Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Первичные документы — это документы, которые фиксируют момент хозяйственной деятельности. Это могут быть договора, акты, счета-фактуры и т.п. 

Первичный документ обязательно должен содержат в себе следующие элементы:

• Название компании, которая предоставляет услугу или продает товар;
• Дату операции;
• Информацию о самой операции либо ее код;
• Перечень лиц, которые принимают участие в операции (например, сторона продавца и покупателя);
• Подписи и реквизиты лиц, ответственных за операцию.

Только с этими сведениями документ может считаться действительным. 

Сроки хранения первичных документов

Необходимо понимать, что первичные документы могуть быть вытребованы со стороны налоговой практически в любой момент. При плановых и внеплановых проверках, заморозке налоговых наклданых. При любых непонятных ситуациях, ГНС запросит у компании все отчеты и первичные документы. Именно поэтому важно контролировать сроки хранения бухгалтерских документов. 

Перечень сроков хранения документов определен пп. 44.3 и 44.4 Налогового Кодекса Украины. 

В соответствии с этими пунктами, все документы, по которым уже была подана отчетность — должны храниться на предприятии в течение 1095 дней со дня подачи отчетности. Если речь идет о документах, которые имеют отношение к налоговому контролю за трансфертным ценообразованием, то сроки составляют уже 2555 дней. 

Если по каким-либо старым операциям проводилась проверка со стороны налоговой службы, то сроки «обнуляются». То есть, если вы хранили документы 1000 дней, потом попали на проверку, то должны хранить их еще 1095 дней. 

Но тут есть важный нюанс. Для документов, которые имеют отношение к проверке — сроки хранения бухгалтерских документов считаются не с даты проверки, а с 1 января следующего года. Таким образом, если ваша счет-фактура принимала участие в налоговой проверке 8 марта 2022 года, то хранить ее нужно 1095 дней, начиная с 1 января 2023 года. 

На этих трудностях с подсчетом сроков большое количество компаний попадало на штрафные санкции. Но есть простой способ хранить документы любое количество времени. 

Если вы пользуетесь системой электронного документооборота, например, Медком, то вам нет необходимости хранить бесконечные пачки бумаг где0то в подвале. Достаточно нескольких резервных копий на серверах в разных странах. Это дешевле и удобнее приблизительно в миллион раз. 

Так что на вопрос — сколько лет хранятся документы на предприятии нет однозначного ответа, все зависит от того, требовала ли их Налоговая, проводились ли проверки. 

Как хранить первичные документы

К сожалению, все документы, которые имеют отношение к первичным должны хранится по определенным процедурам. Вариант вывезти их на удаленный склад вашого предприятия в подвал тут не подойдет. 

Так, отчеты, балансы и другие документы, которые еще не были отправлены в архив — должны находиться в бухгалтерии либо специальном помещении. При этом необходимо назначить ответственное лицо — чаще всего это главный бухгалтер, либо назначенное им лицом. 

Если же речь идет о бланках строгой отчетности, то они должны находиться в металлических шкафах с невозможностью доступа посторонних лиц или же какой-либо катастрофы — пожара, потопа и т.п. 

Кто отвечает за сохранность первичных документов

Так же важно как сколько лет хранятся бухгалтерские документы — кто именно отвечает за их сохранность. Кто будет нести ответственность в случае утраты документов. 

Согласно Главы 6 Положения 88 — именно главный бухгалтер предприятия отвечает за сроки хранения документов не предприятии. Также, ответственным может быть отдельное лицо — назначенное тем самым главным бухгалтером или владельцем предприятия в качестве отвественного за порядок хранения документов. 

Если на предприятии нет главного бухгалтера, то за сроки хранения документов на предприятии несет ответственность владелец предприятия (физическое лицо-предприниматель, если это ФЛП), либо уполномоченное им лицо. По умолчанию на них возлагаются такие задачи:

• Организация надлежащего бухгалтерского учета деятельности предприятия;
• Фиксация фактов проведения хозяйственных операций;
• Хранение документов — имеют значение также документы временного хранения;
• Отчетность по этим документам.

Если первичные документы утрачены

Срок хранения первичных документов достаточно большой, поэтому в процессе может случиться что угодно. Что делать, если документы были уничтожены стихийным бедвствием, особенно, если речь идет о документах длительного хранения? 

Не все так плохо, как кажется вначале. Срок хранения договров — 3 года — не такой уж и большой, так что архив может уничтожать самостоятельно, если проводить эту операцию по вышеописанной процедуре. Но что же делать, если документы были утрачены до окончания срока?

Первое, что должен сделать руководитель предприятия, либо главный бухгалтер по его поручению — это обратиться в правоохранительные органы. Должны быть зафиксированы все утраченные документы, максимально подробно описаны причины утраты документов и в случае, если это уголовное нарушение — предприятие должно максимально способствовать правоохранительным органам в расследовании преступления. 

Для расследования создается комиссия, результатом работы которой будет акт, который должен быть подписан всеми сторонами. Этот акт отправляется также в Государственную налоговую службу в десятидневный срок с момента его подписания. 

Другой процесс, который происходит параллельно — предприятие в лице директора или главбуха должно в пятидневный срок предоставить письмо с перечнем всех утраченных документов в ГНС. 

Если документы хранились в электронном виде, то проблемы с их восстановлением не будет. Если же они были лишь в бумажном виде — предприятию придется находить всех подрядчиков, с которыми были подписаны договора-акты-счета, запрашивать у них копии документов и делать нотариально заверенные копии в свой архив. 

Ответственность в случае нарушения сроков хранения документов

В случае, когда документы не были утрачены при криминальных обстоятельствах, либо обстоятельствах непреодолимой силы, но их нет во время проверки — применяется ответственность к лицу, которое ответственно за сохранность и к предприятию в целом. 

Согласно статьи 44 НКУ, в случае, когда налоговая служба проводит проверку и не может получить оригинал или нотариально заверенную копию документов, согласно которых производилась деятельность компании — на компанию накладывается штраф в размере 510 грн за каждый документ, который Налоговая не нашла. 

В случае повторения в течение одного года, размер штрафа уже составит 1 020 грн.