О новом порядке обмена электронными документами

Сегодня 15 ноября 2017 вступил в силу приказ МФУ от 06.06.2017 г.. № 557, которым утвержден Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами (далее — Порядок 557) и предусмотрено, в частности, новые формы и порядок заключения договора о признании электронных документов.

Одновременно утратил силу приказ Государственной налоговой администрации Украины от 10 апреля 2008 года № 233 «О предоставлении электронной налоговой отчетности».

Порядком 557 определено, что электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством и на основании Договора, определяет взаимоотношения субъектов электронного документооборота (СЭД).

Физические лица, не являющиеся самозанятыми лицами, автоматически считаются СЭД и имеют право подавать электронные документы в контролирующие органы исключительно с использованием ЭЦП.

Юридические лица, самозанятые лица, налоговые агенты, контролирующие органы, органы государственной власти, органы местного самоуправления получают статус СЭД с даты заключения Договора о признании электронных документов.

Сразу отметим, что действующие договоры о признании электронных документов продолжают действовать до возникновения оснований, определенных пунктом 14 раздел III Порядка 557, а именно:

• получения информации от АЦСК о завершении срока действия (или отмены) усиленного сертификата руководителя;
• получение информации из Единого государственного реестра об изменении руководителя;
• получение информации из Единого государственного реестра о государственной регистрации прекращения юридического лица;
• наличие в Реестре самозанятых лиц информации о снятии с учета самозанятого лица как налогоплательщика в контролирующем органе;
• наличие в Государственном реестре информации о закрытии регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов подписчика Заявления о присоединении к Договору (руководителя) в связи со смертью.

Предусмотрен Порядком 557 Договор о признании электронных документов имеет форму публичной оферты — договор присоединения, заключается путем акцепта контролирующим органом направленным плательщиком Заявления о присоединении

Присланное Заявление контролирующий орган обязан рассмотреть в течение 1 рабочего дня.

Подтверждением присоединения к Договору является получение СЭД второй квитанции о принятии Заявления о присоединении к Договору.

Основаниями для отказа в принятии заявления о присоединении к Договору и соответственно в присоединении к Договору являются:

• отсутствие автора на учете в контролирующем органе;
• несоответствие регистрационных данных автора, указанных в Заявлении о присоединении к Договору, данным Единого государственного реестра и Государственного реестра физических лиц — плательщиков налогов (далее — Государственный реестр)
• наличие в Едином государственном реестре записи о государственной регистрации прекращения юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности физического лица — предпринимателя;
• наличие в Государственном реестре информации о закрытии регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов подписчика Заявления о присоединении к Договору (руководителя) в связи со смертью;
• наличие действующего договора.

В таком случае во второй квитанции указываются причины неприятия Заявления о присоединении.

Обратите внимание!

Если к моменту истечения рабочего дня, следующего за днем получения указанного Заявления (дату зафиксировано в первой квитанции), контролирующий орган не сообщил СЭД о присоединении к Договору или отказ в присоединении, то присоединение осуществляется автоматически в момент истечения такого срока (дата, зафиксированная во второй квитанции).

Действие Договора может быть прекращено по инициативе СЭД — подписанта Заявления о присоединении к Договору (руководителя, уполномоченного представителя), либо при наличии оснований, определенных пунктом 14 раздел III Порядка 557 (см. Выше).

В день прекращения действия Договора контролирующий орган направляет СЭД автоматически сформированное сообщение о прекращении действия Договора.

Обратите внимание!

При наличии действующего договора и в случае изменения местонахождения или местожительства СЭД, в результате чего изменяется административно-территориальная единица и контролирующий орган, в котором СЭД состоит на учете, Заявление о присоединении к Договору в контролирующий орган по новому местонахождению не направляется.

Согласно Порядка 557, электронные документы — это созданные в электронной форме с соблюдением требований законов об электронном документообороте и электронной цифровой подписи документы, составление, предоставление или направления которых предполагается Налоговым кодексом, другими нормативно-правовыми актами, принятыми на основании и в исполнение НКУ, или связано с реализацией прав и обязанностей плательщика и контролирующих органов согласно нормам Кодекса, в том числе:

• налоговая отчетность,
• отчетность по уплате единого взноса,
• финансовая и статистическая отчетность,
• налоговые и акцизные накладные,
• расчеты корректировки к налоговым и акцизных накладных,
• заявления,
• справки,
• сервисные запросы,
• выдержки,
• договоры,
• сообщения
• решения и др.

