Компания "Укрзвіт"

вул. Олександра Кошиця 7а, офіс 7 (за Дарницькою податковою, вхід навпроти Дарницького районного суду)
Київ
Україна
(044) 228-13-73
(097) 823-73-73

Як надати електронному документові юридичної сили?

16/06/21

Як надати електронному документові юридичної сили?

Як надати електронному документові юридичної сили?

 

Представники бізнес-галузі й бухгалтерії знають, що паперовий документ вважається дійсним за наявності на ньому реквізитів, печаток, підписів та інших важливих даних.

Тож спробуймо розібратись, як формується юридична сила електронного документу і яку роль в цьому відіграє цифровий підпис.

А також чи мають юридичну силу документи що передані електронною поштою.

Цивільний кодекс України передбачає, що паперовий документ може бути активним, якщо в ньому присутні підписи сторін.

Якщо в цій сфері все достатньо просто, то електронні домовленості мають багато складнощів і додаткових умов.

Електроний підпис дозволяє узаконити угоду в електронній формі, але для цього потрібно врахувати певну низку вимог.

 

Можливості електронного підпису

 

ЕЦП - це засіб надання юридичної сили електронному договору, але специфічність цього виду підпису призвело до появи нових умов задля його дійсності.

Підпис підходить для підписання різноманітних договорів за умови відповідності ключа вимогам законодавства і сучасним методам ідентифікації документів в цивільному обігу.

Важливо врахувати, що ЕП не може використовуватися для завірення документації - він підходить виключно для заміни печатки й письмового підпису.

Задля підтвердження справжності потрібно відвідати нотаріуса або нотаріальну контору.

Кожен бажаючий може отримати ЕЦП шляхом подання заяви на відповідну послугу з виконанням викладених вимог.

 

Види ЕЦП для підписання договорів

 

Сучасні технології вимагають наявності декількох видів електронного підпису.

Кожен із них має певні обмеження у використанні. Простий цифровий підпис не має юридичної сили, тому зрідка застосовується для підписання документації (лише за наявності додаткових угод.

Аби створити документ, підписаний лектронним підписом, слід застосувати КЕП.

Кваліфікований електронний підпис має юридичну силу і дозволяє завіряти важливу документацію так, аби юридична значимість документу прирівнювалась до паперової версії.

Цей тип ключа являє собою криптографічні символи із зашифрованими й захищеними даними.

Він гарантує надійність і безпеку даних.

 

Що таке електронний документообіг?

 

Електронний документообіг (ЕДО) - це здійснення документального обміну в інтернеті.

Можливий обмін документацією з використанням внутрішньокорпоративної мережі організації або іншими альтернативними методами.

 

ЕДО має багато корисних функцій і переваг, головними з них вважаються:

 

• прискорення процесу передання документації;

• дозволяє швидше виконувати розрахунок між контрагентами;

• сприяє економії грошових коштів на закупівлю канцелярії.

 

Аби ЕДО було регламентовано законодавством, потрібно виконати його завірення електронним підписом.

Активне використання веб-документообігу сприяє приданню документам юридичної сили та їх введення у звичайне життя.

Важливо враховувати, що створений на ПК документ неможливо вважати юридично значимим. Законодавство пропонує різні види юридичного гаранту для певного типу документів.

 

Формалізовані документи

 

Формалізовані документи мають високий рівень важливості, тому повинні відповідати нормам, визначеним законодавством.

Передання документації завжди виконується за регламентованими правилами.

 

До документів входять:

 

• різноформатні звіти;

• офіційні рахунки-фактури;

• договори працевлаштування фрілансера;

• опис витребуваної документації.

 

Цей тип підлягає підписанню виключно кваліфікованим електронним підписом - після цього юридична сила документу вважається дійсною.

 

Неформалізовані документи

 

Регулювання неформалізованих документів не здійснюється державою, тому вони можуть виконуватись і передаватись у довільному порядку.

До цих жокументів входять різноманітні довіреності, листи тощо.

Вони можуть отримати юридичну силу за виконання однієї з наступних умов:

1. Підписання КЕП. Кваліфікований електронний підпис автоматично забезпечує юридичну силу певної документації.

2. Підписання ПЭП. Простий електронний підпис може надати документові юридичної сили за умови створення додаткового письмового узгодження. В ньому мають бути прописані всі умови угоди і вказана згода сторін на надання сили ПЕП.

