Как придать электронному документу юридическую силу?

Представители бизнес-сферы и бухгалтерии знают, что бумажный документ считается действительным при наличии на нем реквизитов, печатей, подписей и других важных данных.

Давайте попробуем разобраться, как формируется юридическая сила электронного документа и какую роль в этом играет цифровая подпись.

А также имеет ли юридическая сила у документов переданных по электронной почте.

Гражданский кодекс Украины предполагает, что бумажный документ может быть активным, если в нем присутствуют подписи сторон.

Если в этой сфере все достаточно просто, то электронные договоренности имеют множество сложностей и дополнительных условий.

Электронная подпись позволяет узаконить договор в электронной форме, но для этого нужно учесть целый ряд требований.

Возможности электронной подписи

ЭЦП — это средство предоставления юридической силы электронному договору, но специфичность этого вида подписи привела к появлению новых условий для ее действительности.

Подпись подходит для подписания различных договоров при соответствии ключа требованиям законодательства и современным методам идентификации документов в гражданских обращениях.

Важно учитывать, что ЭП не может использоваться для заверения документации — она подходит исключительно для замены печати и письменной подписи.

Для подтверждения подлинности потребуется посещение нотариуса или нотариальной конторы.

Каждый желающий может получить ЭЦП путем подачи заявления на соответствующую услугу с выполнением указанных требований.

Виды ЭЦП для подписания договоров

Современные технологии предполагают наличие нескольких видов электронной цифровой подписи.

Каждая из них обладает определенными ограничения в использовании. Простая цифровая подпись не имеет юридической силы, поэтому редко применяется для подписания документации (только при наличии дополнительных договоров).

Чтобы сделать документ, подписанный электронной подписью, необходимо применить КЭП.

Квалифицированная электронная подпись обладает юридической силой и позволяет заверять важную документацию так, чтобы юридическая значимость документа приравнивалась к бумажной версии.

Этот тип ключа представлен в виде криптографических символов с зашифрованными и защищенными данными.

Он гарантирует надежность и безопасность данных.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) — это произведение документального обмена в интернете.

Возможен обмен документацией через внутрикорпоративную сеть организации или другими альтернативными методами.

ЭДО обладает множеством полезных функций и преимуществ, основными среди них считаются:

• ускоряет процесс передачи документации;

• позволяет быстрее производить расчет между контрагентами;

• способствует экономии денежных средств на закупке канцелярии.

Чтобы ЭДО было регламентировано законодательством, необходимо выполнить его заверение электронной подписью.

Активное использование веб-документооборота способствовало приданию документам юридической силы и их введение в обычную жизнь.

Важно учитывать, что созданный на ПК документ нельзя считать юридически значимым. Законодательство предлагает разные виды юридического гаранта для определенного типа документов.

Формализованные документы

Формализованные документы обладают высоким уровнем важности, поэтому должны соответствовать нормам, установленным законодательством.

Передача документации всегда выполняется по регламентированным правилам.

В число документов входят:

• разноформатные отчеты;

• официальные счета-фактуры;

• договоры трудоустройства фрилансера;

• опись истребованной документации.

Этот тип подлежит подписанию исключительно квалифицированной цифровой подписью — после этого юридическая сила документа считается действительной.

Неформализованные документы

Регулирование неформализованных документов не осуществляется государством, поэтому они могут быть выполнены и переданы в произвольном порядке.

В число этих документов входят различные договоренности, письма и т.д.

Они могут получить юридическую силу при выполнении одного из следующих условий:

1. Подписание КЭП. Квалифицированная электронная подпись автоматически обеспечивает юридическую силу определенной документации.

2. Подписание ПЭП. Простая электронная подпись может придать документу юридическую при условии создания дополнительного письменного согласования. В нем должны быть прописаны все условия сделки и указано согласие сторон на придание силы ПЭП.

При выборе второго варианта, важно правильно прописать все условия, реквизиты и другие данные. Только в этом случае суды и другие вышестоящие инстанции смогут считать действительной подписанную документацию.

Особенности регулирования ЭДО законодательством

Для использования электронного документооборота стороны должны договориться и подписать документ с детально прописанными условиями.

Юридически значимый документооборот на основе ПЭП дополнительно подтверждается идентификацией личности и, при потребности, другими документальными подтверждениями.

В качестве неоспоримой доказательственной базы может быть принят только документ, подписанный при помощи КЭП.

