Какие преимущества электронного документооборота

Знакомьтесь, это Руслан. Он частный предприниматель и старается делать все правильно: вовремя подавать отчетность в налоговую, платить сборы и не попадать на штрафы.

У него пока что два наемных сотрудника — бизнес только начинается и большую часть всей работы Руслан делает сам.

Вот и сегодня, восьмого числа, он с утра печатает две пустых отчетности по своему ФЛП, заполняет их внимательно и усердно, чтобы вовремя сдать отчет.

До граничной даты еще есть несколько дней, но лучше подать все немного заранее, чтобы обезопасить себя.

Полчаса прокорпев над бумагами, Руслан покидает офис и отправляется в налоговую. Да, ехать далеко и неудобно в утреннее время, но после 12 там уже не протолкнуться в очередях.

Постояв в пробках и прибыв на место, наш герой понимает, что он такой не один — в окошке для подачи отчетов уже образовалась очередь на десяток человек. Видимо, многие подумал так же как и он.

С другой стороны, сложно представить что тут будет твориться через два дня — в последний день подачи отчета!

Бумажный документооборот требует действительно много времени. Ну да ничего. В соседней очереди на сверку как раз всего 3 человека — можно сначала сверить все данные по прошлым платежам, может и очередь в окно с отчетами рассосется.

Постояв 15 минут в очереди за сверкой — какой-то мужчина со стопкой распечаток решил сверить каждую транзакцию за последние полгода — Руслан также прошел эту процедуру. Вроде все прошло быстро, но 40 минут как не бывало. Очередь в окошко с отчетами тем временем освежилась, но короче не стала — так что, придется отстоять.

Ожидая своей очереди по подаче отчета, предприниматель отправил несколько е-мейлов, скорректировал план работ своих подчиненных, написал маме и даже успел поговорить с клиентом — все равно заняться нечем. В итоге еще через 25 минут отчет был подан — осталось только записать новые реквизиты для уплаты налогов (меняются чуть не каждый месяц, ей-богу!) и можно возвращаться в офис и начинать рабочий день.

К чему же вся эта история? Руслану друзья предлагали ввести электронный документооборот в организации, но ему кажется, что фирма пока слишком маленькая и содержать бухгалтера или платить много денег за программы — ему рановато.

Фирма действительно небольшая. Но с утра он суммарно потратил 4 часа на поездки, заполнений, стояния в очередях. Возможно, если бы он остался в офисе, заполнил и подал отчет в электронном виде и оставшиеся три с половиной часа уделил общению с клиентами — фирма росла бы быстрее? Как знать.

Что такое электронный документооборот

Организация электронного документооборота — это перевод обмена бумажными документами в электронный вид. Чтобы было проще, приведем пару примеров.

1. Электронный чек, вместо бумажного. Популярная и актуальная на сегодня история, когда крупные магазины высылают вместо бумажного чека и гарантийного паспорта — ссылку на эти документы в личном кабинете покупателя. Таким образом, случись гарантийная поломка через 6 месяцев — не нужно искать чек, закинутый в коробку или в отдельную папочку дома. Достаточно зайти на сайт магазина, распечатать его и передать вместе с техникой в ремонт.

2. Электронная отчетность в налоговую. Система Медок или другая система отчетности позволяет избежать бессмысленных трат времени, описанных во вступлении этой статьи. В базу системы электронного документооборота подгружаются самые актуальные форматы и формы отчетов — достаточно заполнить их на компьютере, подписать электронной подписью или печатью и отправить в налоговую одним кликом мышки. Второй огромный плюс — если отчетность подана неверно или к ней есть замечания, то уведомление об этом придет в течении секунд после проверки, на почту. А не заказным письмом через 3 месяца, когда уже начали крутиться штрафы и пеня.

3. Электронный документооборот с контрагентами. Это очень удобный формат работы, когда вам не нужно встречаться лично со своими партнерами или обмениваться документами по почте, затягивая старт сотрудничества. Договорились об условиях, подписали документы и все — можно приступать к работам, зафиксированным в контракте.

4. Внутренний документооборот на предприятии, вроде актов, сверок, отчетов и прочего — также легко переходит в цифровой вид. Это не только экономит бумагу и время на поиски, но и позволяет ускорить все согласования и процессы.

То есть, внедрение электронного документооборота (ЭДО) на предприятии позволяет сократить время и расходы на бумагу-принтер.

Он ускоряет все процессы и дает вторую жизнь системам погрязшим в бюрократии. Но есть ли у ЭДО минусы? Давайте рассмотрим и этот вопрос.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Начнем, пожалуй, с минусов.

Сложность перехода. Для нового стартапа, который вчера образовался, переход на ЭДО вопросом не стоит. Скорее всего, собственники сразу начнут все делать в цифре и будут правы.

Но для старых компаний с небольшим штатом, бухгалтерским или юридическим компаниям старой школы такой переход может стоить сил и нервов — придется переучиваться и налаживать все процессы с нуля.

Стоит ли несколько месяцев таких неудобств итогового результата? По нашему мнению — однозначно да.