Якщо обрано другий варіант, важливо правильно прописати всі умови, реквізити й інші дані. Тільки в цьому випадку суди й інші вищі інстанції зможуть вважати дійсною підписану документацію.

 

Особливості регулювання ЕДО законодавством

 

Для використання електронного докумменообігу сторони мають домовитися і підписати документ з детально прописаними умовами.

Юридично значимий документообіг на базі ПЕП додатково підтверджується ідентифікацією особи та, за необхідності, іншими документальними підтвердженнями.

В якості неосопрюваної доказової бази може бути прийнято лише документ, підписаний за допомогою КЕП.

Якщо ЕДО буде надаватися в якості доказу певних дій (наприклад, у суді), рекомендується його роздрукувати.

Обов'язково потрібно мати при собі сертифікат, що підтверджує справжність електронного підпису. Він видається органами отримання ЕП одночасно із оформленням підпису.

 

Які існують проблеми в регулюванні цифрових документів?

 

На даний час питання юридичної сили документів, що передано електронною поштою, досить спірний.

Законодавство припускає прийняття ЕДО в судових розглядах і вказує на те, що він може вважатися дійсним.

Одночасно із цим, суд приймає документи, підписані електронним ціфровим підписом, лише у випадку наявності додаткових доказів правовідносин між сторонами.

На практиці ЕДО активно використовується у повсякденному житті, проте ще не зміг витіснити паперові варіанти договорів.

У нормах законодавства присутні явні прогалини, що утруднюють точне регулювання правил ЕДО і привносять багато недоліків.

 

Як підписати документ електронним підписом?

 

Перед підписанням електронного документу слід отримати ЕП. Процедура ого отримання не вимагає великої кількості часу - зазвичай вона займає не більше півгодини.

Попередньо потрібно зібрати документи для ЕЦП й надати їх у засвідчувальну організацію.

До документів входять паспорт, прописка (підтвердження особистості й місця реєстрації) і організаційна документація (для власників офіційно зареєстрованого бізнесу).

Можливість створення підпису для підтвердження електронних документів реалізовано у багатьох програмах, що доступні для використання безкоштовно або за невелику платню.

 

Найрозповсюдженішими вважаються:

 

• спеціалізовані системи для ЕДО;

• інформаційні портали з надання державних послуг або торгівельні площадки;

• професійні облікові системи;

• програми для формування ЕП на ПК;

• веб-сервіси з можливістю завантаження документу і створення індивідуального підпису;

• офісні ПЗ для роботи з ЕДО.

 

Ми пропонуємо розглянути функції й можливості однієї з затребуваних систем на платній основі.

Модулі Медок спрощують забезпечення юридичної значущості документу й розкривають нові можливості для користувача.

 

Електронний документообіг Медок

 

Система “M.E.Doc” вийшла за межі стандартної програми: вона дозволяє здійснити налагодження власного незалежного документообігу.

Вона пропонує роботу з різними видами документів: від податкових звітів до складних угод і рахунків.

Дана програма має безкоштовну пробну версію з обмеженим функціоналом. Це дозволяє користувачам ознайомитися з основними можливостями Медок і лише після цього придбати платну версію.

Перевагою програми є наявність вбудованого електронного підпису для суспільного та особистого використання. Кожен створений документ автоматично набуває юридичної сили - це зменшує часові витрати й складності при оформленні.

 

Можливості “M.E.Doc”

 

На даний час “M.E.Doc” - це крок в майбутнє для юридичних і фізичних осіб. Програма спрощує ведення бізнесу та пропонує особливі перваги:

 

• можливість автоматичного встановлення ЕЦП й надання офіційних сертифікатів Медок;

• автоматичне заповнення документів у відповідності з оновленими нормами законодавства;

• простий розрахунок і заповнення звітів, розрахунок податків і багато іншого;

• можливість оформлення й відправки документації для різноманітних державних служб (податкова, митна та інші)

6. Гриф для санкціонування угоди.

7. Реєстраційний номер.

 

При складанні угоди важливо прослідкувати за наявністю даних. В якості альтернативного методу надання юридичної сили ЕДО можна використовувати КЕП, вам не потрібне складання додаткових документів.

Раціональним варіантом буде використання програми “M.E.Doc” із власними сертифікатами та електронним підписом. Це найкраще рішення для економії бюджету й значного спрощення ведення бізнесу. Окрім засобу придання юридичної сили ЕДО, ви отримуєте універсальний інструмент із масою корисних можливостей.