Модуль "Электронный документооборот"
ЭЛЕКТРОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — ВАШ ШАГ НАВСТРЕЧУ БУДУЩЕМУ!
В данном материале Вы, пользователь программного продукта «M.E.Doc» сможете узнать о модуле Бизнес более детально. С помощью этого модуля можно не только создавать и обмениваться первичными документами со своими партнерами, контрагентами и проверяющими органами, но и контролировать весь этот процесс от начала и до самого конца.
Работа с цифровой документацией или же ее оборот предполагает проведение с электронными бумагами большого перечня различных операций: создание, изменение, сохранение и взаимообмен с контролирующими или партнерскими организациями. Электронный документооборот не только позволит выполнять всем привычные работы с документами быстрее и качественнее, но и может полностью заменить бумажные документы, тем самым сэкономив вам время и ресурсы.
Цифровой документ — аналог обычного документа, создаваемый при помощи специального программного обеспечения, которое также может использоваться для его модификации и хранения (в единой базе данных). Для заверения и подтверждения электронного документа используется специальный шифр и особая цифровая подпись.
Цифровая подпись электронного документа — специальный способ защиты его информации, который используется для легализации и подтверждения подлинности. Такая подпись выступает полным аналогом настоящей подписи должностного лица и печати предприятия. Система оборачиваемости цифровых документов предполагает не только создание цифровых бумаг пользователями, но и выполнение всех вышеперечисленных операций по работе с ними.
Как это работает?
Модуль M.E.Doc.Бизнес вместе с сертификатами цифровой подписи, выданными АЦСК «Украина», используют огромное количество предприятий на территории Украины, поэтому к этому числу вы можете легко присоединиться. Мы вас уверяем, что среди всего этого количества организаций гарантированно присутствуют и ваши партнеры, поэтому при помощи модуля «Бизнес» вы уже сейчас можете существенно облегчить себе процесс взаимодействия с ними.
Выгодно ли это?
Да. Во-первых, вам не придется тратить массу времени (три-четыре дня) на создание бумажных документов с их отсылкой по почте или факсу вашим партнерам. Для отправки документа в системе «M.E.Doc» нужно потратить всего одну минуту своего времени. Во-вторых, вам не придется нести затраты на бумагу, услуги почты или же курьерских служб. Система «M.E.Doc» прямо из «коробки» предоставляет возможность обмена документами и за это не нужно ничего доплачивать дополнительно.
Преимуществами цифрового документооборота являются:
1. Получение доступа к единой базе цифровых документов, которая позволяет полностью оптимизировать и автоматизировать процесс их учета, фильтрации и разбивки по дате, времени и т.д.
2. Создание различных первичных документов, используя специальные шаблоны.
3. Организация работы с различными цифровыми документами.
4. Возможность взаимодействовать с базой документов на расстоянии (удаленно).
5. Ограничение доступа тем или иным пользователям к конкретным документам.
6. Проведение аудита цифровой документации при помощи различных встроенных инструментов программы.
7. Использование классификаторов и справочников при работе с цифровой документацией.
8. Возможность оперативного внесения исправлений и правок в цифровой документ.
9. Внутренний и внешний обмен документами.
10. Использование квалифицированной электронной подписи для защиты документов от несанкционированного доступа, просмотра и изменения.
Безопасно ли это?
Да. За безопасность электронного документооборота отвечают специальные шифры и цифровые подписи, которые выдаются участникам этого процесса особым уполномоченным органом Украины. Данные средства защиты предотвращают любой несанкционированный доступ к документу со стороны третьей стороны. Более того, программный продукт «M.E.Doc» успешно прошел все проверки и экспертизы ГСССЗИ Украины, поэтому может без каких-либо проблем использоваться на современных предприятиях.
Если говорить детальнее о процессе шифрования документов, то для этого используются два ключа. Первый носит название «открытый» и применяется для кодировки документа и проверки подлинности цифровой подписи. Второй ключ используется для расшифровки и последующего использования документа. Ключ — это некий набор специальных символов, который является уникальным и неповторимым. Именно это обеспечивает надежность всего процесса электронного документооборота.
Легитимно ли это?
Конечно, да. Согласно законодательству Украины, все электронные документы наделены теми же правами, что и их бумажные аналоги, поэтому вы ничем не будете рисковать, если начнете их использовать на своем предприятии. Мы уверены, что вы уже сейчас отправляете налоговую отчетность в ГНСУ, используя электронную подпись.
Более того, с появлением на рынке ПО «M.E.Doc» каждый пользователь получил возможность самостоятельно выбирать, каким образом он хочет получать налоговые накладные (в бумажном или цифровом виде). Это положение было официально закреплено в НКУ в июле месяце 2012 года. Поэтому, если вам неудобно получать бумажные налоговые накладные от своих контрагентов, то вы можете смело от них отказаться, сославшись на законодательство Украины.
Со списком законов Украины, а также других законодательных актов, которые полностью легализируют электронный документооборот, вы можете ознакомиться ниже.
Закон України «Про електронні довірчі послуги»;
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України про удосконалення деяких податкових норм» (в ред. від 19.12.2018), п.66
Напоследок хочется сказать, что если вы хотите существенно упростить свою предпринимательскую деятельность, то вам уже сейчас стоит обратить внимание на программный продукт «M.E.Doc». Он позволит вам не только создавать большое количество различных финансовых и управленческих документов прямо на своем рабочем месте, но и обмениваться ими со своими партнерами и другими заинтересованными лицами.
Если у Вас остались вопросы, обращайтесь: