Як накласти КЕП на сканований документ

Кваліфікований електронний підпис дозволяє підприємцям, бухгалтерам та іншим залученим особам підписувати документи у декілька кліків мишкою, замість того, щоб роздруковувати іх, підписувати, сканувати наново та відправляти копію контрагенту чи партнеру. 

КЕП за своєю суттю є аналогом звичайного підпису, тож розберімось яким чином ви можете накладати його на вже підписаний іншою стороною документ. Якщо ви самі створюєте документ за допомогою, наприклад, Медок, то зможете накласти підпис просто виставивши у потрібному полі позначку. 

Як накласти КЕП на сканований документ у Медок

Для підписання вже створенного документу у програмі Медок, вам знадобиться модуль Реєстр документів довільних форматів. Він дозволяє підписувати документи будь-яких робочих форматів (*.doc(x), *.xls(x), *.pdf, *.jpeg, *.rtf). Це дуже зручно, тому що ваш контрагент може надіслати нормально відсканований документ у форматі *.pdf, а може просто зробити фото на смартфон.

Якщо документ надійшов вам поштою, що привʼязана до Медок, то вам достатньо буде зайти у папку Вхідні, щоб знайти ваш документ. Якщо ж документ було надіслано, скажімо, у месенджер, то у вас є декілька варіантів:

1. На панелі інструментів модулю обрати іконку Створити документ;
2. Обрати послідовність Файл – Створити документ;
3. Натиснути у потрібній папці правою клавішею миші та обрати пункт Створити документ.

Далі ми вказуємо шлях до документа на вашому комп’ютері і додаємо його в Медок.

Так само і з підписанням документів – ви можете зробити це одним із трьох способів:

1. Виділити файли, що підписуються та обрати кнопку Підписати документ;
2. Виділити файли та викликати контекстне меню мишкою, обравши пункт Підписати;
3. Або ж виділивши файли перейти в меню Файл – Підписати. 

По завершенню ви отримаєте архів, який можна буде викачати, або ж просто відправити поштою прямо із меню роботи з вхідними документами.

Як накласти КЕП на сканований документ онлайн

Якщо ви, за якоїсь причини, не користуєтесь системами електронного документообігу, то ми йдемо до вас. 

Якщо серйозно – то ви маєте змогу зробити підпис за допомогою державних онлайн інструментів. 

Перший варіант – сайт ЦЗО (Центрального засвідчувального органу). Тут процедура виглядає наступним чином:

1. Заходимо на сайт у розділ Довірчі послуги – Підписати документ;

2. Обираємо шлях до вашого КЕП;

3. Друкуємо свій пароль та обираємо спосіб яким підписуємо документ;

4. Натискаємо Підписати та отримуємо готовий варіант.

Щодо способів підписання – їх існує три. 

• Підписання документу шляхом накладання підпису на сам документ. Таким чином, у вас на виході опиниться єдиний файл у форматі *.p7s. 
• Другий варіант – ви отримаєте архів в якому буде вихідний файл у форматі, який ви завантажували та вже підписаний документ
• І третій варіант – архів у форматі *.zip з великою кількістю метаданих. В цілому, такий спосіб потрібен для дуже архаїчних та специфічних програм, якими користуються деякі держустанови, тож для ведення діяльності ФОП ми би його не рекомендували. 

Другий варіант – підпис за домогою сервісу Дія. Тут ви можете як підписати документи за домогою КЕП, та і за допомогою більш простого Дія.Підпис. Алгоритм схожий на підписання на сайті ЦЗО, тож розписувати детально його не будемо. 

Важливий момент. В інтернеті ви можете знайти десятки сайтів, що дозволяють підписати документи онлайн. Ми наполегливо не рекомендуємо користуватись будь–чим, окрім програм ЕДО, якими ви користуєтесь, або сайтами, що мають закінчення адреси – gov.ua.

Якщо ви будете підписувати документи на першому ліпшому сайті, то маєте всі шанси втратити свій ключ або ж передати підпис шахраям, які з радістю підпишуть за вас десятки важливих для себе документів. Будьте обачні та обережні.