К главным недостаткам электронного документооборота относится:

1. Дополнительный сотрудник или контрагент. Внедрить ЭДО полностью самостоятельно вряд ли получится. Потому понадобится компания-партнер или сотрудник в штат, который будет настраивать системы, проводить обучение, внедрять инструменты на компьютеры всех участников процесса.

2. Работа с контрагентами. Очень сложно полностью перейти на ЭДО, если ваши партнеры все еще остаются на бумажном документообороте и ничего не хотят с этим делать. Тут уж универсальных рекомендаций нет — либо искать новых партнеров, либо договариваться. Также можно, в качестве исключения, с партнерами, с которыми попрощаться невозможно — вести двойной документооборот. Электронный документооборот на предприятии может вестись в электронной форме, а для одного-двух партнеров все дублируется в письменном виде.

3. Безопасность. Этот пункт у нас неслучайно стоит последним, прямо перед пунктами с плюсами ЭДО. Дело в том, что многие компании переживают о ненадежности защиты документов в цифровом виде. Но будем честны. В большинстве компаний вся документация хранится в папках в кабинете без лампочки, в который имеют доступ, пожалуй, все, кроме уборщицы. А если у вас ЭЦП не записан на той же флешке, что и лежат фотографии детей, а документы хранятся на запароленном облаке или компьютере, пароль от которого не 12345 — то сохранность их в электронном виде сильно выше, чем в бумажном виде в коморке или столе руководителя.

Системы электронного документооборота — примеры

Программ, которые помогают предприятию обмениваться документами очень много на рынке, каждая предлагает свой набор функционала.

Некоторые заточены под одну сферу, другие универсальные. Какие-то лучше защищены, а некоторые — ориентированы на малые предприятия.

В этой статье мы не сможем сделать полноценный обзор каждой из них, потому сконцентрируемся на тех, интеграцию которых предлагает компания Укрзвит.

1. Система Медок. Это программа, которая в базовой своей версии позволяет подавать отчетность в налоговую и обмениваться-подписывать документы с контрагентами. Главная целевая аудитория базовой версии — ФЛП, которые только начинают работать или имеют небольшие объемы документооборота. Понятный интерфейс и простота в использовании позволяют предпринимателям самостоятельно вести весь учет, не привлекая стороннего бухгалтера. Когда же компания растет, растет и потребность в доп.функционале. Тут Медок предлагает свои дополнительные модули — Отчетность в НБУ, Зарплатный модуль и прочие доработки позволяют расширить функционал программы. Если они вам не нужны — вы получаете простой инструмент. Если нужны — то мощную бухгалтерскую программу.

2. СОТА. Это веб-версия сервиса Медок. Когда вам не нужно, чтобы программа была установлена на одном ПК или наоборот — вам нужен доступ к ней с любого устройства в любое время — выбор Соты будет полностью оправданным.

Кроме двух систем, которые интегрируем мы, существует еще около сотни других программ.

Некоторые из них очень примитивны, другие подходят только для медицинских центров (как пример узкой специализации).

Бывают наоборот — очень переусложненные решения, которые содержат в себе все и сразу.

Какую программу выбрать — решать только вам. Главное на что стоит ориентироваться — это список функций, которыми вы действительно будете сейчас пользоваться.

В большинстве случаев дополнительный функционал вы сможете привязать позже с помощью модулей.

Как начать внедрять электронный документооборот

Для внедрения ЭДО на ваше предприятие стоит сделать несколько важных шагов.

• Составить список функций, которые вы будете требовать от программы. Вы хотите только подавать отчеты или активно обмениваться актами с партнерами? Вам нужно подавать отчеты в НБУ или вы хотите прямо из интерфейса оплачивать все бюджетные платежи? Составьте в таблицу список задач, которые хотите покрыть с помощью инструмента и отсейте программы, которые вам не подходят.

• Посмотрите обзоры или протестируйте демо-версии всех программ, которые остались в вашем списке после отсеивания. Выберите, какой интерфейс кажется вам более удобным, с чем будет проще разобраться вам и вашим коллегам. Посмотрите на скорость работы, отзывы на программу в интернете. Вероятнее всего вы выбираете инструмент один раз и на долгие годы — так что, потратьте несколько дней на выбор лучшего варианта.

• Оформите себе КЭП (квалифицированную электронную подпись) или Электронную печать, если у вас их еще нет. Помните, что обычного ЭЦП или BankID сегодня уже недостаточно для обмена данными с официальными органами и подписи документов. КЭП предлагает более серьезный уровень защиты ваших данных, что крайне важно для бизнеса.

• Закажите настройку и обучение по выбранной программе. Очень редко с бухгалтерской программой можно разобраться на 100% самостоятельно. Для этого есть специально обученные консультанты, которые подключат, настроят и покажут всем сотрудникам, имеющим доступ к работе с ней все нюансы, важные в работе.

• Пользуйтесь и наслаждайтесь дополнительным временем, которое у вас появилось, после переноса документооборота в электронную плоскость.

Подключение и настройку программ Медок и Сота вы можете заказать на нашем сайте — специалисты Укрзвит помогут с внедрением любой сложности и масштабов.

Заказать подключение специалиста