Компания "Укрзвіт"

вул. Олександра Кошиця 7а, офіс 7 (за Дарницькою податковою, вхід навпроти Дарницького районного суду)
Київ
Україна
(044) 228-13-73
(097) 823-73-73

Ключі в Медку: як налаштувати?

27/04/21

Ключі в Медку: як налаштувати?

Ключі в Медку: як налаштувати?

 

Ключі в Медку: як налаштувати?

 

Підключати ключі в програмі Медок потрібно у двох випадках: якщо ви тільки починаєте користуватися програмою і якщо ключі змінились і слід їх замінити.

Заміна може бути пов'язана з отриманням нового ключа, замість продовження старого, зміною відповідальної особи або іншими факторами.

Головне - у вас наявни новий кваліфікований електронний підпис і для підписання документів в подальшому - слід завантажити його копію в Медок. Сам КЕП складається з двох ключових документів:

− Файл у форматі .crt - це Сертифікат кваліфікованого електронного підпису;

− Файл у форматі .zs2 - безпосередньо файл із секретним ключем.

Дуже важливий момент - якщо ви отримали ключі лише нещодавно, у недержавному органі - перед завантаженням ключів у Медок або паралельно з цим - вам обов'язково слід надати дані щодо них у контролюючий орган.

Незареєстровані у податковій ключі не матимуть ваги при підписанні документів, навіть за допомогою Медок.

 

Як завантажити й перевірити ключі в Медок?

 

Аби завантажити ключі в M.E.Doc вам слід:

1. На робочий комп'ютер завантажити Медок і авторизуватися.

2. Відкрити програму й обрати закладку Головне меню - пункт Адміністрування - Сертифікати.

 

 

3. В розділі Встановлені сертифікати вам потрібно обрати кнопку Завантажити з Інтернету або натисніть кнопку F5 на клавіатурі.

 

 

В автоматичному режимі у вас підвантажаться всі сертифікати, що стосуються вашого підприємства.

 

 

Обов'язково перевірте їх актуальність, якщо ви раніше не завантажували нічого у програму.

4. Якщо все ОК - тиснемо Так на спливаючому вікні “Сертифікати успішно завантажені. Змінити налаштування комплекту підписів?”.

 

 

 

5. Далі йдемо в Картку підприємства, де нам потрібно перевірити актуальність усіх даних по вашій юрособі. Для цього обираємо Головне меню - Довідники - Картка підприємства.

 

 

Важливо! Необхідно перевірити дані на Картці підприємства. Якщо дані некоректні, то потрібно виправити в наступних пунктах:

Підприємство - якщо назва підприємства змінилася;

Адреси - якщо потрібно вказати нову юридичну адресу, відмінну від записаної в КЕП;

Керівництво - якщо потрібно змінити осіб на керівних посадах.

Найчастіше, при первинному завантаженні ключів в КЕП вам не потрібно змінювати нічого в цьому розділі - лише підв'язати КЕП, аби в подальшому використовувати його при пыдписанны документыв.

 

Як прив'язати ключі для підпису в Медку

 

Після завантаження ваших ключів - необхідно встановити їх використання за замовчанням. Аби в майбутньому при підписанні кожного окремого документу не обирати зі списку потрібний ключ.

Для цього з головної сторінки ми переходимо в розділ Первинні документи та обираємо Користувацькі налаштування комплекту підписів.

 

 

Після подвійного натискання мишкою з'явиться вікно Налаштування підписів. У вікні обираємо створити новий запис і потрапляємо в меню створення запису.

Для створення нового запису необхідно привласнити їй Найменування. Найкраще використовувати очевидне - за типом операції, яку ви проводитимете.

 

 

В полі Налаштування діє для обираємо один із пунктів, який вам найбільше підходить:

Всіх документів - підпис застосується до всіх документів;

Вхідних документів - підпис буде застосовано лише до документів в розділі Вхідні;

Вихідних документів - лише до вихідних документів.

На наступному кроці необхідно заповнити Перелік умов для кожного комплекту ключів. Пункти такі:

Контрагент - вказуємо контрагента згідно ЄДРПОУ.

Ярлик - в майбутньому ви напевне використовуватимете ярлики для позначення всіх контрагентів.

Тип документа - тут ви зможете обрати одразу декілька типів документів, які плануєте підписувати даним комплектом ключів;

 

 

Код документа - тут обираємо всі типи документів, які плануємо підписувати, але вже за кодами. Коди мають відповідати переліку, який ми обрали в попередньому пункті, інакше програма видасть помилку.

Сума по документу - вказуємо мінімальну та максимальну суми, які можно буде підписати.

Перелік підписантів - тут вже додаємо перелік осіб (фактично їх особистих ключів), які можуть підписувати документи даним шаблоном. Саме в цьому пункті ми додаємо всі потрібні у шаблоні Ключі для підпису того чи іншого типу документів.

Після збереження щаблону у вас з'явиться можливість підписувати документи за допомогою комплекту електронних ключів, без їх ручного додавання кожного разу.

 

Якщо необхідно замінити ключі в Медок - як це зробити?

 

Дуже важливий пункт, який стосується усіх налаштувань - перед тим, як змінювати будь-що в налаштуваннях - вам слід завантажити і встановити оновлення Медок.

Важливо, аби всі правки вносилися на версії, яка найбільш захищена на даний час.

Якщо ви вже користуєтеся програмою Медок, але на підприємстві відбулися зміни у переліку підписантів - вам слід замінти існуючі ключі на нові.

Для цього слід виконакти декілька кроків:

1. Блокування сертифікату керівника. Для цього переходимо в пункт Головне меню - пункт Адміністрування - Сертифікати.

 

 

Виділяємо мишкою потрібний нам сертифікат, який бажаємо замінити і натискаємо Заблокувати.

 

 

2. У новій вкладці автоматично відкриється згенерований лист - заява. Вказуємо в ньому номер листа й причину блокування сертифікату.

 

 

3. При підписанні у вікні Підпис, в полі Каталог з секретними ключами - вказуємо шлях до папки з секретним ключем керівника, який використовувася раніше. Вводимо пароль і натискаємо ОК.

 

 

4. Аби далі відправити лист і в контролюючий орган - на вкладці Наступні дії обираємо Відправити в контролюючий орган. У вікні Вибір адресата обираємо пункт Документи АЦСК Україна й натискаємо кнопку ОК. У вікні підпису введіть пароль на секретні ключі шифрування. Лист відправлено.

 

 

5. Наступним кроком ми видаляємо старі ключі підпису і заміняємо їх на нові. Для цього переходимо на вкладку Головне меню - Адміністрування - Сертифікати, обираємо сертифікати, які плануємо видалити й обираємо пункт Видалити сертифікат. Нам запропонують одразу змінити комплект сертифікатів - тут натискаємо Ні.

 

 

Відкриваємо Головне меню - Адміністрування - Параметри системи - Підпис. В блоках Звітність, Статистична звітність, Податкові накладні, Первинні документи натискаємо на рядок з ланцюжками сертифікатів, які завантажили й обираємо з випадаючого списку Бухгалтер-Директор-Печатка або інший варіант, який більше пасує вам.

 

 

Далі необхідно замінити ключ на новий в усіх ланцюжках, як ми зробили пунктом раніше.

 

Безпека завантаження ключів у Медок

 

Кваліфікований електронний підпис складається із 2 файлів - crt та zs2.

Наскільки вони безпечні та чи варто остерігатися при завантаженні їх у Медок?

crt - це розповсюджений формат файлу, який також використовується при створенні SSL сертифікатів для сайтів. Такі сертифікати слугують для шифрування даних, які відправляються на сервер користувачем і повертаються назад сайтом. Зроблено все для підвищення безпеки обміну платіжними даними.

crt відноситься до РЕМ сертифікатів - це файли, закодовані за схемою Base64. Тобто, всі дані кодуються за допомогою 64 символів, що знижує ймовірність зламу або розшифрування при переданні.

zs2 файли - це особисті ключі електронно-цифрового підпису.

Це ті файли, які вам ні в якому разі не можна передавати третім особам, зберігати на робочому столі або в папці під “паролем”. Такі файли не можна збергіати на зовнішньому жорсткому диску або в поштовій скриньці. Багато хто ці правила порушував, через що отримували величезні штрафи за підписані документи та проведені транзакції, які проводити не мали права.

Тому з 2017 року використання таких ключів в Україні дозволено лише за допомогою верифікованої програми, як Медок або через токен - фізичний носій вашого електронного ключа.

