Знищення електронних документів

Електронний документообіг (ЕДО) — це сукупність процесів створення, використання та знищення електронних документів. На відміну від обміну з контролюючими органами, де цей процес жорстко регламентований, електронний документообіг між контрагентами здійснюється на договірних засадах, в якому кожен учасник має рівні права.

В процесі здійснення господарської діяльності дуже часто виникає потреба внесті зміни у вже відправлені та/або затверджені електронні документи.

Будь-який вихідний електронний документ, який щойно був відправлений контрагенту, можна заблокувати. Блокувати документ може тільки його відправник. Для заблокованого документа виконання будь-яких подальших операцій вже є неможливим. 

Зверніть увагу, відмінити операцію блокування неможливо!

Після того, як помилковий документ заблоковано, відправник має змогу створити та відправити контрагенту коректні первинні документи.

Якщо ж є потреба у внесенні змін у вже узгоджені контрагентом первинні документи, для таких випадків розроблено процедуру анулювання електронних документів.

Для відповідного документу створюється Угода про анулювання, яка погоджується та підписується всіма учасниками багатостороннього обміну, кожним зі свого боку. Після погодження Угоди про анулювання всіма учасниками ЕДО, первинний документ набуває статусу Анульовано. Формується квитанція про анулювання документа, яка відправляється всім контрагентам.

При відхиленні Угоди про анулювання хоча б одним учасником документообігу електронний документ знову отримує статус Затверджено, у свою чергу Угода отримує статус Відхилено

На що слід звернути увагу:

• При видаленні первинного документа також видаляється Угода про анулювання, що була створена для цього документа;
• При видаленні Угоди про анулювання, що перебуває у статусі Доставлено, Отримано, Відправлено, Затверджено, також видаляється первинний документ, для якого вона була створена;
• Повторно створити Угоду про анулювання можливо лише після відхилення попередньої Угоди хоча б одним учасником документообігу.