Какие преимущества электронного документооборота

13 мая 2021

Установка сетевого Медка - подробная инструкция
График работы в мае

Знакомьтесь, это Руслан. Он частный предприниматель и старается делать все правильно: вовремя подавать отчетность в налоговую, платить сборы и не попадать на штрафы.

Какие преимущества электронного документооборота — Фото 1

У него пока что два наемных сотрудника — бизнес только начинается и большую часть всей работы Руслан делает сам.

Вот и сегодня, восьмого числа, он с утра печатает две пустых отчетности по своему ФЛП, заполняет их внимательно и усердно, чтобы вовремя сдать отчет.

До граничной даты еще есть несколько дней, но лучше подать все немного заранее, чтобы обезопасить себя.

Полчаса прокорпев над бумагами, Руслан покидает офис и отправляется в налоговую. Да, ехать далеко и неудобно в утреннее время, но после 12 там уже не протолкнуться в очередях.

Постояв в пробках и прибыв на место, наш герой понимает, что он такой не один — в окошке для подачи отчетов уже образовалась очередь на десяток человек. Видимо, многие подумал так же как и он.

С другой стороны, сложно представить что тут будет твориться через два дня — в последний день подачи отчета!

Бумажный документооборот требует действительно много времени. Ну да ничего. В соседней очереди на сверку как раз всего 3 человека — можно сначала сверить все данные по прошлым платежам, может и очередь в окно с отчетами рассосется.

Постояв 15 минут в очереди за сверкой — какой-то мужчина со стопкой распечаток решил сверить каждую транзакцию за последние полгода — Руслан также прошел эту процедуру. Вроде все прошло быстро, но 40 минут как не бывало. Очередь в окошко с отчетами тем временем освежилась, но короче не стала — так что, придется отстоять.

Ожидая своей очереди по подаче отчета, предприниматель отправил несколько е-мейлов, скорректировал план работ своих подчиненных, написал маме и даже успел поговорить с клиентом — все равно заняться нечем. В итоге еще через 25 минут отчет был подан — осталось только записать новые реквизиты для уплаты налогов (меняются чуть не каждый месяц, ей-богу!) и можно возвращаться в офис и начинать рабочий день.

К чему же вся эта история? Руслану друзья предлагали ввести электронный документооборот в организации, но ему кажется, что фирма пока слишком маленькая и содержать бухгалтера или платить много денег за программы — ему рановато.

Фирма действительно небольшая. Но с утра он суммарно потратил 4 часа на поездки, заполнений, стояния в очередях. Возможно, если бы он остался в офисе, заполнил и подал отчет в электронном виде и оставшиеся три с половиной часа уделил общению с клиентами — фирма росла бы быстрее? Как знать.

Что такое электронный документооборот

Организация электронного документооборота — это перевод обмена бумажными документами в электронный вид. Чтобы было проще, приведем пару примеров.

Какие преимущества электронного документооборота — Фото 2

1. Электронный чек, вместо бумажного. Популярная и актуальная на сегодня история, когда крупные магазины высылают вместо бумажного чека и гарантийного паспорта — ссылку на эти документы в личном кабинете покупателя. Таким образом, случись гарантийная поломка через 6 месяцев — не нужно искать чек, закинутый в коробку или в отдельную папочку дома. Достаточно зайти на сайт магазина, распечатать его и передать вместе с техникой в ремонт.

2. Электронная отчетность в налоговую. Система Медок или другая система отчетности позволяет избежать бессмысленных трат времени, описанных во вступлении этой статьи. В базу системы электронного документооборота подгружаются самые актуальные форматы и формы отчетов — достаточно заполнить их на компьютере, подписать электронной подписью или печатью и отправить в налоговую одним кликом мышки. Второй огромный плюс — если отчетность подана неверно или к ней есть замечания, то уведомление об этом придет в течении секунд после проверки, на почту. А не заказным письмом через 3 месяца, когда уже начали крутиться штрафы и пеня.

3. Электронный документооборот с контрагентами. Это очень удобный формат работы, когда вам не нужно встречаться лично со своими партнерами или обмениваться документами по почте, затягивая старт сотрудничества. Договорились об условиях, подписали документы и все — можно приступать к работам, зафиксированным в контракте.

4. Внутренний документооборот на предприятии, вроде актов, сверок, отчетов и прочего — также легко переходит в цифровой вид. Это не только экономит бумагу и время на поиски, но и позволяет ускорить все согласования и процессы.

То есть, внедрение электронного документооборота (ЭДО) на предприятии позволяет сократить время и расходы на бумагу-принтер.

Какие преимущества электронного документооборота — Фото 3

Он ускоряет все процессы и дает вторую жизнь системам погрязшим в бюрократии. Но есть ли у ЭДО минусы? Давайте рассмотрим и этот вопрос.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Начнем, пожалуй, с минусов.

Сложность перехода. Для нового стартапа, который вчера образовался, переход на ЭДО вопросом не стоит. Скорее всего, собственники сразу начнут все делать в цифре и будут правы.

Но для старых компаний с небольшим штатом, бухгалтерским или юридическим компаниям старой школы такой переход может стоить сил и нервов — придется переучиваться и налаживать все процессы с нуля.

Стоит ли несколько месяцев таких неудобств итогового результата? По нашему мнению — однозначно да.

