах:

1. Создание отчетов. Это оптимальный вариант для физических лиц, ведь он значительно упрощает работу с налоговой и другими государственными службами. Предназначается для ведения и подтверждения внутренней, внешней отчетности.

2. Внутренний документооборот. В данном случае основной функцией будет определение личности сотрудника, который ознакомился с документом и заверил его. Подходит для использования в крупных и мелких организациях, подписания договоров разной сложности и важности.

3. Подписание договоров с контрагентами. Заверять внешние документы можно только по предварительной договоренности с подрядчиком. При этом осуществляется создание дополнительного договора с описанием условий.

Наиболее часто этот тип цифровых ключей используется владельцами бизнеса или сотрудниками крупных организаций.

Он значительно упрощает многие процессы документооборота и способствует ускорению ведения бизнеса.

Кроме этого, НЭП позволяет контролировать перемещение документов и контролировать все изменения на любом уровне.

Юридическая сила НЭП

Неквалифицированная подпись имеет юридическую силу, может использоваться для подписания внутренних и внешних договоров.

При использовании печати важно обозначать наименование закона или прописывать договоренности сторон в отдельном документе.

Она считается действительной, если это регламентировано законодательством или ранее утверждено дополнительной документацией.

В противном случае подписанная документация может не иметь юридической силы и при обжаловании в суде НЭП признается недействительной.

Обычный срок действия НЭП составляет 12 или 24 месяцев, но при потребности вы можете продлить его.

Сделать это можно в офисе УЦ всего за полчаса, поэтому процедура не доставляет дискомфорта. Если вы не продлеваете срок действия достаточно предоставить отчетность по выполненным действиям: в электронном или письменном формате.

Это популярный вид ключей, но для подписания серьезных договоров чаще применяется КЭП с повышенным уровнем защиты.

Особенности получения НЭП

Оформление НЭП должно осуществляться в специальном удостоверяющем центре, имеющем государственное разрешение.

Получение печати доступно для физических и юридических лиц, владельцев организаций с разной направленностью.

Физлица могут бесплатно оформить печать в налоговой, но она будет действовать в ограниченных рамках.

Чтобы получить полный набор возможностей и усиленную защиту, необходимо воспользоваться платными предложениями сторонних учреждений.

Квалифицированная электронная подпись или КЭП

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) считается наиболее надежным способом подписания веб-документации и, согласно законодательству, считается идентичной собственноручной.

Основным отличием КЭП от НЭП является прохождение ею дополнительной проверки НБУ, что гарантирует максимальный уровень защиты.

КЭП можно получить исключительно в удостоверяющем центре, прошедшем предварительную аккредитацию.

Принцип работы КЭП

На сегодняшний день квалифицированная электронная подпись представлена в виде зашифрованного набора символов.

Код создается при помощи специальной программы, прошедшей одобрение Службы безопасности Украины и многих других государственных служб.

Хранение ключа выполняется на токене – съемном накопительном устройстве, дополнительном защищенным шифрованием.

В качестве дополнения на основной ПК устанавливается защитная программа, обеспечивающая надежное сохранение всех данных. КЭП позволяет убедиться, что документ не был изменен после подписания и гарантирует соответствие договора начальным условиям.

Вы сможете просмотреть, кто открывал и подписывал документ, убедиться в точности полученной версии.

Где используется квалифицированная электронная подпись?

Сфера использования квалифицированной цифровой подписи чрезвычайно большая ведь она может регулировать все процессы и документы.

Обычно используется юридическими лицами и ФЛП, в редких случаях ее задействуют физлица.

Наиболее часто она применяется в следующих сферах и целях:

1. Торговые площадки. КЭП является незаменимым компонентом на крупных электронных торговых площадках, для обмена между заказчиком и поставщиком.

2. Государственные услуги. Важная возможность для юридических лиц – создание или удаление филиалов, изменение названий и ключевых данных. Все это может регулировать КЭП без составления дополнительных договоренностей.

3. Контролирующие органы (налоговая, таможня и т.д.). Квалифицированная подпись – незаменимый компонент бизнеса, предоставляющий возможность отправки и получения важной документации с компаниями контроля. Обеспечивает конфиденциальность и безопасность данных, позволяет осуществлять подписание серьезных документов.

4. Внутренняя и внешняя документация, отчетность. КЭП позволяет осуществлять быстрый и безопасный обмен документацией между контрагентами и сотрудниками компании. Она подходит для предоставления отчетов в крупных организациях государственного и частного характера.

Сфера применения квалифицированной подписи гораздо больше, поэтому она пользуется повышенным спросом.

Она применяется гораздо чаще, чем другие виды подписей и предоставляет в разы больше возможностей.

Юридическая сила КЭП

Квалифицированный ключ считается подписью, предоставляющей документу юридическую силу без дополнительных условий и соглашений.

Юридическая сила подписи регламентирована законодательством и устанавливается автоматически при подписании документа. Стоимость КЭП всегда выше цены других видов подписи, но она обеспечивает максимальную надежность и регулирует заверение любой документации.

КЭП является незаменимым компонентом для плательщиков налогов и организаций с численностью сотрудников более 100 персон.

Квалифицированная подпись открывает перед пользователем все возможности документооборота и снимает ограничения на разных государственных уровнях.

Этапы оформления КЭП

Получение квалифицированной подписи осуществляется в индивидуальном порядке, для этого необходимо выполнить несколько действий:

1. Обратиться в уполномоченный центр для создания КЭП.

2. Получить документацию для создания печати и предоставить организации необходимые документы.

3. Произвести оплату услуги по предоставленным реквизитам.

4. Получить готовый накопитель с установленным ключом и сертификатом.

Каждая организация выдвигает индивидуальные требования по документам, которые могут варьироваться в зависимости от типа оформления обращающегося (физлицо, юридическое лицо) и других особенностей.