Как перейти на электронный документооборот с клиентами?
15 июня 2021
Электронный документооборот не какая-то новинка на рынке — это достаточно старая и устоявшаяся технология, которая внедряется очень медленно.
Основная причина — в пассивности государственных институтов, которые работают по одной и той же схеме с десятками тысяч бумажек в виде отчетов, запросов и уведомлений и любое мелкое изменение в процессе тянет за собой еще два десятка старых процессов.
Потому переход государства, любого — в любой стране мира, это процесс не одного-двух лет, но десятилетий.
Отличная новость состоит в том, что в Украине на электронный документооборот переходят активно, особенно в последние три года и уже сейчас общение с государственными институтами стало проще, чем 5 лет назад.
Только за последние два года у нас заработали:
• электронные школьные журналы и аттестаты.
Если так вышло, что вы — частный предприниматель или владелец компании и вы до сих пор гоняете фуры с бумажными отчетами в налоговую, а подпись документов с клиентами происходит через отправку бумажных договоров, то настало отличное время поломать устоявшуюся схему.
Какие виды электронного документооборота в Украине актуальны?
Само собой, что любое отдельное направление, в котором присутствуют документы можно оцифровать.
Так, можно выделить следующие направления, которые уже сейчас полноценно работают в Украине:
— управленческий документооборот — обмен внутренними документами и сметами в компании.
— производственный — регулирует все процессы производства товара или услуги — от закупки материалов, до производства и возвратов.
— складской документооборот уже давно полностью перешел с бумажек и блокнотов в таблицы или программы.
— кадровый — все что касается сотрудников — личные дела, зарплаты, статусы, премии. Все красиво и в одном месте.
— бухгалтерский документооборот медленно и сложно выходил в электронную форму, но на сегодня процент предприятий, которые подают отчетность в налоговую в бумажном виде или почтой стремится к нулю.
Главное, что вы можете полностью перейти на электронный документооборот со своими партнерами и клиентами. Это упростит жизнь как вам, так и им.
Плюсы перехода на электронный документооборот с клиентами
Мы вынесли в этот раздел все плюсы для компании, которые тянет за собой переход на ЭДО.
Но где же все минусы, спросите вы. В основном минусы связаны с вероятностью потери данных на компьютерах или конфиденциальностью. Но назвать их минусами — сложно.
Если вас действительно беспокоит сохранность архивных документов — вы потратите 5 долларов в месяц на облачное хранилище, где будут лежать копии ваших документов.
Если вас волнует безопасность сделок и документов — вы позаботитесь, чтобы логин и пароль были адекватными (не 12345), а сами доступы были только у тех, кому они нужны и кто использует их в своей ежедневной работе.
В большинстве случаев, проблемы безопасности связаны с человеческим фактором и придерживаясь простых правил вы обезопасите свою документацию от стороннего внимания.
Потому перейдем к плюсам, так как их — огромное множество.
1. Время — деньги. При переходе на электронный документооборот с вашими клиентами, договор, который вы согласовывали неделю до момента полного согласия на подписание — может быть подписан с вашей стороны за минуту, а уже через минуту — со стороны вашего партнера. В классическом варианте такое возможно только если вы оба бросили все свои дела и поехали на живую встречу — потратили несколько часов на дорогу только ради подписания и рукопожатия.
2. Свободное место. Это важный пункт, так как для хранения большого объема договоров и отчетов сначала используется шкаф в кабинете бухгалтера, потом угол комнаты с тремя шкафами и уже потом — отдельное помещение, постоянно увеличивающееся в объемах. Остановитесь, выдохните и перенесите все ваши документы на одну флешку. А лучше на две — и вторую спрячьте в сейфе.
3. Прозрачность и простота. Как внутри компании, так и в работе с подрядчиком — намного проще делать сверки по электронным версиям документов. Все цифры отлично загоняются в эксель, поиск по датам и транзакциям проходит на уровне системы или программы, которую вы используете. Возникли вопросы к отчету за позапрошлый год? Откройте программу или архив, а не несите 300 коробок из подвала.
4. История в деталях. При согласовании любого документа — возникают правки и пожелания по дополнительным пунктам. Электронный документооборот позволяет зафиксировать все этапы правок, которые вы прошли со своими партнерами и когда через 2 года возникнет вопрос о том, почему тот или иной пункт у вас в договоре — поднять историю правок в документе будет сильно надежнее, чем искать прошлогодний блокнот.
5. Снижение затрат. Марки, конверты, бумага, принтер, секретарь и пересылка — от какого огромного количества проблем вы можете избавится перейдя на ЭДО. Счета на канцелярию сразу снизятся, выплаты транспортным компаниям минимизируются, а несколько человек можно будет перевести на более интересные должности, где их работа будет приносить компании доход.
6. Работа удаленно с нами надолго. Если для подписания договора вам нужно было ехать в офис или в бизнес центр, где назначена встреча с партнером, то вы представляете как сильно это ограничивает вас в выборе места для работы. 2021 год показал, что люди могут работать удаленно так же эффективно, как и офисах. Иногда — даже лучше. Соответственно и руководители могут работать из домашних офисов, подписывая документы онлайн и проводя в офисе ровно столько времени, сколько они сами себе определят.
Программы для ЭДО
Существует десятки и даже сотни программ для электронного документооборота.
Мы, в Укрзвит, определили для себя несколько, которые мы помогаем нашим клиентам интегрировать в их бизнес и чьей поддержкой занимаемся ежедневно вот уже много лет.
Потому в этом разделе расскажем о том, что знаем лучше всего.
Медок. Наверняка вы видели предложение по типу “медок скачать программу бесплатно”.
И действительно вы можете спокойно скачать медок бесплатно — с сайта Укрзвит, установить на рабочие компьютеры и пройти регистрацию.
Пользование программой, правда, стоит денег — но небольших в сравнении с навороченными и сложными сервисами, для разбора в которых нужна пояснительная бригада.
Медок хорош тем, что это целый комплекс модулей — в стандартной версии вы можете вести документооборот с контролирующими органами, а добавляя модули — подавать все виды отчетов, вести переписку и составлять договора-акты-приложения со своими клиентами.
Причем интересная функция Медка — если внутри компании вы используете программу для документооборота, а ваш потенциальный клиент или контрагент — нет, то он все равно может подписывать ваши документы своей электронной подписью — просто перейдя по ссылке в браузер и верифицировавшись.
То есть, вы можете работать по ЭДО с клиентами, которые по какой-то причине не хотят использовать ЭДО в повседневной практике.
Flydoc. Это модуль для 1С:Предприятие, который позволяет обмениваться документами с клиентами, работающими в других системах.
Например, если вы работаете в Медок — то для настройки полноценного документооборота вашему клиенту, сидящему на 1С не нужно принудительно устанавливать себе вторую бухгалтерскую программу, зачем? Достаточно установить модуль и процесс будет запущен.
Сота. Сота — это с одной стороны более простая версия Медка, которая имеет в себе ряд преимуществ. К ним можно отнести как более современный дизайн, так и работу прямо из браузера.
Если вы ведете весь документооборот самостоятельно или доверяете задачу одному бухгалтеру — такой вариант вам отлично подойдет.