Ключи в Медке: как настроить?
27 апреля 2021
Ключи в Медке: как настроить?
Подключать ключи в программе Медок нужно в двух случаях: если вы только начинаете пользоваться программой и если ключи поменялись и требуется их заменить.
Замена может быть связана с получением нового ключа, вместо продления старого, сменой ответственного лица или другими факторами.
Главное — у вас на руках новая квалифицированная электронная подпись и для подписания документов в дальнейшем — нужно загрузить ее копию в Медок. Сам КЭП состоит из двух ключевых документов:
− Файл в формате .crt — это Сертификат квалифицированной электронной подписи;
− Файл в формате .zs2 — файл с самим секретным ключем.
Очень важный момент — если вы получили ключи только недавно, в негосударственном органе — перед загрузкой ключей в Медок или параллельно с этим — вам обязательно нужно подать данные о них в контролирующий орган.
Незарегистрированные в налоговой ключи не будут иметь веса при подписании документов, даже через Медок.
Как загрузить и проверить ключи в Медок?
Чтобы загрузить ключи в M.E.Doc вам необходимо:
1. На рабочий компьютер скачать Медок и авторизоваться.
2. Открыть программу и выбирать закладку Головне меню — пункт Адміністрування — Сертифікати.
3. В разделе Встановлені сертифікати вам нужно выбрать кнопку Завантажити з Інтернету или нажмите кнопку F5 на клавиатуре.
В автоматическом режиме у вас подгрузятся все сертификаты, касающиеся вашего предприятия.
Обязательно проверьте их на актуальность, если вы ранее не загружали ничего в программу.
4. Если все ОК — нажимаем Так на всплывающем окне “Сертифікати успішно завантажені. Змінити налаштування комплекту підписів?”.
5. Далее идем в Карточку предприятия, где нам нужно проверить актуальность всех данных по вашему юрлицу. Для этого выбираем Головне меню — Довідники — Картка підприємства.
Важно! Необходимо сверить данные на Карточке предприятия. Если данные некорректны, то нужно исправить в следующих пунктах:
− Підприємство — если название предприятия сменилось;
− Адреси — если нужно указать новый юридический адрес, отличный от записанного в КЭП;
− Керівництво — если нужно сменить людей на руководящих должностях.
Зачастую, при первой загрузке ключей в КЭП вам не нужно изменять ничего в этом разделе — лишь подвязать КЭП, чтобы в дальнейшем использовать его при подписании документов.
Как привязать ключи для подписи в Медке
После загрузки ваших ключей — необходимо установить их использование по умолчанию. Чтобы в будущем при подписи каждого отдельного документа не выбирать из списка нужный ключ.
Для этого с главной страницы мы переходим в раздел Первинні документи и выбираем Користувацькі налаштування комплекту підписів.
После двойного нажатия мышкой появится окно Налаштування підписів. В окне выбираем создать новую запись и и попадаем в меню создания записи.
Для создания новой записи необходимо присвоить ей Наименование. Лучше всего использовать очевидное — по типу операции, которую вы будете проводить.
В поле Налаштування діє для выбираем один из пунктов, который вам больше подходит:
• Всіх документів — подпись применяется ко всем документам;
• Вхідних документів — подпись будет применяться только к документам в разделе Входящие;
• Вихідних документів — только к исходящим документам.
На следующем шаге необходимо заполнить Перелік умов для каждого комплекта ключей. Пункты следующие:
− Контрагент — указываем контрагента согласно ЕДРПОУ.
− Ярлик — в будущем вы наверняка будете использовать ярлыки для пометки всех контрагентов.
− Тип документа — тут вы можете выбрать сразу несколько типов документов, которые планируете подписывать данным комплектом ключей;
− Код документа — тут выбираем все типы документов, которые планируем подписывать, но уже по кодам. Коды должны соответствовать списку, который мы выбрали в прошлом пункте, иначе программа выдаст ошибку.
− Сума по документу — указываем минимальную и максимальную суммы, которые можно будет подписать.
− Перелік підписантів — тут уже добавляем список лиц (фактически их личных ключей), которые могут подписывать документы данным шаблоном. Именно в этом пункте мы добавляем все нужные в шаблоне Ключи для подписи того или иного типа документов.
После сохранения шаблона у вас появится возможность подписывать документы с помощью комплекта электронных ключей, без их ручного добавления каждый раз.
Если необходимо поменять ключи в Медок — как это сделать?
Очень важный пункт, который касается всех настроек — перед тем как изменять что-либо в настройках — вам нужно скачать и установить обновление Медок.
Важно, чтобы все правки вносились на версии, которая максимально защищена на текущий момент.
Если вы уже пользуетесь программой Медок, но на предприятии произошли изменения в списке подписантов — вам нужно заменить имеющиеся ключи на новые.
Для этого нужно пройти несколько шагов:
1. Блокирование сертификата руководителя. Для этого переходим в пункт Головне меню — пункт Адміністрування — Сертифікати.
Выделяем мышкой нужный нам сертификат, который хотим заменить и нажимаем Заблокувати.
2. В новой вкладке автоматически откроется сгенерированное письмо — заявление. Указываем в нем номер письма и причину блокировки сертификата.
3. При подписании письма в окне Підпис, в поле Каталог з секретними ключами — указываем путь к папке с секретным ключом руководителя, который использовался ранее. Вводим пароль и нажимаем OK.
4. Чтобы далее отправить письмо и в контролирующий орган — на вкладке Наступні дії выбираем Відправити в контролюючий орган. В окне Вибір адресата выбираем пункт Документи АЦСК Україна и нажимаем кнопку ОК. В окне подписи введите пароль на секретные ключи шифрования. Письмо отправлено.
