Шпаргалка бухгалтера
Электронный документооборот

Уничтожение электронных документов

23 мая 2023

Проверки налоговой - какие каналы использует ГНС?
Обновление программы до версии 11.02.107

Электронный документооборот (ЭДО) — это совокупность процессов создания, использования и уничтожения электронных документов. В отличие от обмена с контролирующими органами, где этот процесс жестко регламентирован, электронный документооборот между контрагентами осуществляется на договорных условиях, при котором каждый участник имеет равные права.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности очень часто возникает необходимость внесения изменений в уже отправленные и/или согласованные контрагентом документы.

Любой исходящий электронный документ, который только что был отправлен контрагенту, можно заблокировать. Блокировать документ может только его отправитель. Для заблокированного документа выполнение любых дальнейших операций уже невозможно. 

 

Уничтожение электронных документов — Фото 1

 

Обратите внимание, отменить операцию блокировки невозможно!

После того, как ошибочный документ заблокирован, отправитель имеет возможность создать и отправить контрагенту выверенные первичные документы.

Если же есть необходимость во внесении изменений в уже согласованные контрагентом первичные документы, для таких случаев предусмотрена процедура аннулирования электронных документов.

Для соответствующего документа создается Угода про анулювання, которая согласовывается и подписывается всему участниками многостороннего обмена, каждый со своей стороны. После утверждения Угоди про анулювання всеми участниками ЭДО, первичный документ получает статус Анульовано. Формируется квитанция об аннулировании документа, которая отправляется всем контрагентам.

 

Уничтожение электронных документов — Фото 2

При отклонении Угоди про анулювання хотя бы одним из участников документооборота электронный документ вновь получает статус Затверджено, в свою очерердь Угода получает статус Відхилено

На что стоит обратить внимание:

  • При удалении первичного документа также удаляется Согласение об аннулировании, которое было создано для этого документа;
  • При удалении Соглашения об аннулировании, которое находится в статусах Доставлено, Отримано, Відправлено, Затверджено, также удаляется первичный документ, для которого оно было создано;
  • Повторно создать Соглашение об аннулировании возможно только после отклонения предыдущего Соглашения хотя бы одним из участников документооборота.
Проверки налоговой - какие каналы использует ГНС?
Обновление программы до версии 11.02.107