Электронные формы документов в формате по стандарту на основе спецификации eXtensibleMarkupLanguage (XML) размещается и поддерживается в актуальном состоянии на официальном портале ДФС.

Автоматизированная проверка электронного документа, направленного в адрес контролирующего органа, осуществляется в день поступления или не позднее следующего рабочего дня, если электронный документ поступил после окончания операционного дня или 1:00 до его окончания, и включает:

• проверку правового статуса ЭЦП путем установления силу усиленного сертификата ключа подписчика на подписании электронного документа и соответствия личного ключа подписанта открытому ключу, указанному в усиленном сертификате. При этом дата и время наложения ЭЦП устанавливаются по данным отметки времени, полученной подписантом от АЦСК в момент подписи, а силу усиленного сертификата на данный момент устанавливается по данным соответствующего онлайн-сервиса АЦСК (OCSP) и / или данными актуальных списков отозванных сертификатов (CRL) указанного АЦСК;
• проверку обязательности и последовательности наложения на электронный документ ЭЦП подписчиков и электронной печати (при наличии) в установленном порядке;
• проверку соответствия электронного документа утвержденному формату (стандарту)
• проверку наличия обязательных реквизитов;
• проверку наличия Заявления о присоединении к Договору;
• проверку действия Договора.

Первая квитанция направляется автору электронного документа в течение 2х часов с момента его получения контролирующим органом, иначе — в течение первых 2х часов следующего операционного дня.

В случае отрицательных результатов автоматизированной проверки в первой квитанции сообщается о непринятии электронного документа с указанием причин, в таком случае вторая квитанция не формируется.

Если в течение установленного срока после отправки электронного документа не поступила первая квитанция, электронный документ считается полученным адресатом.

Не позднее следующего рабочего дня с момента формирования первой квитанции формируется вторая квитанция, которая является подтверждением о принятии (регистрации) или сообщением о неприятии в контролирующем органе электронного документа. Во второй квитанции указываются реквизиты принятого (зарегистрированного) или непринятого (с указанием причины) электронного документа, результаты обработки в контролирующем органе (дата и время принятия (регистрации) или неприятие, регистрационный номер, данные об авторе и подписанте (подписчиков) электронного документа и автора квитанции).

При наличии второй квитанции о принятии электронного документа дате и времени принятия (регистрации) электронного документа контролирующим органом считаются дата и время, зафиксированные в первой квитанции.

Субъекты электронного документооборота самостоятельно определяют режим доступа к электронным документам, содержащим конфиденциальную информацию, и устанавливают для них систему (способы) защиты.

Обязательные реквизиты электронных документов определяются законодательством.

Контроль за вводом данных, их полнотой и достоверностью при создании электронного документа возлагается на его автора.

Создание электронного документа завершается наложением на него ЭЦП для подписи (подписчиков), электронной печати (при наличии), как предусмотрено для аналогичного документа в бумажном виде.

Для предоставления права подписи электронных документов (кроме Заявления о присоединении к Договору) другим лицам, которым делегировано право подписи, СЭД сообщает о таких лицах контролирующий орган путем направления Сообщение о предоставлении информации по ЭЦП в электронном виде по форме согласно Приложению 2 к Порядку 557. к Сообщение вносится информация о подписчиков, которым предоставляется право подписи электронных документов (кроме Заявления о присоединении к Договору), на Сообщение первыми накладываются ЭЦП всех лиц, включенных в Сообщения, в порядке очередности их внесения в Сообщения, после них — ЭЦП для подписи Заявления о присоединении к Договору (руководителя) и последней — электронная печать (при наличии).

Электронные документы направляются с учетом установленных законодательством предельных сроков для подачи таких документов.

Электронные документы, отправленные по истечении срока, установленного законодательством для представления аналогичных документов в бумажном виде, считаются с нарушением сроков их представления.

На сегодняшний день электронные формы документов, которые введены в действие новым Порядком, еще не опубликованы в реестре форм электронных документов на официальном веб-портале ДФС. Ждем их публикацию.