Як оформити заяву-розрахунок за е-лікарняним в Медок

З першого вересня 2021 року в Україні працює система, за якою будь-який співробітник може замість паперових лікарняних може отримати лікарняний в електронному вигляді (е-лікарняний). Медичний висновок про тимчасову непрацездатність – саме так звучить повна назва лікарняного листа. Документ засвідчує висновок лікаря за результатами експертизи.

Програма Медок стала першою українською програмою документообороту, яка додала систему роботи з електронними лікарняними у свій функціонал. 

В яких випадках формується заява-розрахунок для електронних лікарняних

Згідно Закону 1105, перші пʼять днів вимушеної непрацездатності у звʼязку з хворобою оплачує роботодавець. З шостого дня тимчасової непрацездатності, у випадку, якщо особа працює офіційно – Фонд соціального страхування України. Але немає механізмів, а-ля через заявку в Дії, коли працівник може отримати кошти напряму. Для того, щоб компенсувати заробітну плату за цей період – роботодавець повинен подати заявку на розрахунок до ФСС. Після чого кошти перераховуються роботодавцю і лише потім – працівнику. 

У Медок ідентифікатор форми – С1100101 та подавати її слід, заповнюючи поля так само, як ви подаєте інші типи заявок до державних органів. Через те, що форма подачі заявки все одно йде через сервери Фонду Соціального страхування та для отримання виплат вам доведеться користуватись кабінетом Пенсійного Фонду – надалі ми будемо розповідати про схему роботи саме з ним.

Коли в електронному кабінеті страхувальника є доступні е-лікарняні – роботодавець має змогу його сплатити. Якщо ви бачите статус Готовий до сплати – це саме той випадок. Але тут дуже важливо враховувати наступні строки:

• Статус Готовий до сплати набувається е-лікарняним через 7 днів з моменту закриття лікарняного;
• Пʼять робочих днів є у бухгалтера для формування та подачі заяви на розрахунок;
• 10 робочих днів – це максимальний строк, впродовж якого ФСС повинен опрацювати заяву. 

Теоретично, роботодавець може не подавати заявку, але працівник в такому випадку має право звернутись до суду. Термін подачі заяви-розрахунку до ФСС складає 7 днів з моменту закриття лікарняного.

Типи непрацездатності при подачі заявок-розрахунків до ФСС

Існує 10 основних кодів, якими визначається тип лікарняного. В залежності від коду можуть бути передбачені додаткові виплати від ФСС працівнику або роботодавцю. Але, що важливіше – якщо при подачі заявки ви некоректно вказали код, за яким працівник подав лікарняний – то вам може бути відмовлено у виплаті. Тож, розбираємось уважно.

1. Код 1 описує тимчасову непрацездатність працівника, яка сталась внаслідок хвороби або ж травми. Головна умова – ані хвороба ані травма не повинні бути повʼязані безпосередньо з робочим процесом. Тобто, якщо це травма на виробництві, повʼязана з безпосереднім виконанням обовʼязіків – цей код використовувати не можна. 
2. Ситуація вагітності та повʼязані з нею лікарняні та самі пологи.
3. Код описує ситуацію, коли працівник має доглядати хвору дитину, тому не може бути присутнім на робочомі місці. Лікарняний при цьому виписується на працівника. 
4. Необхідність у працівника доглядати хворого члена сімʼї.
5. Цей код також повʼязаний з дітьми, але має нюанси. Його використовують, щоб описати стан коли працівник має доглядати за дитиною-інвалідом до 18 років або ж дитиною до 3 років за умов, коли мати, або особа, яка доглядає дитину не може виконувати свої обовʼязки. 
6. Лікарняний з цим кодом виписується коли працівник підпадає під карантин, запроваджений державою. Яскравий приклад – примусовий двотижневий карантин після повернення з ряду країн до України у 2020 році. 
7. Цей код використовується, коли працівник має лягти у стаціонар в звʼязку з протезуванням до ортопедичного підприємства. 
8. Якщо працівник знаходиться у відділенні санаторного-курортного закладу, використовуємо цей код. Мається на увазі не відпустка, а шпиталізація за направленням від лікаря, звісно.
9. Код 9 використовують, щоб відмітити випадок, коли працівника переводять на легшу, нижчеоплачувану роботу у випадку інвалідності або ж тимчасової втрати працездатності. Наприклад, через виробничу травму. 
10. Останній пункт додано нещодавно – він характеризує лікарняний в умовах самоізоляції під час дії карантину саме COVID-19. З однієї сторони – все ще актуальний пункт, з іншої – він у цьому списку точно не назавжди. 

Як правильно заповнити заяву-розрахунок за електронним лікарняним

Нижче ви можете знайти зразок заповнення Заява розрахунок лікарняних

Заява розрахунок ФСС лікарняних заповнюється за тим самим шаблоном, що й паперова заява. У ній ви заповнюєте:

1. ПІБ працівника;
2. Номер страхового свідоцтва працівника;
3. Основне місце його роботи (ваша компанія);
4. Дані листка непрацездатності із вказанням коду причини непрацездатності;
5. Період непрацездатності;
6. Кількість робочих днів, які підлягають оплаті;
7. Сума у гривнях;
8. Страховий стаж працівника.

Зверніть увагу, що дуже важливо коректно заповнити коди непрацездатності, тому що у випадку, коли їх декілька – наприклад, людина захворіла вдома, а потім була шпиталізована – то потрібно коректно вказати періоди кожного з цих окремих випадків. Коректний приклад заповнення заяви-розрахунку лікарняних до ФСС ви можете знайти вище. 

Як правильно відправити до ФСС заяву-розрахунок за е-лікарняними

Спочатку розглянемо як правильно подати заява-розрахунок в електронному вигляді у програмі Медок. Для цього вам необхідно перейти в головному меню в розділ Звітність — Реєстр звітів.

В Реєстрі звітів за допомогою кнопки на панелі інструментів (або через верхнє меню Файл – Створити звіт) створюємо потрібний звіт.

У вікні, що відкрилося, переходимо в розділ ФСС України і знаходимо Заяву-розрахунок (форму С11000101).

Заповнюємо всі поля даних та відправляємо її до ФСС. 

Також важливо зазначити, що раніше був і альтернативний шлях – подача заявки у паперовому вигляді. Але наразі така можливість заблокована.