Терміни зберігання первинних бухгалтерських документів

Первинні документи – це документи, які фіксують момент господарської діяльності. Це можуть бути договори, акти, рахунки-фактури тощо. 

Первинний документ обовʼязково має містити в собі наступні елементи:

• Назва компанії, що провадить послугу або продає товар;
• Дату операції;
• Інформацію щодо самої операції або її код;
• Перелік осіб, які приймають участь в операції (наприклад, сторона продавця та покупця);
• Підписи та реквізити осіб, відповідальних за операцію.

Лише з цими відомостями документ можна вважати дійсним. 

Строки зберігання первинних документів

Потрібно розуміти, що первинні документи можуть бути затребувані зі сторони податкової майже будь-якої миті. При планових та позапланових перевірках, замороженні податкових накладних. За будь-яких незрозумілих ситуацій, ДПС запросить у компанії всі звіти та первинні документи. Саме тому важливо контролювати строки зберігання бухгалтерських документів. 

Перелік строків зберігання документів визначений пп. 44.3 і 44.4 Податкового Кодексу України. 

Відповідно до цих пунктів, всі документи, за якими вже була подана звітність – мають зберігатись на підприємстві протягом 1095 днів з дня подання звітності. Якщо мова йде про документи, що мають відношення до податкового контролю за трансферним ціноутворенням, то строки складають вже 2555 днів. 

Якщо за якимись старими операціями проводилась перевірка зі сторони податкової служби, то строки “обнуляються”. Тобто, якщо ви зберігали документи 1000 днів, потім натрапили на перевірку, то маєте зберігати їх ще 1095 днів. 

Але тут є важливий нюанс. Для документів, що мають відношення до перевірки – строки зберігання бухгалтерських документів рахуються не з дати перевірки, а з 1 січня наступного року. Таким чином, якщо ваша рахунок-фактура приймала участь у податковій перевірці 8 березня 2022 року, то зберігати її треба 1095 днів, починаючи з 1 січня 2023 року. 

На цих складнощах з підрахунком строків велика кількість компаній потрапляла на штрафні санкції. Але є простий спосіб зберігати документи будь-яку кількість часу. 

Якщо ви користуєтесь системою електронного документообігу, наприклад, Медком, то вам не потрібно зберігати безкінечні стоси паперу десь в підвалі. Достатньо декількох резервних копій на серверах в різних країнах. Це дешевше та зручніше приблизно в мільйон раз. 

Тож, на запитання – скільки років зберігаються документи на підприємстві немає однозначної відповіді, все залежить від того, чи затребувались вони Податковою, чи проводились перевірки. 

Як зберігати первинні документи

Нажаль, всі документи, що мають відношення до первинних мають зберігатись за визначеними процедурами. Варіант вивезти їх на віддалений склад вашого підприємства у підвал тут не підійде. 

Так, звіти, баланси та інші документи, які ще не були відправлені в архів – мають знаходитись у бухгалтерії або спеціальному приміщенні. При цьому потрібно призначити відповідальну особу – частіше за все це головний бухгалтер, або призначена ним особа. 

Якщо ж мова йде про бланки суворої звітності, то вони повинні знаходитись в сейфах або металевих шафах із унеможливленням доступу сторонніх осіб або якоїсь катастрофи – пожежі, повені тощо. 

Хто відповідає за зберігання первинних документів

Так само важливо як скільки років зберігаються бухгалтерські документи – хто саме відповідає за їх збереження. Хто буде нести відповідальність у випадку втрати документів. 

Згідно з Глави 6 Положення 88 – саме головний бухгалтер підприємства відповідає за строки зберігання документів на підприємстві. Також, відповідальною може бути окрема особа – призначена тим самим головним бухгалтером чи власником підприємства в якості відповідальної за порядок зберігання документів. 

Якщо на підприємстві немає головного бухгалтера, то за терміни зберігання документів на підприємстві несе відповідальність власник підприємства (фізична особа-підприємець, якщо це ФОП), або окрема уповноважена особа. За умовчанням на них покладаються такі задачі:

• Організація належного бухгалтерського обліку діяльності підприємства;
• Фіксування фактів здійснення господарських операцій;
• Зберігання документів – мають значення також документи тимчасового зберігання;
• Звітності згідно цих документів.

Якщо первинні документи втрачено

Строк зберігання первинних документів достатньо великий, тож у процесі може статись що завгодно. Що робити, коли документи було знищено стихійним лихом, особливо, якщо мова йде про документи тривалого зберігання? 

Не все так погано, як здається на перший погляд. Термін зберігання договорів – 3 роки – не такий вже великий, тож, архів може знищувати самостійно, якщо проводити цю операцію за процедурою, описаною вище. Але що робити, якщо документи було втрачено до закінчення строку?

Перше, що повинен зробити керівник підприємства, або головний бухгалтер за його дорученням – це звернутись до правоохоронних органів. Повинні бути зафіксовані всі документи, що було втрачено, максимально детально описані причини втрати документів та у випадку, якщо це кримінальне порушення – підприємство має максимально сприяти правоохоронним органам у розслідуванні злочину. 

Для розслідування створюється комісія, результатом роботи якої буде акт, що повинен бути підписаний всіма сторонами. Цей акт надсилається також до Державної податкової служби у десятиденний строк з моменту його підписання. 

Другий процес, який відбувається паралельно – підприємство в особі директора чи головбуха повинні у пʼятиденний строк надати лист із переліком усіх втрачених первинних документів до ДПС. 

Якщо документи зберігались в електронному вигляді, то проблеми з їх поновленням не буде. Якщо ж вони були лише у паперовому вигляді – підприємству доведеться знаходити всіх підрядників, з якими були укладені договори-акти-рахунки, запитувати у них копії документів та робити нотаріально завірені копії в свій архів. 

Відповідальність у разі порушення строків зберігання документів

У випадку, коли документи не було втрачено за кримінальних обставин, або обставин непереборної сили, але їх немає під час перевірки – застосовується відповідальність до особи, що відповідальна за збереження та до підприємства в цілому. 

Згідно статті 44 ПКУ, у випадку, коли податкова служба проводить перевірку та не може отримати оригінал чи нотаріально завірену копію документів, згідно з якими проводилась діяльність компанії – на компанію накладається штраф у розмірі 510 грн за кожен документ, який Податкова не знайшла. 

У разі повторного випадку протягом одного року, розмір штрафу вже складатиме 1 020 грн.