5. Следующим шагом мы удаляем старые ключи подписи и заменяем их на новые. Для этого переходим на вкладку Головне меню — Адміністрування — Сертифікати, выбираем сертификаты, которые планируем удалять и выбираем пункт Видалити сертифікат. Нам предложат сразу изменить комплект сертификатов — тут нажимаем Ні.
Открываем Головне меню — Адміністрування — Параметри системи — Підпис. В блоках Звітність, Статистична звітність, Податкові накладні, Первинні документи нажимаем на строчку с цепочками сертификатов, которые загрузили и выбираем из выпадающего списка Бухгалтер-Директор-Печатка или другой, более подходящий вам вариант.
Далее необходимо заменить ключ на новый во всех связках, как мы делали пунктом ранее.
Безопасность загрузки ключей в Медок
Квалифицированная электронная подпись состоит из 2 файлов — crt и zs2.
Насколько они безопасны и стоит ли опасаться при загрузке их в Медок?
crt — это распространенный формат файла, который также используется при создании SSL сертификатов для сайтов. Такие сертификаты призваны шифровать данные, отправляемые на сервер пользователем и возвращаемые обратно сайтом. Сделано все для повышения безопасности обмена платежными данными.
crt относится к РЕМ сертификатам — это файлы, закодированные по схеме Base64. То есть, все данные кодируются с помощью 64 символов, что снижает вероятность взлома или расшифровки при передаче.
zs2 файлы — это личные ключи электронно-цифровой подписи.
Это те файлы, которые вам ни в коем случае нельзя передавать третьим лицам, хранить на рабочем столе или в папке под “паролем”. Такие файлы нельзя хранить на внешнем жестком диске или в почтовом ящике. Многие эти правила нарушали, из-за чего попадали на огромные штрафы за подписанные документы и проведенные транзакции, которые права проводить не имели.
Потому с 2017 года использование подобных ключей в Украине разрешено только с помощью верифицированной программы, как Медок или через токен — физический носитель вашего электронного ключа.
Настройка автопродления ключа в Медок
Существует возможность настроить автопродление ключей в Медке.
То есть, вам не нужно возвращаться к регистратору через год или два, когда срок действия вашего ключа закончится, а можно по нажатию одной кнопки продлить его еще на год.
Должно быть соблюдено два условия:
1. До окончания срока действия сертификата осталось не менее 45 дней.
2. Сертификат все еще действителен — то есть, нельзя настроить автопродление на следующий день после окончания срока его работы. Тут уже придется продлевать через регистратора.
Для того, чтобы настроить функцию — нужно пройти 4 простых этапа.
Этап 1
Если ранее вы уже загрузили в Медок свои сертификаты, то за 45 дней до окончания их срока действия у вас автоматически появится кнопка Сформувати заявки.
При нажатии на нее вы попадете в новое окно, в котором нужно указать ФИО человека, который в вашей компании ответственный за установку сертификатов.
В этом же окне указываем Парольний діалог — слово или фразу, с помощью которой в будущем можно будет заблокировать сертификат по телефону.
После этого можно выбирать сертификат или несколько, которые вы планируете продлевать в автоматическом режиме. Когда сертификаты выбраны — переходим на следующую вкладку Карточка присоединения к договору об оказании услуг.
Тут заполняем все данные и подписываем карточку своим действующим ключом.
Важно! Срок выдачи нового сертификата будет соответствовать дате подписания и оплаты нового сертификата в Медке.
Этап 2
Наша задача — сгенерировать новый секретный ключ и отправить заявку на формирование сертификата.
Для этого в окне Генерація секретного ключа прописываем путь к месту, где будут храниться ваши сертификаты (скорее всего это будет адрес вашего КЭП) и вводим пароль.
В результате — вы получите новый секретный ключ, который будет располагаться там, куда вы его отправили.
Подписываем операцию своим действующим ЭЦП или КЭП
и переходим к следующему этапу, предварительно отправив новый сертификат на сервера АЦСК Украина — это окно возникнет автоматически.
Этап 3
На этом этапе вам нужно провести оплату за сертификат. Вариантов будет несколько:
• Провести оплату онлайн.
• Оплата уже произведена — если вы ранее оплатили новый сертификат, то ожидаем когда она отметится на серверах.
Этап 4
Зайдите в раздел Адміністрування — Сертифікати — Заявки на сертифікат и нажмите на отправленной заявке кнопку Запит сертифіката. Если оплата уже поступила и сертификат был сформирован — программа выдаст вам диалоговое окно с уведомлением об успешной загрузке сертификата. Чуть позже вы сможете увидеть его на вкладке Встановлені сертифікати и полноценно использовать в работе.
Генерация ключей в Медке — как быстро создать новый ключ
Если у вас пока нет защищенного ключа или вы просрочили предыдущий и не можете настроить автоматическое продление, то нужно сгенерировать новый.
Проще всего это сделать прямо в Медок или вы можете обратиться к профессионалам — компания Укрзвит занимается выпуском квалифицированных электронных подписей.
Для создания ключа в Медок необходимо:
зайти на вкладку Адміністрування — Сертифікати — Заявки на сертифікат. Тут выбираем Файл — Сформувати заявки.
Далее нужно заполнить анкету и отправить ее на проверку, нажав Наступні дії — Перевірити заявку.
После проверки в том же меню Наступні дії выбираете Згенерувати секретний ключ. Готово — ключ создан, но его нужно сохранить.
Для сохранения ключа в окне, которое появилось — Зберігати секретний ключ на захищений носій, нажимаем кнопку Далі и выбираем носитель.
Важно — с 2018 года вы должны использовать Токены — специальные защищенные флешки или карты памяти с дополнительным шифрованием. Сохраняем наш Ключ на Токен, введя пароль.
Готово — новый ключ успешно сохранен на носителе!