 

Налаштування автопродовження ключа в Медок

 

Існує можливість налаштувати автопродовження ключів у Медку.

Тобто, вам не потрібно повертатися до реєстратора через рік або два, коли термін дії вашого ключа закінчиться, а можна натисканням однієї кнопки продовжити його ще на рік.

Має бути дотримано дві умови:

1. До завершення терміну дії сертифікату лишилося не менш як 45 днів.

2. Сертифікат ще дійсний - тобто, неможливо налаштувати автопродовження наступного дня після завершення терміну його дії. Тоді вже доведеться продовжувати через реєстратора.

Для того, аби налаштувати функцію - потрібно пройти 4 простих кроки.

 

Етап 1

 

Якщо раніше ви вже завантажили в Медок свої сертифікати, то за 45 днів до завершення терміну їх придатності у вас автоматично з'явиться кнопка Сформувати заявки.

 

 

Натиснувши на неї, ви потрапите в нове вікно, в якому треба ввести ПІБ особи, яка у вашій компанії відповідальна за встановлення сертифікатів.

 

 

В цьому ж вікні вказуємо Парольний діалог - слово або фразу, за допомогою якої в майбутньому можливо буде заблокувати сертифікат за телефоном.

Після цього можна обирати сертифікат або декілька, які ви плануєте продовжувати в автоматичному режимі. Коли сертифікати обрано - переходимо на наступну вкладку Картка приєднання до договору про надання послуг.

 

 

Тут заповнюємо всі дані і підписуємо картку своїм діючим ключем.

 

 

Важливо! Термін початку дії нового сертифікату буде відповідати даті підписання й сплати нового сертифікату в Медку.

 

Етап 2

 

Наше завдання - згенерувати новий секретний клююч і відправити заявку на формування сертифікату.

Для цього у вікні Генерація секретного ключа прописуємо шлях до місця, де будуть зберігатися ваші сертифікати (швидше за все це буде адреса вашого КЕП) і вводимо пароль.

 

 

Як наслідок - ви отримаєте новий секретний ключ, який буде розташований там, де ви його зберегли.

 

 

Підписуємо операцію своїм діючим ЕЦП або КЕП

 

 

і переходимо до наступного етапу, попередньо відправивши новий сертифікат на сервера АЦСК Україна - це вікно виникне автоматично.

 

 

 

Етап 3

 

На цьому етапі вам потрібно провести оплату за сертифікат. Варіантів буде декілька:

• Провести оплату онлайн.

Сформувати рахунок.

• Оплату вже проведено - якщо ви раніше сплатили новий сертифікат, то очікуємо коли вона відмітиться на сертифікатах.

 

Етап 4

 

Зайдіть у розділ Адміністрування - Сертифікати - Заявки на сертифікат і натисніть на відправленній заявці кнопку Запит сертифіката. Якщо сплата вже надійшла і сертифікат було сформовано - програма видасть вам діалогове вікно з повідомленням про успішне завантаження сертифікату. Трохи пізніше ви зможете побачити його на вкладці Встановлені сертифікати та повноцінно використовувати в роботі.

 

Генерація ключів у Медку - як швидко створити новий ключ

 

Якщо у вас ще немає захищеного ключа або ви протермінували попередній і не можете налаштувати автоматичне продовження, то слід згенерувати новий.

Простіше за все це зробити бзпосередньо у Медок або ви можете звернутися до професіоналів - компанія Укрзвіт займається випуском кваліфікованих електронних підписів.

Для створення ключа в Медок необхідно:

зайти на вкладку Адміністрування - Сертифікати - Заявки на сертифікат. Тут обираємо Файл - Сформувати заявки.

 

 

Далі потрібно заповнити анкету й відправити її на перевірку, натиснувши Наступні дії - Перевірити заявку.

Після перевірки у тому ж меню Наступні дії обираєте Згенерувати секретний ключ. Готово - ключ створено, але його потрібно зберегти.

Для збереження ключа у вікні, яке з'явилося - Зберігати секретний ключ на захищений носій, натискаємо кнопку Далі й обираємо носій.

 

 

Важливо - з 2018 року ви маєте використовувати Токени - спеціальні захищені флешки або карти пам'яті з додатковим шифруванням. Зберігаємо наш Ключ на Токен, ввівши пароль.

 

 

Готово - новий ключ успішно збережено на носієві!