Уничтожение документов на предприятии

Ранее мы писали о видах первичных документов в бухгалтерском учете. В статье указывалось, в частности, что документы должны храниться от 1095 до 2555 дней, в зависимости от типа документа и возможных проверок в течение этого срока. После хранения документы могут храниться в архиве (при необходимости или желании юридического лица), либо же могут быть уничтожены. Как правильно уничтожать документы — рассмотрим в этой статье. 

Порядок уничтожения первичных документов на предприятии

Порядок уничтожения документов регулируется пп.1.1. п.6 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 08.08.2007 под номером 1004. Далее есть ключевая разница между юридическим лицом (ООО, КООП) и ФЛП. 

ФЛП имеет право уничтожить документы без создания специальной комиссии, просто составив акт об уничтожении документов с перечнем документов. 

Для юридических лиц сложнее и требует участия экспертной комиссии, которая оценивает ценность уничтожаемой документации. 

Для проведения экспертной оценки, руководитель собирает комиссию из:

• руководителей или ответственных лиц из службы деловодства и архивного подразделения, если в компании таковые имеются (а они должны быть);
• сотрудников подразделений документы которых уничтожаются;
• сотрудников экспертно-проверочных комиссий государственного архива;
• председателем комиссии избирают либо руководителя предприятия либо главного бухгалтера.

Цель такой комиссии — выделить документы, которые составляют культурную, политическую, научную или документальную ценность для внесения их в Национальный архивный фонд. Если таких документов при проверке не выявлено — то просто делается опись того, что подлежит уничтожению. 

После описи всех документов — составляется Акт об изъятии. 

После составления Акта об изъятии документов, их передают специальным организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья (то есть, никаких шредеров) для дальнейшей их переработки. Для документов, вес которых не превышает 20 кг можно применить процедуру сожжения.