Шпаргалка бухгалтера
Электронный документооборот

Настройка комплектов подписей в Медок

26 января 2023

Обновление программы до версии 11.02.095
Как наложить КЭП на сканированный документ

Настройка комплекта подписей в Медок позволяет вам создавать пкетные подписи для разных типов документов. Например, вы чаще всего подписываете акты выполненных работ и договора на поставку. При этом для актов вам необходима подпись директора и главбуха, а для договоров также необходима подпись юриста. 

С помощью комплекта подписей вы можете создать пакет КЭП сотрудников, который можно будет накладывать на определенный тип документов всего лишь в два клика. 

Как настроить комплект подписей в Медок

Сразу сделаем важную ремарку. Согласно Закона, подписывать документы имеет право лишь лицо, которое имеет полномочия. То есть, имеет доверенность, юридически оформленную, от всех подписантов, чьи КЭП она использует. Поэтому, если ваш план состоит в том, чтобы предложить секретарю накладывать подписи за всех лиц в компании — побеспокойтесь, чтобы секретарь имел на это юридическое право. 

Для создания комплекта подписей в медок необходимо:

1. Выбрать в меню Первинні документи — Користувацькі налаштування комплектів підписів. Нажимаем на пункт меню и попадаем в основное окно работы с настройками.

 

Настройка комплектов подписей в Медок — Фото 1

 

2. Тут выбираем пункт Файл — Створити запис. Если вам необходимо создать несколько комплектов — эту процедуру нужно будет пройти несколько раз.

 

Настройка комплектов подписей в Медок — Фото 2

 

3. В разделе Найменування мы можем указать собственное название для комплекта. Рекомендуем называть его таким образом, чтобы любой из сотрудников мог понять, о чем идет речь. например, “Підпис актів”, или “Підпис Директор+Головбух+Юрист”.

 

Настройка комплектов подписей в Медок — Фото 3

 

4. Выбирая пункт Налаштування діє для — укажите, для какого типа документов создается этот комплект. Если вы работаете, кроме входящих документов, также и с документами, которые ваши контрагенты отправляют в виде фото — следует выбирать пункт Всіх документів.

 

Настройка комплектов подписей в Медок — Фото 4

 

5. Раздел Перелік умов не обязательно имеет несколько значений, но такая возможность существует. Вы можете добавить сюда Контрагента (одного или нескольких — группу), ярлыки, которыми пользуетесь для сортировки документов, коды документов, согласно справочника, тип документа и стоимость документа. Таким образом, вы можете создать комплект ключей, с помощью которого можно будет подписать любой документ, если он не превышает определенные параметры. Например, тот же самый входящий документ от выбранного контрагента, но с суммой, больше стандартной, может потребовать дополнительного согласования. Так, вы выставляете такое ограничение.

 

Настройка комплектов подписей в Медок — Фото 5

 

6. И последнее, добавляем подписантов. Вы можете добавлять ключи как по одному, так и из сохраненных в Медок ключей.

 

Настройка комплектов подписей в Медок — Фото 6

 

Комплекты подписей в Медок сильно упрощают работу бухгалтерии с первичными документами. Но стоит действительно внимательно заполнить все условия, чтобы в случае чего, даже возможности подписать подозрительный документ у сотрудника не было.

Обновление программы до версии 11.02.095
Как наложить КЭП на сканированный документ