К главным недостаткам электронного документооборота относится:

1. Дополнительный сотрудник или контрагент. Внедрить ЭДО полностью самостоятельно вряд ли получится. Потому понадобится компания-партнер или сотрудник в штат, который будет настраивать системы, проводить обучение, внедрять инструменты на компьютеры всех участников процесса.

2. Работа с контрагентами. Очень сложно полностью перейти на ЭДО, если ваши партнеры все еще остаются на бумажном документообороте и ничего не хотят с этим делать. Тут уж универсальных рекомендаций нет — либо искать новых партнеров, либо договариваться. Также можно, в качестве исключения, с партнерами, с которыми попрощаться невозможно — вести двойной документооборот. Электронный документооборот на предприятии может вестись в электронной форме, а для одного-двух партнеров все дублируется в письменном виде.

Какие преимущества электронного документооборота — Фото 4

3. Безопасность. Этот пункт у нас неслучайно стоит последним, прямо перед пунктами с плюсами ЭДО. Дело в том, что многие компании переживают о ненадежности защиты документов в цифровом виде. Но будем честны. В большинстве компаний вся документация хранится в папках в кабинете без лампочки, в который имеют доступ, пожалуй, все, кроме уборщицы. А если у вас ЭЦП не записан на той же флешке, что и лежат фотографии детей, а документы хранятся на запароленном облаке или компьютере, пароль от которого не 12345 — то сохранность их в электронном виде сильно выше, чем в бумажном виде в коморке или столе руководителя.

Системы электронного документооборота — примеры

Программ, которые помогают предприятию обмениваться документами очень много на рынке, каждая предлагает свой набор функционала.

Некоторые заточены под одну сферу, другие универсальные. Какие-то лучше защищены, а некоторые — ориентированы на малые предприятия.

В этой статье мы не сможем сделать полноценный обзор каждой из них, потому сконцентрируемся на тех, интеграцию которых предлагает компания Укрзвит.

1. Система Медок. Это программа, которая в базовой своей версии позволяет подавать отчетность в налоговую и обмениваться-подписывать документы с контрагентами. Главная целевая аудитория базовой версии — ФЛП, которые только начинают работать или имеют небольшие объемы документооборота. Понятный интерфейс и простота в использовании позволяют предпринимателям самостоятельно вести весь учет, не привлекая стороннего бухгалтера. Когда же компания растет, растет и потребность в доп.функционале. Тут Медок предлагает свои дополнительные модули — Отчетность в НБУ, Зарплатный модуль и прочие доработки позволяют расширить функционал программы. Если они вам не нужны — вы получаете простой инструмент. Если нужны — то мощную бухгалтерскую программу.

2. СОТА. Это веб-версия сервиса Медок. Когда вам не нужно, чтобы программа была установлена на одном ПК или наоборот — вам нужен доступ к ней с любого устройства в любое время — выбор Соты будет полностью оправданным.

Какие преимущества электронного документооборота — Фото 5

Кроме двух систем, которые интегрируем мы, существует еще около сотни других программ.

Некоторые из них очень примитивны, другие подходят только для медицинских центров (как пример узкой специализации).

Бывают наоборот — очень переусложненные решения, которые содержат в себе все и сразу.

Какую программу выбрать — решать только вам. Главное на что стоит ориентироваться — это список функций, которыми вы действительно будете сейчас пользоваться.

В большинстве случаев дополнительный функционал вы сможете привязать позже с помощью модулей.

Как начать внедрять электронный документооборот

Для внедрения ЭДО на ваше предприятие стоит сделать несколько важных шагов.

• Составить список функций, которые вы будете требовать от программы. Вы хотите только подавать отчеты или активно обмениваться актами с партнерами? Вам нужно подавать отчеты в НБУ или вы хотите прямо из интерфейса оплачивать все бюджетные платежи? Составьте в таблицу список задач, которые хотите покрыть с помощью инструмента и отсейте программы, которые вам не подходят.

• Посмотрите обзоры или протестируйте демо-версии всех программ, которые остались в вашем списке после отсеивания. Выберите, какой интерфейс кажется вам более удобным, с чем будет проще разобраться вам и вашим коллегам. Посмотрите на скорость работы, отзывы на программу в интернете. Вероятнее всего вы выбираете инструмент один раз и на долгие годы — так что, потратьте несколько дней на выбор лучшего варианта.

• Оформите себе КЭП (квалифицированную электронную подпись) или Электронную печать, если у вас их еще нет. Помните, что обычного ЭЦП или BankID сегодня уже недостаточно для обмена данными с официальными органами и подписи документов. КЭП предлагает более серьезный уровень защиты ваших данных, что крайне важно для бизнеса.

• Закажите настройку и обучение по выбранной программе. Очень редко с бухгалтерской программой можно разобраться на 100% самостоятельно. Для этого есть специально обученные консультанты, которые подключат, настроят и покажут всем сотрудникам, имеющим доступ к работе с ней все нюансы, важные в работе.

• Пользуйтесь и наслаждайтесь дополнительным временем, которое у вас появилось, после переноса документооборота в электронную плоскость.

Подключение и настройку программ Медок и Сота вы можете заказать на нашем сайте — специалисты Укрзвит помогут с внедрением любой сложности и масштабов.

Установка сетевого Медка - подробная инструкция
График работы в мае