Если ЭДО будет предоставляться в качестве доказательства определенных действий (например, в суде), рекомендовано его распечатать.

Обязательно нужно иметь при себе сертификат, подтверждающий подлинность электронной подписи. Он выдается в органах получения ЭП одновременно с оформлением подписи.

Какие существуют проблемы в регулировании цифровых документов?

На сегодняшний день вопрос юридической силы документов, переданных по электронной почте довольно спорный.

Законодательство допускает принятие ЭДО в судебных разбирательствах и указывает на то, что он может считаться действительным.

Одновременно с этим, суд принимает документы, подписанные электронной цифровой подписью, только в случае наличия дополнительных доказательств правоотношений между сторонами.

На практике ЭДО активно используется в повседневной жизни, но еще не смог вытеснить бумажные варианты договоров.

В нормах законодательства присутствуют очевидные прогалины, затрудняющие точное регулирование правил ЭДО и вносящие множество недочетов.

Как подписать документ электронной подписью?

Перед подписанием электронного документа нужно получить ЭП. Процедура ее получения не требует большого количества времени — обычно она занимает не более получаса.

Предварительно нужно собрать документы для ЭЦП и предоставить их в удостоверительную организацию.

В число документов входит паспорт, прописка (подтверждение личности и места регистрации) и организационная документация (для владельцев официально зарегистрированного бизнеса).

Возможность создания подписи для подтверждения электронных документов реализована во многих программах, доступных для использования бесплатно или за небольшую плату.

Самыми распространенными считаются:

• специализированные системы для ЭДО;

• информационные порталы по предоставлению государственных услуг или торговые площадки;

• профессиональные учетные системы;

• программы для формирования ЭП на ПК;

• веб-сервисы с возможностью загрузки документа и создания индивидуальной подписи;

• офисные ПО для работы с ЭДО.

Мы предлагаем рассмотреть функции и возможности одной из востребованных систем на платной основе.

Модули Медок упрощают обеспечение юридической значимости документа и раскрывают новые возможности перед пользователем.

Электронный документооборот Медок

Система “M.E.Doc” вышла за рамки стандартной программы: она позволяет осуществить налаживание собственного независимого документооборота.

Она предлагает работу с разными видами документов: от налоговых отчетов до сложных договоров и счетов.

Данная программа имеет бесплатную пробную версию с ограниченным функционалом. Это позволяет пользователям ознакомиться с основными возможностями Медок и только после этого приобрести платную версию.

Достоинством программы является наличие встроенной электронной подписи для общественного и личного использования. Каждый созданный документ автоматически приобретает юридическую силу — это уменьшает временные затраты и сложности при оформлении.

Возможности “M.E.Doc”

На сегодняшний день “M.E.Doc” — это шаг в будущее для юридических и физических лиц. Программа упрощает ведение бизнеса и предлагает особые преимущества:

• возможность автоматической установки ЭЦП и предоставления официальных сертификатов Медок;

• автоматическое заполнение документов в соответствии с обновленными нормами законодательства;

• простой расчет и заполнение отчетов, расчет налогов и многое другое;

• возможность оформления и отправки документации для различных государственных служб (налоговая, таможенная и другие).

Это краткий перечень возможностей Медок — этот список гораздо больше. “M.E.Doc” включает множество модулей с разноформатной направленностью, что расширяет сферу использования программы.

Как обеспечивается юридическая сила электронных документов?

Как было указано ранее, правовая сила электронного документа обеспечивается гораздо сложнее, чем для бумажного аналога. При подписании документа при помощи ПЭП потребуется составление дополнительного соглашения между сторонами. В соглашении указывается информация, имеющая непосредственное значение. При составлении данных важно знать, какие реквизиты относятся к юридически значимым. В их число входят:

1. Печать.

2. Условия соглашения в текстовом формате.

3. Наименование компании (автор документа).

4. Тип документации.

5. Дата установки подписей.

6. Гриф для санкционирования соглашения.

7. Регистрационный номер.

При составлении соглашения важно проследить за наличием данных. В качестве альтернативного метода придания юридической силы ЭДО можно использовать КЭП, вам не потребуется составление дополнительных документов.

Рациональным вариантом будет использование программы “M.E.Doc” с собственными сертификатами и электронной подписью. Это лучшее решение для экономии бюджета и значительного упрощения ведения бизнеса. Кроме средства придания юридической силы ЭДО, вы получаете универсальный инструмент с массой полезных возможностей.