Знищення документів на підприємстві

Раніше ми писали про види первинних документів в бухгалтерському обліку. В статті зазначалось, зокрема, що документи повинні зберігатись від 1095 до 2555 днів, в залежності від типу документа та наявності перевірок протягом цього строку. Після зберігання документи можуть зберігатись в архіві (за потреби або бажання юридичної особи), або ж можуть бути знищені. Як правильно знищувати документи – розглянемо у цій статті. 

Порядок знищення первинних документів на підприємстві

Порядок знищення документів регулюється пп.1.1. п.6 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 під номером 1004. Далі є ключова різниця між юридичною особою (ТОВ, КООП) і ФОП. 

ФОП має право знищити документи без створення спеціальної комісії, просто склавши акт про знищення документів із переліком документів. 

Для юридичних осіб складніший та потребує участі експертної комісії, яка оцінює цінність знищуваної документації. 

Для проведення експертної оцінки, керівник збирає комісію із:

• керівників або відповідальних осіб зі служби діловодства та архівного підрозділу, якщо в компанії такі є (а вони повинні бути);
• працівників підрозділів документи яких знищуються;
• працівників експертно-перевірочних комісій державного архіву;
• за голову комісії обирають або керівника підприємства або головного бухгалтера.

Мета такої комісії – виділити документи, що складають культурну, політичну, наукову або документальну цінність задля внесення їх в Національний архівний фонд. Якщо таких документів за перевірки виявлено не було – то просто робиться опис того, що підлягає знищенню. 

Після опису всіх документів – складається Акт про вилучення. 

Після укладання Акту про вилучення документів, їх передають спеціальним організаціям, що займаються виготовленням вторинної сировини (тобто, ніяких шредерів) для подальшої їх переробки. Для документів, чия вага не перевищує 20 кг можна застосувати процедуру спалювання.