Первичные документы в бухучете

Первичные бухгалтерские документы — это документы, которые составляются по фактам экономической деятельности предприятия. Если говорить просто — то каждая операция, которую проводит юридическое лицо, фиксируется именно за счет первичных документов. Это хлебные крошки, по которым контролирующий орган либо новый бухгалтер может отследить все опрации компании за тот или иной период.

Рассмотрим, какой бывает первичная документация, как правильно составлять такие документы, когда должны составляться первичные документы и основные требования к ним.

Основные сведения первичных документов

ПД должны состоять из определенных данных, по которым возможно получить максимум информации относительно действия, прописанного в них. Такие данные называются реквизитами. 

Обязательными реквизитами для документов, которые относятся к первичным, являются:

1. Название либо код формы — общепринятый код, по которому определяется тип информации, которая фиксируется документом. 
2. Дата создания первичного документа.
3. Название предприятия со стороны которого инициировано создание документа.
4. Полная информация либо код операции, которая была проведена и факт которой фиксируется документом.
5. Перечень должностных лиц, которые имеют отношение к операции.
6. Подписи лиц, которые визируют проведение операции.

Также возможны дополнительные данные, которые дают больше информации по операции:

1. Реквизиты — идентификационный номер операции.
2. Детализация причины проведения операции (например, для списания со склада).
3. Полная информация о личности-получателе услуги или товара.

Если в документах не хватает той или иной обязательной информации — такой документ может считаться недействительным. 

Виды первичных документов бухгалтерского учета

Все первичные документы бухгалтерского учета имеют свою форму независимо от формата — электронный это документ или бумажный. Если документ составлен в свободной форме, но с указанием всех необходимых реквизитов — он может быть признан недействительным. 

Перечень первичных документов бухгалтерского учета, которые могут быть созданы на предприятии:

Расходная накладная. Документ, который формируется на стороне поставщика и фиксирует факт передачи товаров от поставщика к покупателю. Расходная накладная имеет рекомендованную форму подачи, но может быть составлена в более свободной форме при условии соблюдения всех обязательных реквизитов. 

Товарно-транспортная накладная или ТТН. Для ТТН существует утвержденный шаблон. Накладная создается в случаях, когда для передачи товара покупателю были задействованы транспортные компании. 

Акт о выполненных работах. Документ, который фиксирует факт выполнения работы. Подписывается двумя сторонами — заказчиком и предоставителем услуг. Подписанный документ имеет целью зафиксировать, что услуги приняты со стороны покупателя и стороны претензий друг к другу не имеют. Форма такого документа утверждена. 

Расходный и приходный кассовые ордера. Это документы, которые фиксируют факт прихода либо изъятия наличных средств из кассы. Имеют утвержденную форму. 

Счет-фактура. Документ детально описывает хозяйственную операцию о предоставлении товара или услуги. Обязательно содержит информацию по количеству товаров-услуг, стоимость каждой из позиций, общую сумму платежа и валюту, в которой проводится расчет. 

Бухгалтерская справка. Бухсправка — это единственный документ, который может считаться корректирующим. В случаях, когда необходимо внести правки в предыдущие документы для исправления бухгалтерской ошибки — используется бухгалтерская справка. Также бухгалтерская справка может использоваться для закрытия операционных счетов учета расходов и доходов и в таком случае — она не считается первичным документом. 

Это основные виды бухгалтерских документов, которые присутствуют в законодательстве Украины. Именно они должны составляться для сопровождения любой финансовой операции на предприятии. 

Нормативно-правовая база ПД

К первичным документам относятся 6 типов документов, составленных определенным образом. Но чем регулируется форма подачи того или иного документа? Рассмотрим законодательство, которое регулирует основные требования к первичным бухгалтерским документам.

Нормативными актами, которые регулируют форму и требования к содержанию первичной документации являются:

1. Закон Украины «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» от 16.07.1999 г. 
2. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 года № 88 

Формат создания первичных документов не зависит от формы документа — он может быть создан и зарегистрирован как в электронной так и в письменной форме. Единственная разница — тип подписи и печати. Вона может быть как цифровой, так и аналоговой. 

Сроки хранения первичных документов 

Документ, который относится к ПД, должен храниться в бухгалтерии для возможной проверки. 

Согласно пункта 44.3 НКУ, все первичные документы должны храниться не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, которая ссылается на эти первичные документы. Если речь идет о документах, необходимых для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием, то документы должны храниться не менее 2555 дней. 

Так что, минимум три года с момента подачи отчетности, бухгалтерия должна хранить все оригиналы первичных документов, после чего они могут быть утилизированы. 

Отдельный случай — проверка со стороны контролирующих органов. Скажем, если на предприятии была проведена проверка документов со стороны налоговой, то все документы, которые проверялись должны храниться еще три года после того. Отсчет начинается с 01 января следующего года. 

Таким образом, документ, датированный 01.08.2017, который был проверен налоговой службой 01.02.2020 года, должен храниться еще до 01.01.2024 года. 

Если речь идет о документах, содержащих информацию о финансовых операциях, то они должны храниться 5 лет после проверки. В нашем случае — до 01.01.2026 року. 

В случаях, когда документы были утрачены или уничтожены до окончания даты хранения — на предприятие накладывается штраф. 

Ответственность за сохранность документов первичного учета

Всю ответственность за сохранность документов несет предприятие. Поэтому, вся документация должна хранится в архивах, идеально, если в огнестойких шкафах. 

Непосредственно ответственность за сохранность документов, чаще всего, перекладывают на главного бухгалтера или человека, который был назначен главным бухгалтером. 

Когда сроки хранения документов истекают, необходимо проводить процедуру экспертизы. Экспертиза фиксирует список документов, у которых сроки хранения истекли, создается акт о списании с перечнем документов и только после этого предприятие имеет право на уничтожение документации. Если документы были утилизированы без процедуры экспертизы, то такая процедура может быть признана незаконной. 

Типичные ошибки при заполнении первичных документов

Первчиная документация — альфа и омега отчетности любого юридического лица. Кроме отчетности, они важны для структурированного учета операций самой компанией. Рассмотрим несколько ошибок, которые встречаются чаще всего. 

Не заполняются в полном объеме обязательные реквизиты. Документ, в котором отсутствуют данные в полях обязательных реквизитов не является действительным и не может быть принят в качестве документа отчетности. 

В документе присутствуют исправления. Если речь идет о документах, которые фиксируют банковские и кассовые операции, то исправления не допускаются в любом случае. Такие ошибки необходимо переделывать либо способом создания нового документа, либо с помощью бухгалтерскоц справки. 

Если же речь идет о меньших ошибках, например, исправления реквизитов сторон в уже подписанном акте выполненных работ, то исправления допускаются только при условии соблюдения двух нормативов:

1. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных данных и написанием корректных данных над зачеркнутыми. То есть, замазывание корректором — не допускается. 
2. К каждому исправлению должна добавляться надпись «Исправлено» с указанием даты исправления и подписями всех сторон, которые подписали документы. Если документ существует в нескольких экземплярах — исправления должны применяться ко всем экземплярам. 

Документ остался не подписанным. Это касается как документов в электронном виде, так и в бумажном. Неподписанный документ не считается действительным и не может служить первичным документом.