Как наложить КЭП на сканированный документ

Квалифицированная электронная подпись позволяет предпринимателям, бухгалтерам и дургим вовлеченным лицам подписывать документи в несколько кликов мышкой, вместо того, чтобы печатать их, подписывать, сканировать снова и отправлять копию контрагенту или партнеру. 

КЭП по своей сути является аналогом обычной подписи, поэтому разберемся, каким образом вы можете наложить ее на уже подписанный другой стороной документ. Если вы сами создаете документ с помощью, например, Медок, то сможете наложить подпись просто поставив в нужном поле отметку. 

Как наложить КЭП на сканированный документ в Медок

Для подписания уже созданного документа в программе Медок, вам понадобится модуль Реєстр документів довільних форматів. Он позволяет подписывать документы любых рабочих форматов (*.doc(x), *.xls(x), *.pdf, *.jpeg, *.rtf). Это очень удобно, так как ваш контрагент может прислать нормально отсканированный документ в формате *.pdf, а может просто сделать фото на смартфон.

Если документ вы получили по почте, которая привязана к Медок, то вам достаточно будет зайти в папку Вхідні, чтобы найти ваш документ. Если же документ біл отправлен, скажем, в мессенджер, то у вас есть несколько вариантов:

1. На панели инструментов вібрать иконку Створити документ;
2. Вібрать последовательность Файл — Створити документ;
3. Нажать в необходимой папке правой клавишей мыши и выбрать пункт Створити документ.

Далее мы указываем путь к документу на вашем компьютере и добавляем его в Медок.

Так же и с подписанием документов — вы можете сделать это одним из трех способов:

1. Выделить файлы, которые подписываются и выбрать кнопку Підписати документ;
2. Выделить файлы и вызвать контекстное меню мышкой, выбрав пункт Підписати;
3. Либо же выделив файлы перейти в меню Файл — Підписати. 

По окончании вы получите архив, который можно будет выкачать, или же просто отправить почтой прямо из меню работы со входящими документами.

Как наложить КЭП на сканированный документ онлайн

Если вы, по какой-то причине, не пользуетесь системами электронного документооборота, то мы идем к вам. 

Если серъезно — то вы имеете возможность сделать подпись с помощью государственных онлайн инструментов. 

Первый вариант — сайт ЦЗО (Центрального засвидетельствующего органа). Тут процедура выглядит следующим образом:

1. Заходим на сайт в раздел Довірчі послуги — Підписати документ;

2. Выбираем путь к вашей КЭП;

3. Печатаем свой пароль и выбираем способ которым подписываем документ;

4. Нажимаем Підписати и получаем готовый вариант.

Касательно способов подписания — их существует три. 

• Подписание документа путем наложения подписи на сам документ. Таким образом, у вас на выходе получается единственный файл в формате *.p7s. 
• Второй вариант — вы получаете архив, в котором будет исходный файл в формате, который вы загружали и уже подписанный файл.
• И третий вариант — архив в формате *.zip с большим количеством метаданных. В целом, такой способ необходим для очень архаичных и специфических программ, которыми пользуются некоторые госучреждения, поэтому для ведения деятельности ФЛП мы бы его не рекомендовали. 

Другой вариант — подписание с помощью сервиса Дия. Тут вы можете как подписать документ с помощью КЭП, так и с помощью более простой Дия.Подписи. Алгоритм похож на подписание на сайте ЦЗО, поєтому расписывать детально его не станем. 

Важный момент. В интернет вы можете найти десятки сайтов, который позволяют подписать документы онлайн. Мы настойчиво не рекомендуем пользоваться чем-либо, кроме программ ЭДО, которыми вы пользуетесь, или сайтами, которые имеют окончание адреса — gov.ua.

Если вы будете подписывать документы на первом попавшемся сайте, то имеете все шансы потерять свой ключ либо же передать подпись мошенникам, которые с радостью подпишут за вас десятки важных для них документов. Будьте бдительны и осторожны.