Компания "Укрзвіт"

вул. Олександра Кошиця 7а, офіс 7 (за Дарницькою податковою, вхід навпроти Дарницького районного суду)
Київ
Україна
(044) 228-13-73
(097) 823-73-73
  • м. Київ (044) 228-13-73 вул. Миколи Лєскова 3А
  • м. Бориспіль (044) 361-48-14 вул.Київский Шлях, 86
  • м. Вишневе (044) 361-48-34 вул. Котовського, 36
  • м. Київ (044) 228-13-73 вул. О. Кошиця 7-А
  • м. Бровари (044) 221-13-73 вул.Киевська, 227
  • м. Вишгород (044) 227-13-73 просп. Т.Шевченка, 2-Д

Модуль "Електронний документообіг"

ЕЛЕКТРОННА ДОКУМЕНТАЦІЯ - ВАШ КРОК НАЗУСТРІЧ до МАЙБУТНЬОГО!

 

У цьому матеріалі Ви, користувач програмного продукту «MEDoc», зможете дізнатися про модуль «Електронний документообіг» більш детально. За допомогою цього модуля можна не тільки створювати і обмінюватися первинними документами зі своїми партнерами, контрагентами та перевіряючими органами, а й контролювати весь цей процес від початку і до самого кінця.

 

Робота з цифровою документацією або ж її оборот передбачає проведення з електронними паперами великого переліку різних операцій: створення, зміна, збереження та взаємообмін з контролюючими або партнерськими організаціями. Модуль «Електронний документообіг» не тільки дозволить виконувати всім звичні роботи з документами швидше і якісніше, але і може повністю замінити паперові документи, тим самим заощадивши вам час і ресурси.

 

Цифровий документ - аналог звичайного документа, створений за допомогою спеціального програмного забезпечення, яке також може використовуватися для його модифікації і зберігання (в єдиній базі даних). Для запевнення і підтвердження електронного документа використовується спеціальний шифр і особливий цифровий підпис.

 

Цифровий підпис електронного документа - спеціальний спосіб захисту його інформації, який використовується для легалізації та підтвердження автентичності. Такий підпис виступає повним аналогом справжнього підпису посадової особи та печатки підприємства. Система оборотності цифрових документів передбачає не тільки створення цифрових паперів користувачами, а й виконання всіх перерахованих вище операцій по роботі з ними.

 

Інструкція до Модуля «Електронний документообіг»

 

             

 

Як це працює?

 

Модуль «Електронний документообіг» разом із сертифікатами цифрового підпису, виданими АЦСК «Україна», використовують величезну кількість підприємств на території України, тому до цього числа ви можете легко приєднатися. Ми вас запевняємо, що серед усієї цієї кількості організацій гарантовано присутні і ваші партнери, тому за допомогою модуля «Електронний документообіг» ви вже зараз можете істотно полегшити собі процес взаємодії з ними.

 

Чи вигідно це?

 

Так. По-перше, вам не доведеться витрачати масу часу (три-чотири дні) на створення паперових документів з їх відсиланням поштою або факсом вашим партнерам. Для відправки документа в системі «MEDoc» потрібно витратити всього одну хвилину свого часу. По-друге, вам не доведеться нести витрати на папір, послуги пошти або ж кур'єрських служб. Система «MEDoc» прямо з «коробки» надає можливість обміну документами і за це не потрібно нічого доплачувати додатково.

 

Перевагами цифрового документообігу є:

 

1. Отримання доступу до єдиної бази цифрових документів, яка дозволяє повністю оптимізувати і автоматизувати процес їх обліку, фільтрації та розподілу по даті, часу і т. д.
2. Створення різних первинних документів, використовуючи спеціальні шаблони.
3. Організація роботи з різними цифровими документами.
4. Можливість взаємодіяти з базою документів на відстані (віддалено).
5. Обмеження доступу тим чи іншим користувачам до конкретних документів.
6. Проведення аудиту цифрової документації за допомогою різних вбудованих інструментів програми.
7. Використання класифікаторів і довідників при роботі з цифровою документацією.
8. Можливість оперативного внесення виправлень і правок у цифровому документі.
9. Внутрішній і зовнішній обмін документами.
10. Використання електронного цифрового підпису для захисту документів від несанкціонованого доступу, перегляду та зміни.

 

Чи безпечно це?

 

Так. За безпеку електронного документообігу відповідають спеціальні шифри і цифрові підписи, які видаються учасникам цього процесу особливим уповноваженим органом України. Дані засоби захисту запобігають будь який несанкціонований доступ до документа з боку третьої сторони. Більше того, програмний продукт «MEDoc» успішно пройшов всі перевірки та експертизи ДССЗІ України, тому може без будь-яких проблем використовуватися на сучасних підприємствах.
 
Якщо говорити детальніше про процес шифрування документів, то для цього використовуються два ключа. Перший носить назву «відкритий» і застосовується для кодування документа та перевірки автентичності цифрового підпису. Другий ключ використовується для розшифровки і подальшого використання документа. Ключ - це деякий набір спеціальних символів, який є унікальним і неповторним. Саме це забезпечує надійність усього процесу електронного документообігу.

 

Чи легітимно це?

 

Звичайно, так. Відповідно до законодавства України, всі електронні документи наділені тими ж правами, що і їх паперові аналоги, тому ви нічим не будете ризикувати, якщо почнете їх використовувати на своєму підприємстві. Ми впевнені, що ви вже зараз відправляєте податкову звітність в ДПСУ, використовуючи електронний цифровий підпис.
 
Більше того, з появою на ринку ПЗ «MEDoc» кожен користувач отримав можливість самостійно вибирати, яким чином він хоче отримувати податкові накладні (в паперовому або цифровому вигляді). Це положення було офіційно закріплено в ПКУ в липні місяці 2012 року. Тому, якщо вам незручно отримувати паперові податкові накладні від своїх контрагентів, то ви можете сміливо від них відмовитися, пославшись на законодавство України.
 
Зі списком законів України, а також інших законодавчих актів, які повністю легалізують електронний документообіг, ви можете ознайомитися нижче.
 
Наостанок хочеться сказати, що якщо ви хочете істотно спростити свою підприємницьку діяльність, то вам вже зараз варто звернути увагу на програмний продукт «MEDoc». Він дозволить вам не тільки створювати велику кількість різних фінансових та управлінських документів прямо на своєму робочому місці, але і обмінюватися ними зі своїми партнерами та іншими зацікавленими особами.

 

Якщо у Вас залишилися запитання, звертайтесь за тел. (044) 228-13-73. 

  • Закон України «Про електронний цифровий підпис»;
  • Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
  • Наказ Міністерства фінансів України № 372 «Про затвердження Змін до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку»
  • «Пам'ятка платника податків про ведення обліку хоз.операцій в електронному вигляді та подання документів в електронному вигляді в ДПСУ» (лист від 26.12.11 №10406 / 7 / 18-4017, опубліковано на сайті www.sts.gov.ua).
  • Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України про удосконалення деяких податкових норм», зміна в статті 201.1