Инструкция по работе в модуле Медок (Зарплата)

Зарплатный модуль создан для автоматизации расчета и начисления заработной платы на предприятии.

Основная аудитория — малые и средние предприятия. Кроме того, модуль позволяет вести процессы учета и управления персоналом — регистрация приема на работу, отпуска, увольнения, расчета больничных.

Основные функции Медок Зарплата выглядят следующим образом:

— Создание и ведение карточки сотрудника внутри системы, включая личную информацию и историю сотрудника в компании.

— Ведение расчетных листов сотрудников — начисление зарплаты в программе Медок, индексация зарплаты в  Медок — все это делается в одном месте, быстро и удобно.

— Расчет начисления в фонды, включая пенсионный — отдельно по сотрудникам и по предприятию в целом.

— Формирование документов на выплату переводов сотрудникам, алиментов на личные счета.

— Агрегировать расчетные листы за текущий и прошлые года, пока ведется учет деятельности в Медок.

— Заполнение отчетов на основании зарплатных ведомостей сотрудников.

Все эти задачи можно делать в данном модуле Медок. В сумме с полной программой — она предоставляет бухгалтеру мощный удобный инструмент для работы.

Первый запуск модуля Медок Зарплата

• При первом запуске — сразу включится Мастер настройки, интерфейс, который должен помочь с первичной настройкой модуля под потребности предприятия.

Вариантов настройки две — Стандарт — если вы не знаете что точно хотите использовать и как правильно устанавливать приложения — можете выбрать его; и Экспертный — он позволяет настроить все нюансы модуля.

• На втором этапе выберите направление деятельности вашего предприятия. Так как во всех сферах есть свои особенности, при корректном выборе вы получите полный список нужных справочников и контактов. Например, Медок Зарплата для бюджетных учреждений будет подтягивать всю документацию только по госпредприятиям и их особенностям.

Всего есть 5 направлений:

— Банки и банковская деятельность;

— Промышленные предприятия;

— Больницы и поликлиники (бюджетные и частные);

— Общеобразовательные заведения;

— Без профиля.

На следующем этапе — выберите год, с которого планируется ведение учета. К этой дате будут привязаны расчеты по начислению зарплаты в Медок и прочие отчетности.

Готово — первичная настройка завершена. Если в будущем вы задумаетесь над тем как перенести Медок на другой компьютер — то вам нужно будет проходить эти этапы с начала, пока не подтянется база, заархивированная на сервере.

Основные функции модуля Медок Зарплата

Расчетная ведомость

Расчетная ведомость генерируется в формате таблицы — реестра, каждая строка которого соответствует одному сотруднику.

Тут хранятся данные о всех начислениях, выплатах, размере оклада и задолженности.

Дважды клацнув на любом из сотрудников — вы получите более подробные и полные данные по его истории.

Данные в расчетную ведомость попадают автоматически — информация сюда вытягивается из персональных карточек сотрудников и расчетных листов.

Прямо в расчетной ведомости вы, по необходимости, можете вносить данные в личное дело, расчетный лист, табель рабочего времени и прочие параметры.

Это агрегированные данные по всей компании, с которыми просто и удобно работать.

Если вам не нужна вся информация в дэшборде сразу, то вы всегда можете выбрать другой формат отображения:

— Сокращенный;

— Средний;

— Большой;

— Кастомная настройка — когда вы сами выбираете какие поля стоит показывать, а какие вам вовсе не нужны.

В самой расчетной ведомости вы можете выбирать фильтра — как в Экселе или Гугл Документах.

Например, можно отсортировать сотрудников по подразделениям, если вам важно собрать статистику только по одному отделу за период.

Фильтры можно настраивать и самостоятельно. Например, если вам важно собирать выписки по всем сотрудникам, принятым на работу в январе и у которых зарплата составляет 10 000 грн.

Для этого в панели инструментов мы выбираем пункт “Установить фильтр”.

Вы можете выбрать свой вариант с пересечением фильтров или взять один из стандартных:

1. Уволенные сотрудники;

2. Уволенные сотрудники до определенной даты;

3. Уволенные сотрудники после определенной даты;

4. Сотрудники не в декрете;

5. Сотрудники которые получают зарплату на карту;

6. Работающие сотрудники.

Личные карточки сотрудников

Для того чтобы процесс начисления заработной платы шел в автоматическом режиме — вам нужно обязательно заполнить карточки сотрудников.

Раздел Кадровые данные — это реестр сотрудников, каждая строка которого представляет того или иного работника. Вы так же как и в ведомости можете фильтровать их или ранжировать.

Личные карточки подтягиваются и заполняются автоматически. Источник — справочник Сотрудники в основной программе Медок.

Его можно импортировать из других систем, если вы ранее вели учет в альтернативной программе, а можно заполнить самостоятельно, если такой базы у вас раньше не было.

Для создание карточки сотрудника с нуля — нажмите на кнопку Создать запись, находясь в разделе Кадровые данные. Откроется пустая Личная карточка и вы сможете внести в нее данные.

Что критично важно заполнить:

— Общие данные включают в себя: табельный номер — либо принять автоматический вариант, либо присвоить свой; Идентификационный номер, ФИО, Оклад или тариф на работы, Дата рождения и дата приема на работу (в случае увольнения, также и эта дата), Отдел, Должность, Система оплаты, Сертификат, Пол, Наличие трудовой книжки и прочие пункты, не все и которых — обязательны для заполнения.

— Добавочные данные. Сюда входят данные, которые вам необязательно нужны — все зависит от условий и задач вашей компании. Сюда входят Номер страховки, Дата выхода на пенсию, Номер телефона, Е-мейл, Группа инвалидности, Реквизиты для зачисления зарплаты и прочее.

— Раздел Стаж позволяет фиксировать как стаж сотрудника в вашей компании, так и его общетрудовой стаж и опыт работы в конкретной сфере.

— Расчетные листы — это помесячный архив общих начисленных и выплаченных сумм.

— Начисления — вкладка с историей начислений — премий, надбавок, доплат и прочего.

— Удержания — раздел, в котором фиксируются удержания с сотрудника: налог на прибыль, отчисления в фонды и прочие. Стандартные платежи рассчитываются автоматически.

— Фонды содержит в себе список всех фондов, в которые идут отчисления со счетов сотрудника. Редактировать в этом разделе ничего нельзя.

— Индексация зарплаты в Медке содержит периоды, начиная с которых производится индексация зарплаты.

— Удостоверения. В этот раздел — подгружаются все сканы личных документов сотрудника.

— Адреса содержат три поля — прописки, постоянного места жительства и места рождения.

— Фотография.

Табель учета рабочего времени

Этот раздел позволяет мониторить и планировать работу всех сотрудников. Он заполняется автоматически и зависит от графика работы сотрудника.

В случае, если было отклонение — опоздание, пропуск рабочего дня — это все вносится в табель дополнительно и в дальнейшем влияет на автоматический расчет заработной платы.

Из расчетного листа в эту таблицу подтягивается информация об отпусках, командировках и учебных поездок.

Реестр документов

Этот раздел позволяет в несколько кликов насчитать всем или выбранным группам сотрудников премии, отпуска, больничные или другие праздничные выходные.

При выписывании премии в этом разделе — она подтягивается в общую зарплатную ведомость.

Это далеко не все функции и возможности модуля Медок Зарплата — есть еще отчетные документы, которые можно формировать прямо в модуле, формирование отчетов по единому налогу и множество других удобных функций, которым имеет смысл уделить отдельные статьи.