Які переваги електронного документообігу

Знайомтесь, це Руслан. Він приватний підприємець і намагається робити все правильно: вчасно подавати звітність у податкову, сплачувати збори і не потрапляти на штрафи.

В нього поки що два найманих співробітники – бізнес лише розпочинається і більшу частину всієї роботи Руслан робить самотужки.

Ось і сьогодні, восьмого числа, він зранку друкує дві пустих звітності по своєму ФОП, заповнює їх уважно і старанно, аби вчасно здати звіт.

До граничної дати ще декілька днів, але краще надати все трохи раніше, аби убезпечити себе.

Півгодини просидівши з паперами, Руслан виходить з офісу і відправляється у податкову. Так, їхати далеко й незручно, але після 12 там вже втовпишся у черзі.

Простоявши у пробках і прибувши до місця, наш герой розуміє, що він такий не один – у віконці для подання звітів вже назбиралась черга на десяток осіб. Вочевидь, багато хто мислить так само як і він.

З іншого боку, важко уявити що тут робитиметься за два дні – в останній день подання звіту!

Паперовий документообіг вимагає справді багато часу. Але нічого. У сусідній черзі на звірку якраз лише 3 людини – можна спочатку звірити усі дані за минулими платежами, може й черга у вікні зі звітами розсмокчеться.

Відстоявши 15 хвилин у черзі за звіркою – якийсь чоловік зі стопкою роздруківок вирішив звірити кожну транзакцію за останні півроку – Руслан також пройшов цю процедуру. Начебто все пройшло швидко, але 40 хвилин як не було. Черга у вікні зі звітами тим часом оновилась, але коротшою не стала – так що, доведеться відстояти.

В очікуванні своєї черги для подання звіту, підприємець відправив декілька е-мейлів, відкоригував план робіт підлеглих, написав мамі і навіть устиг поговорити з клієнтом – все одно робити нема що. Як наслідок ще за 25 хвилин звіт вже було подано – лишилось тільки записати нові реквізити для сплати податків (змінюються чи не щомісяця, їй-богу!) і можна повертатись до офісу і розпочинати робочий день.

До чого ж уся ця історія? Русланові друзі пропонували впровадити електронний документообіг в організації, але йому здається, що фірма надто маленька і утримувати бухгалтера або платити багато грошей за програми – для нього зарано.

Фірма дійсно невелика. Проте зранку він сумарно витратив 4 години на поїздки, заповнення, стояння у чергах. Можливо, якби він лишився в офісі і три з половиною години, які залишились, присвятив би спілкуванню із клієнтами – фірма зростала б швидше? Хто знає.

Що таке електронний документообіг

Організація електронного документообігу – це переведення обміну паперовими документами в електронний вигляд. Аби було простіше, наведемо декілька прикладів.

1. Електронний чек, замість паперового. Популярна й актуальна на сьогодні історія, коли великі магазини надсилають замість паперового чеку і гарантійного паспорту – посилання на ці документи в особистому кабінеті покупця. Таким чином, якщо трапиться гарантійна поломка після 6 місяців – не потрібно шукати чек, закинутий в коробку або в окрему папку вдома. Достатньо зайти на сайт магазину, роздрукувати його і передати разом із технікою в ремонт.

2. Електронна звітність в податкову. Система Медок або інша система звітності дозволяє запобігти пустих витрат часу, які описано у вступі до цієї статті. В базу системи електронного документообігу підвантажуються найактуальніші формати і форми звітів – достатньо заповнити їх на комп’ютері, підписати електронним підписом або печаткою і відправити в податкову одним кліком мишки. Другий величезний плюс – якщо звітність подано невірно або до неї є зауваження, то повідомлення про це надійде за декілька секунд після перевірки, на пошту. Замість заказним листом за 3 місяці, коли вже почали накручуваться штрафи й пеня.

3. Електронний документообіг з контрагентами. Це дуже зручний формат роботи, коли вам не потрібно зустрічатися особисто зі своїми партнерами або обмінюватися документами поштою, відтерміновуючи початок співробітництва. Домовились про усови, підписали документи і все – можна розпочинати роботи, обумовлені контрактом.

4. Внутрішній документообіг на підприємстві, по типу актів, звірок, звітів та іншого – також легко перевести у цифровий вигляд. Це не лише економить папір і час на пошуки, але й дозволяє прискорити всі узгодження і процеси.

Тобто, впровадження електронного документообігу (ЕДО) на підприємстві дозволяє скоротити час і витрати на папір-принтер.

Він прискорює всі процеси і надає друге життя системам, які потонули в бюрократії. Але чи є в ЕДО мінуси? Давайте розглянемо і це питання.

Переваги і недоліки електронного документообігу

Розпочнемо, імовірно, з мінусів.

Складність переходу. Для нового стартапу, який вчора утворився, перехід на ЕДО не є питанням. Швидше за все, власники одразу розпочнуть все робити в цифрі і матимуть рацію.

Але для старих компаній з невеликим штатом, бухгалтерським або юридичним компаніям старої школи такий перехід може коштувати сил і нервів – доведеться переучуватись і налаштовувати всі процеси з нуля.

Чи вартують декілька місяців таких незручностей фінального результату. На наш погляд – однозначно так.

Головними недоліками електронного документообігу є:

1. Додатковий співробітник або контрагент. Впровадити ЕДО повністю самостійно навряд чи вийде. Тому знадобиться компанія-партнер або співробітник в штаті, який налаштовуватиме системи, навчатиме, впроваджуватиме інструменти на комп’ютери всіх учасників процесу.

2. Робота з контрагентами. надто складно повністю перейти на ЕДО, якщо ваші партнери все ще залишаються на паперовому документообігу і не бажать нічого з цим вирішувати. Тут вже універсальних рекомендацій немає – або шукати нових партнерів, або домовлятися. Також можливо, як виключення, з партнерами, з якими розійтися неможливо – вести подвійний документообіг. Електронний документообіг на підприємстві може вестися в електронній формі, а для одного-двох партнерів все дублюється у письмовому вигляді.

3. Безпека. Цей пункт в нас не випадково стоїть останнім, безпосередньо перед пунктами із плюсами ЕДО. Справа в тому, що багато компаній переймаються щодо ненадійності захисту документів у цифровому вигляді. Але будемо відверті. У більшості компаній вся документація зберігається в папках у кабінеті без світла, до якого мають доступ, мабуть усі, окрім прибиральниці. А якщо у вас ЕЦП не записаний на тій же флешці, де зберігаються фотографії дітей, а документи зберігаються на запароленій хмарі або комп’ютері, пароль від якого не 12345 – то їхня цілісність в електронному вигляді значно вища, аніж у паперовому вигляді в комірчині або столі керівника.

Системи електронного документообігу – приклади

Програм, які допомагають підприємству обмінюватися документами дуже багато на ринку, кожна пропонує свій набір функціоналу.

Деякі заточені під певну галузь, інші універсальні. Якісь кращі захищені, а деякі – орієнтовані на малі підприємства.

У цій статті ми не зможемо зробити повноцінний огляд кожної з них, тому зконцентруємося на тих, інтеграцію яких пропонує компанія Укрзвіт.

1. Система Медок. Це програма, яка в базовій версії дозволяє подавати звітність у податкову й обмінюватись-підписувати документи з контрагентами. Головна цільова аудиторія базової версії – ФОП, які лише розпочинають працювати або мають невеликі обсяги документообігу. Зрозумілий інтерфейс і простота використання дозволяють підприємцям самостійно вести увесь облік, не залучаючи стороннього бухгалтера. Коли ж компанія зростає, зростає і потреба у додатковому функціоналі. Тут Медок пропонує свої додаткові модулі – Звітність до НБУ, Зарплатний модуль та інші допрацювання дозволяють розширити функціонал програми. Якщо вони вам не потрібні – ви отримуєте простий інструмент. Якщо потрібні – то потужну бухгалтерську програму.

2. СОТА. Це веб-версія сервісу Медок. Коли ви не потребуєте встановлення програми на певному ПК або навпаки – вам потрібне доступ до неї з будь-якого пристрою у будь-який час – вибір Соти буде повністю виправданим.

Окрім двох систем, які інтегруємо ми, існує ще біля сотні інших програм.

Деякі з них надто примітивні, інші підходять лише для медичних центрів (як приклад вузької спеціалізації).

Буває навпаки – надто переускладнені рішення, які містять у собі усе й одразу.

Яку програму обрати – вирішувати виключно вам. Головне на що варто орієнтуватися – це перелік функцій, яки ви дійсно будете зараз використовувати.

У більшості випадків додатковий функціонал ви зможете прив’язати пізніше за допомогою модулів.

Як почати впроваджувати електронний документообіг

Для впровадження ЕДО на вашому підприємстві варто виконати декілька важливих кроків.

• Скласти перелік функцій, які ви вимагатимете від програми. Ви бажаєте лише здавати звіти або активно обмінюватися актами з партнерами? Вам потрібно здавати звіти до НБУ або ви хочете безпосередньо з інтерфейсу сплачувати всі бюджетні платежі? Внесіть у таблицю перелік задач, яки ви бажаєте покрити за допомогою інструменту та відкиньте програми, що вам не підходять.

• Перегляньте огляди або протестуйте демо-версії усіх програм, які залишились у вашому списку після відсіювання. Оберіть, який інтерфейс здається вам зручнішим, із чим буде простіше розібратись вам і вашим колегам. Подивіться на швидкість роботи, відгуки на програму в Інтернеті. Найімовірніше ви обираєте інструмент раз і назавжди – так що, витратіть декілька днів на підбір кращого варіанту.

• Оформіть собі КЕП (кваліфікований електронний підпис) або Електронну печатку, якщо у вас їх ще немає. Пам’ятайте, що звичайного ЕЦП або BankID на сьогодні вже недостатньо для обміну даними з офіційними органами і підпису документів. КЕП пропонує більш серйозний рівень захисту ваших даних, що вкрай важливо для бізнесу.

• Замовте налаштування й навчання за обраною програмою. Зрідка з бухгалтерською програмою можливо розібратись на 100% самостійно. Для цього існують спеціально навчені консультанти, які підключать, налаштують і продемонструють усім співробітникам, що мають доступ до роботи з нею усі нюанси, які важливі у роботі.

• Використовуйте і насолоджуйтесь додатковим часом, який у вас з’явився, після перенесення документообігу в електронну площину.

Підключення й налаштування програми Медок і СОТА ви можете замовити на нашому сайті – спеціалісти Укрзвіт допоможуть із впровадженням будь-якої складності і масштабів.

Замовити підключення фахівця